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従業員の安否をすぐ確認できる安否確認システムの導入を検討する企業が増えてきています。色々なシステムが販売されており、それぞれ長所があるためどれにするか迷ってしまいます。
そもそも、どうして安否確認システムの導入をするのでしょうか。導入事例も合わせて紹介します。
おすすめの類似安否確認システム
災害時に素早く安否確認が可能： バーズ安否確認＋
(4.5)
| 月額料金 | 1,250円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最低利用人数 | 1人〜 |
実際にバーズ安否確認＋を導入した企業からは、「短時間で90%以上の回答率が達成できた」、「携帯からも利用できるので、従業員からの不満も解消された」、「手軽に導入できた」といった声が挙げられており、価格だけでなく、導入のしやすさや利便性にも優れていることがわかります。
低価格から導入できる
バーズ安否確認＋は、月額1,250円から利用でき、安否確認サービスの中でも低価格から導入することが可能です。 1名から導入でき、1,250円で50名まで利用できるため、スタートアップ段階の企業でも導入することができます。 初期費用は不要なため、コストを抑えて安否確認システムを導入したいという方には、特におすすめのサービスとなっています。 1,000名以上での利用も可能なため、大企業で利用することも可能です。
普段から連絡網として活用できる
災害時のみならず、バーズ安否確認＋は、普段から一般のメールと同様に連絡手段として活用することができます。 テンプレート機能やアンケート機能があるため、会議の出欠確認や社内イベントへの参加確認など、幅広く利用することが可能です。 また、Webメールとしてだけでなく、ショートメールの送信も可能なため、確実な連絡が可能となっています。
ホワイトボードで情報共有を効率化
バーズ安否確認＋には、ホワイトボード機能が標準で搭載されています。 緊急時はもちろん、平常時からメッセージを書き込んで情報共有を行うことが可能となります。 書き込みは、タイムラインとして履歴で表示することもでき、タイトルをつけて複数のページを登録することが可能です。 実際のホワイトボードのように自由に書き込みをすることができるため、会議の際に利用したり、掲示板として活用することもできます。
企業が安否確認システムを導入する理由
緊急時に情報共有をするため
安否確認システムの1番の機能として、迅速な緊急時の情報共有があります。災害などが発生したときに安否確認をすぐ行うことができるので、次の行動にすぐ移れます。
もし安否確認システムを導入していなかった場合、安否確認などの情報共有の方法は電話やメールを利用することになります。1人1人に連絡を取るため、かなりの時間と手間が必要になるのです。
安否確認システムがあれば、一斉に情報共有をすることができるため時間も手間もかかりません。
緊急時の情報収集が容易になる
災害では災害状況などの情報収集が大切です。テレビやSNS、ネットニュースなど色々な方法で情報を得ることができますが、最新の情報を確認できる機能が搭載された安否確認システムなら常に最新の情報収集が可能になります。得た情報を元に、従業員に注意喚起をすることもできます。
また、従業員の早期復帰を促すための機能として、家族の安否確認ができる機能を持つものもあります。家族や自宅の安否確認ができることで安心して仕事に戻ることが可能なのです。
通常時での情報収集と共有
安否確認システムの中には、緊急時だけではなく常日頃から活用できるものもあります。安否確認システムを社内の情報共有ツールとして利用することで、安否確認システムを使い慣れることもできます。
安否確認システムで平時に利用できる機能には、一斉メール配信機能やWeb掲示板機能などがあります。
安否確認システムがある場合とない場合の違い
安否確認システムが「ある」場合
安否確認システムがある場合、通信が混雑し始める前に自動送信機能でシステムが自動で安否確認を行えます。従業員はメールで配信されたものに回答するだけです。PC・スマホ・ガラケーに対応しているものがほとんどなので、どんな端末でもメールの受信が可能です。
回答結果はシステムが自動で集計をし、集計結果を部署別や回答別にソートしたり、未回答者へ自動再送信機能があるものもあります。
安否確認システムが「ない」場合
安否確認システムがない場合は、担当者が電話やメールなどを使い、手動で安否確認を行います。連絡網で安否確認をする場合、1人1人の報告のスピードが全体に影響してしまいます。
担当者は集めた情報を1つ1つ集計し、確認ができなかった従業員には何らかの方法で連絡ができるよう試みます。
安否確認システムの導入事例
ある小売業の企業の場合
ある小売業の企業が安否確認システムの導入を決めました。今までは電話やFAXで店舗への連絡をしていましたが、システムを導入するとその手間がなくなると考えたからです。
導入したばかりのときはやはり操作に慣れないため何度か訓練をしました。初回は74％の返信率でしたが、回数を重ねていくうちに95％までアップしました。家族掲示板の機能は社内でも評判が高く、やはり家族の安否確認は大切ということがわかりました。GPSもついているので、どこにどれくらいの人数が集まれるのかが把握できるので、災害時の店舗開店の目安にもなります。
ある製造業の企業の場合
続いては製造業の企業です。導入して最初の訓練を行いました。その訓練の2週間後に実際に震度5強以上の地震が発生しシステムが稼働しました。返信率が配信後2時間以内に90％以上となり、従業員全員の意識が高まっているのを感じられました。
操作もシンプルなものを選んだのでどの従業員も使いやすいようです。今後災害が発生したとしても、安心できる環境なのではないでしょうか。
安否確認システムがない場合の連絡手段を想像し、問題点を解消できるシステムを選ぼう
安否確認システムが導入されている・されていない環境は災害時に大きな違いがあります。連絡手段などもそうですが、心の安心感が1番違うのです。
自社のニーズに合わせたシステムを導入し、より安心できる環境を整えましょう。
