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日本は災害大国です。
災害が発生した場合、企業は職員の安否確認を行う必要があります。
しかし緊急時の混乱の中、職員とどの様に連絡を取れば良いのか疑問に感じている方も多いでしょう。
本記事では、緊急時の安全確認の重要性や、安否確認システムについて紹介します。
おすすめの類似安否確認システム
災害時に素早く安否確認が可能： バーズ安否確認＋
(4.5)
| 月額料金 | 1,250円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最低利用人数 | 1人〜 |
実際にバーズ安否確認＋を導入した企業からは、「短時間で90%以上の回答率が達成できた」、「携帯からも利用できるので、従業員からの不満も解消された」、「手軽に導入できた」といった声が挙げられており、価格だけでなく、導入のしやすさや利便性にも優れていることがわかります。
低価格から導入できる
バーズ安否確認＋は、月額1,250円から利用でき、安否確認サービスの中でも低価格から導入することが可能です。 1名から導入でき、1,250円で50名まで利用できるため、スタートアップ段階の企業でも導入することができます。 初期費用は不要なため、コストを抑えて安否確認システムを導入したいという方には、特におすすめのサービスとなっています。 1,000名以上での利用も可能なため、大企業で利用することも可能です。
普段から連絡網として活用できる
災害時のみならず、バーズ安否確認＋は、普段から一般のメールと同様に連絡手段として活用することができます。 テンプレート機能やアンケート機能があるため、会議の出欠確認や社内イベントへの参加確認など、幅広く利用することが可能です。 また、Webメールとしてだけでなく、ショートメールの送信も可能なため、確実な連絡が可能となっています。
ホワイトボードで情報共有を効率化
バーズ安否確認＋には、ホワイトボード機能が標準で搭載されています。 緊急時はもちろん、平常時からメッセージを書き込んで情報共有を行うことが可能となります。 書き込みは、タイムラインとして履歴で表示することもでき、タイトルをつけて複数のページを登録することが可能です。 実際のホワイトボードのように自由に書き込みをすることができるため、会議の際に利用したり、掲示板として活用することもできます。
企業が行うべき災害時の安否確認とは
職員の安否確認が必要だと理解していても、実際に行うとなれば具体的な方法が分からないものです。
企業が災害時に取るべき行動やその理由を説明します。
社員とその家族の無事を確認
まずは電話やメールなど、使用可能なライフラインで社員にコンタクトを取ってください。
災害時は皆が無事を確認する連絡を取り合うため、電話回線などが混み合います。
そのためすみやかに社員の状態を把握できるよう、あらかじめ確認項目をリスト化しておきましょう。
また社員自身だけでなく、社員の家人の安否確認も必要です。
職員の家族が被災した場合、家人の保護などで社員が出勤不可能になる事が考えられるからです。
出社できる社員を把握し適確に配置する
出社可能な社員を把握できたら、通勤方法と出社に要する時間を確認します。
社員の中には出社しなければ自身の評価が下がると考え、道中が危険にも関わらず出社を強行する者がいる可能性があります。
万が一出社途中で負傷や命を落とす事になれば、会社側が出社を強要したと責任を問われる事態になりかねません。
会社側でも社員の通勤ルートの状態を調べ、危険だと認識した場合は出社の停止を通知しましょう。
出社可能な社員が決定したら、適した職務に限られた人員を選り分けます。
災害時の安否確認の重要性や役割
災害時の際の安否確認は、職員の無事を確認するだけが目的ではありません。
企業が自社を存続させる為に、どの社員が出社できるかの把握が必要です。
会社が業務を停止すると、その期間が長期に及ぶ程損失が発生します。
損害額を抑えるためには、出社可能な職員を迅速に確保し、就業開始までの時間を早める事が重要です。
また会社は法令により、社員に安全を提供する役割を課せられています。
これにより会社が社員の安否確認を行うのは必須事項であり、義務なのです。
違反すれば処罰対象になってしまうので、企業にとって災害時の職員の安否確認は重要案件となります。
災害時に役立つ安否確認システムとは
上記において電話で社員の無事を確認するよう提案しましたが、電話回線がパンクしてしまい電話連絡が不可能になる場合があります。
電話が無理なら、残る連絡手段はメールやラインです。
しかし緊急時にメールを確認している余裕が社員にない、または他の安否確認の通知に埋もれてしまい、会社からの連絡に気付かない場合があります。
会社側も、非常時にどの社員から返信があったかを把握するのは困難でしょう。
このように混迷している状況で活躍するのが、災害時の安否確認システムです。
有事の際の安全確認に特化したシステムで、予め登録しておいたリストの社員に、災害時に安否確認のメールを送信できます。
社員の返信状態を把握し、返信がない場合は再度メールを送り、社員に認知させる機能などを有しています。
災害時の安否確認システム活用法
安否確認システムは、事前に職員のメールアドレスを登録しておくだけで、災害時に真価を発揮します。
安否確認
システムを介し、社員全員に一括で安否確認メールを送りましょう。
災害発生時の安否確認を設定しておけば、システムが自動的にメールを社員に送ってくれます。
システムによっては、送信条件を詳細に設定できます。
避難が必要なレベルの気象警報が出た場合などに安否確認をする設定にしておけば、その区画在住の社員にシステムが自動で連絡を取ってくれます。
円滑な情報共有
安否確認システムの機能は、メールの送受信だけではありません。
システムにより安否確認報告の集計結果が図で表示され、一目で把握できる様になります。
閲覧設定を変更できるシステムで集計状況を社内での共有可にすれば、より一層の迅速な会社の復旧が見込めます。
中には社員同士で連絡を取り合える機能もあるので、同僚との触れ合いで職員の精神状態を安定させる効果も期待できるでしょう。
平常時の情報収集と共有
災害は突然訪れるものです。
そのため平時から災害に備え、安否確認システムについての情報収集が必要です。
近年アプリ開発が発展し、安否確認システムアプリも増加しています。
非常時に支障を来たさないよう、定期的に安否確認の新システムなどのリサーチをおすすめします。
加えて緊急時に安否確認システムの使用に苦慮しないよう、平常時からシステムを活用しておきましょう。
システムを応用して社内イベントへの出席確認や資料配付などを行い、日頃からシステムに慣れ親しんでおく事を推奨します。
災害時に会社が機能停止に陥らないよう、安否確認システムを利用しよう
安否確認システムは、災害時の混乱の中、会社に代わり職員の状況を確認してくれる画期的な機能です。
一度会社の機能が停止してしまうと、事業の再開には労力を要します。
会社の現状維持、または迅速な会社の立て直しに、安否確認システムを利用しましょう。
