台風や津波などさまざまな災害が発生した時など社員の安否確認のために安否確認システムを導入する企業が増加しています。
安否確認システムが、なぜ重要なのかわからないという方もいるでしょう。
本記事では、安否確認システムの必要性や未導入におけるリスク・デメリットについて解説します。
また、安否確認システムが持つ役割についても触れていきます。
おすすめの類似安否確認システム
災害時に素早く安否確認が可能： バーズ安否確認＋
(4.5)
| 月額料金 | 1,250円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最低利用人数 | 1人〜 |
実際にバーズ安否確認＋を導入した企業からは、「短時間で90%以上の回答率が達成できた」、「携帯からも利用できるので、従業員からの不満も解消された」、「手軽に導入できた」といった声が挙げられており、価格だけでなく、導入のしやすさや利便性にも優れていることがわかります。
低価格から導入できる
バーズ安否確認＋は、月額1,250円から利用でき、安否確認サービスの中でも低価格から導入することが可能です。 1名から導入でき、1,250円で50名まで利用できるため、スタートアップ段階の企業でも導入することができます。 初期費用は不要なため、コストを抑えて安否確認システムを導入したいという方には、特におすすめのサービスとなっています。 1,000名以上での利用も可能なため、大企業で利用することも可能です。
普段から連絡網として活用できる
災害時のみならず、バーズ安否確認＋は、普段から一般のメールと同様に連絡手段として活用することができます。 テンプレート機能やアンケート機能があるため、会議の出欠確認や社内イベントへの参加確認など、幅広く利用することが可能です。 また、Webメールとしてだけでなく、ショートメールの送信も可能なため、確実な連絡が可能となっています。
ホワイトボードで情報共有を効率化
バーズ安否確認＋には、ホワイトボード機能が標準で搭載されています。 緊急時はもちろん、平常時からメッセージを書き込んで情報共有を行うことが可能となります。 書き込みは、タイムラインとして履歴で表示することもでき、タイトルをつけて複数のページを登録することが可能です。 実際のホワイトボードのように自由に書き込みをすることができるため、会議の際に利用したり、掲示板として活用することもできます。
企業における災害時の安否確認の必要性
企業は、BCP対策として大きな効果を得るために社員の安否確認を行う必要があります。
BCPとは、Business Continuiy Planの略で事業継続計画とも言います。
BCPは、災害が生じた場合に可能な限り迅速に事業を復興させ、再スタートさせるための計画です。
そして、事業の復活に必要不可欠なのが社員です。
BCPでは、まず社員の安否を確認した後、次にとるべき行動を指示する一連の流れが初めの動きとなります。
そのため、災害時に社員の連絡が取れればその分事業復興への対策も早まり、復興後の業績回復にも良い影響をもたらします。
安否確認システムの役割
安否確認システムには、一体どのような役割があるのか気になっている方も多いと思います。
安否確認システムの役割は、以下のとおりです。
・災害時の安否確認
・災害時のスムーズな情報共有
・平常時の情報収集と共有
それぞれ詳しくみていきましょう。
災害時の安否確認
地震や津波などの大規模災害が起きた場合、電話やインターネットなどが使えないケースなど珍しくありません。
その際にすべての社員の生存確認を一人ずつ実施するのは、現実的ではありません。
そこで、安否確認システムを活用することで電話やメールなどさまざまな手法を用いてすべての社員の安否を一斉に確認することが可能です。
安否確認の時間を短縮することで次に企業が何を行うべきか迅速な判断に繋げられるでしょう。
災害時のスムーズな情報共有
安否確認システムは、ただ企業から社員へ問題がないかどうかのメールを送信するだけのものではありません。
確認をとる以外にも閲覧や書き込みをして情報を共有することのできる掲示板機能やメッセージ機能も備わっています。
災害状況は、火事が発生したり津波がきたりと一変することも考えられます。
そのため、随時社員は現在の状況を把握しておく必要があるでしょう。
その際に、掲示板機能などは重宝し、安否確認システムは企業にも社員にとっても頼りのある存在と言えます。
平常時の情報収集と共有
安否確認システムは、災害時のみを想定して作成されたツールではありません。
そのため、平常時の情報収集や共有として使用している企業も多いです。
たとえば、アンケート機能を活用してどのような勉強会を実施したいかなどの回答を得たり、感染対策として朝の体温を回答させることができます。
普段から安否確認システムの操作に慣れておけば、災害や感染症が蔓延した場合にも柔軟な対応が可能です。
安否確認システムはなぜ必要？未導入時のリスク
安否確認システムは、災害時などに社員やその家族の安否を一括管理することが可能です。
しかし、災害時にはネット回線が不安定であったりすることから通常のSNSや電話等では安否確認するのに膨大な工数がかかります。
安否確認システムでは、あらゆる手段を用いて安否確認が行えるほか、一斉に確認できるため企業の復興速度も増します。
そのため、安否確認システムは万が一の場合に備えて導入しておくことがおすすめです。
安否確認システムの必要性を理解し、導入を検討しよう
安否確認システムは、大規模災害が発生した場合などに社員やその家族の安否確認をとるために役立ちます。
また、災害時のみではなく普段の感染症対策や体調管理など柔軟な使い方が可能です。
仮に安否確認システムが導入されていない場合、安否確認に莫大な時間を要し、事業復興の速度も落ちてしまいます。
そのため、安否確認システムの必要性を理解し、万が一の場合に備えておくと良いでしょう。
