災害の多い日本では、毎年大きな災害が発生しています。災害が発生した時に企業が迅速に従業員の安否を確認し、適切な対応をすることはとても重要なことです。また、社内体制を一早く整えることができれば事業を再開することができます。
本記事では安否確認システムの導入効果や効果的な使い方について紹介します。導入を検討している方は最後まで読んでいただき、参考にしてください。
おすすめの類似安否確認システム
災害時に素早く安否確認が可能： バーズ安否確認＋
(4.5)
| 月額料金 | 1,250円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最低利用人数 | 1人〜 |
実際にバーズ安否確認＋を導入した企業からは、「短時間で90%以上の回答率が達成できた」、「携帯からも利用できるので、従業員からの不満も解消された」、「手軽に導入できた」といった声が挙げられており、価格だけでなく、導入のしやすさや利便性にも優れていることがわかります。
低価格から導入できる
バーズ安否確認＋は、月額1,250円から利用でき、安否確認サービスの中でも低価格から導入することが可能です。 1名から導入でき、1,250円で50名まで利用できるため、スタートアップ段階の企業でも導入することができます。 初期費用は不要なため、コストを抑えて安否確認システムを導入したいという方には、特におすすめのサービスとなっています。 1,000名以上での利用も可能なため、大企業で利用することも可能です。
普段から連絡網として活用できる
災害時のみならず、バーズ安否確認＋は、普段から一般のメールと同様に連絡手段として活用することができます。 テンプレート機能やアンケート機能があるため、会議の出欠確認や社内イベントへの参加確認など、幅広く利用することが可能です。 また、Webメールとしてだけでなく、ショートメールの送信も可能なため、確実な連絡が可能となっています。
ホワイトボードで情報共有を効率化
バーズ安否確認＋には、ホワイトボード機能が標準で搭載されています。 緊急時はもちろん、平常時からメッセージを書き込んで情報共有を行うことが可能となります。 書き込みは、タイムラインとして履歴で表示することもでき、タイトルをつけて複数のページを登録することが可能です。 実際のホワイトボードのように自由に書き込みをすることができるため、会議の際に利用したり、掲示板として活用することもできます。
安否確認システムの導入効果とは
安否確認システムの導入効果は災害時以外に効果を発揮します。具体的にどのような効果があるのかそれぞれ詳しく紹介します。
迅速な安否確認をすることができる
安否確認システムは災害が発生した際に、従業員に対して一斉に安否確認メールを配信することができます。従業員はそのメールに対して安否状況を回答することで迅速に状況を把握することが可能です。
また、連絡手段としてはメールだけではなく、電話やSNSなど様々な手段を登録することが可能です。
連絡手段を確保することができる
災害が発生すると、電話回線やネット回線が遮断され、身近な人と連絡をとる手段が無くなります。そのような状況下を想定して安否確認システムは構築されているため、企業は従業員へスムーズに連絡をすることが可能です。
管理者の負担を軽減することができる
安否確認システムでは災害時に送信するメールを事前に登録することができ、災害情報に合わせて自動で送信されます。そのため、管理者は1人1人へ連絡する必要がなくトラブルの対応に集中することができます。
BCPの策定に活かせる
BCPは災害時に企業が一早く事業を再開するための対策を事前に決めておく計画のことです。安否確認システムでは安否情報を自動で収集して分析する機能があるため、実際の事例を元にBCPを策定することができます。
安否確認システムの効果的な使い方
安否確認システムの導入効果について前述しましたが、実際にどのような使い方をすることで効果あるのでしょうか。これから効果的な使い方について紹介します。
従業員への自動メール送信
安否確認システムは、大地震が発生すると事前に登録しているメールが従業員全員に対して自動で送信されます。メールには簡単な選択肢が記載されており、迅速に安否状況を集計することができます。
安否状況の一括管理
従業員が回答した安否状況は自動的にデータとして集計されるため、分析を行い適切な指示を出すことが出来ます。また、一括管理しているデータから未回答の従業員のみを抽出して再度連絡を送付することも可能です。
災害情報の確認
発生した災害情報を瞬時に確認できる機能が安否確認システムには備わっています。地震だけではなく、洪水や積雪、台風などあらゆる災害に対応しており、確認した災害情報をもとに従業員へ注意喚起を促すことができます。
従業員家族の安否確認
安否システムでは、社内の関係者だけでなく、その家族も互いに安否確認できるサービスがあります。家族の安否が定かではない状態で職場に復帰することは困難なため、従業員家族の安否をシステムを使って確認し、安心して復帰してもらえるようサポートします。
安否確認システムの効果を最大限活かす選び方
安否確認システムの効果を最大限活かすためには導入目的を明確にして選ぶことが大切です。そして、目的に合わせて安否確認システムを比較しましょう。
例えば、従業員によって普段使用している連絡手段が異なる場合は、多様な連絡手段に対応している安否確認システムを選ぶのが良いでしょう。また、年配の従業員が多い企業では、固定電話やFAXも連絡手段の1つとして考えなければなりません。
その他にも、外国籍従業員がいる場合は、他言語に対応しているサービスや単身で働いている従業員のために家族の安否確認ができる機能なども検討しましょう。
安否確認システムの導入効果を理解して検討しよう
災害発生時には、従業員の安否状況を一早く確認し、適切な対応をとることが企業には求められます。また、災害発生後に導入効果が発揮されるよう、慎重にサービスを選定する必要があります。
今回は安否確認システムの導入効果や効果的な使い方について紹介しました。導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
