古来より災害が身近に存在する我が国において、震災などに対する体勢を整える助力となるのが安否確認システムです。
企業が災害後、早急に事業を再起するに当たって必要なのは、従業員の安否確認を即座に行うことです。
本記事では至急の安全確認の重要性や、安否確認システムの導入がなぜ必要なのか、システムの選定方法についてなどを解説します。
おすすめの類似安否確認システム
災害時に素早く安否確認が可能： バーズ安否確認＋
(4.5)
| 月額料金 | 1,250円〜 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最低利用人数 | 1人〜 |
実際にバーズ安否確認＋を導入した企業からは、「短時間で90%以上の回答率が達成できた」、「携帯からも利用できるので、従業員からの不満も解消された」、「手軽に導入できた」といった声が挙げられており、価格だけでなく、導入のしやすさや利便性にも優れていることがわかります。
低価格から導入できる
バーズ安否確認＋は、月額1,250円から利用でき、安否確認サービスの中でも低価格から導入することが可能です。 1名から導入でき、1,250円で50名まで利用できるため、スタートアップ段階の企業でも導入することができます。 初期費用は不要なため、コストを抑えて安否確認システムを導入したいという方には、特におすすめのサービスとなっています。 1,000名以上での利用も可能なため、大企業で利用することも可能です。
普段から連絡網として活用できる
災害時のみならず、バーズ安否確認＋は、普段から一般のメールと同様に連絡手段として活用することができます。 テンプレート機能やアンケート機能があるため、会議の出欠確認や社内イベントへの参加確認など、幅広く利用することが可能です。 また、Webメールとしてだけでなく、ショートメールの送信も可能なため、確実な連絡が可能となっています。
ホワイトボードで情報共有を効率化
バーズ安否確認＋には、ホワイトボード機能が標準で搭載されています。 緊急時はもちろん、平常時からメッセージを書き込んで情報共有を行うことが可能となります。 書き込みは、タイムラインとして履歴で表示することもでき、タイトルをつけて複数のページを登録することが可能です。 実際のホワイトボードのように自由に書き込みをすることができるため、会議の際に利用したり、掲示板として活用することもできます。
安否確認システムの導入目的
なぜ災害時に早い段階での従業員の安全確認が不可欠なのかというと、会社の一刻も早い事業の復帰に直結するからです。
安否確認システムの導入目的は、システムを用いて従業員の無事を直ちに確認することです。
緊急時の情報共有・収集
安否確認システムの主要な機能は、安否確認のメールや通知の発信です。
社員からの返答もタイムラグなく収集してくれます。
機能性の高いシステムでは、収集結果を分析して回答済みや未回答をエリア別などで図表化することが可能です。
システムを導入すれば、人間の様に連絡漏れを起こす事なく従業員全ての安否確認を行えます。
社員の現況情報はシステムが自動的に収集するので、安否確認の担当者が被災しても社員の調査には問題はないので安心です。
システムによってはメールを全社員に配信するだけでなく、返答を収集し部署ごとに回答率をピックアップする機能を有しています。
また収集結果を社内で共有したり、従業員同士で連絡し合えるシステムもあります。
他社員との接点を持つ事により、不安の解消などを目的としたメンタルケアにも活用できます。
非常時に社員の結束が強まる事で業務の効率化が期待できるので、会社の早々な再起にも繋がるでしょう。
平常時の情報共有・収集
SNSの利用者が多い昨今、Facebookなどと連携して安否確認が行えるシステムも増加しています。
メールでの安全確認が取れなかった時のため、従業員に安全確認の必要性を説き、SNSの連絡先を尋ねておきましょう。
平時の間に、緊急時の安否確認担当を定めておくことも重要です。
システムが収集した回答を精査し、それを元に出社可能な社員を適切な業務に采配する担当者の存在は不可欠です。
この担当者は非常時でも出勤可能な者でないと有事の際に機能しないので、自社から自宅が近い人物が望ましいです。
日中は社内に居る可能性が高いため、内勤の社員が適任でしょう。
企業における安否確認システム導入の重要性
従業員の安否事情を知り出社できる人員の情報を得ることで、会社の事業再開の目処を立てることができます。
また自社の従業員の安全を守ることは、法律で義務付けられています。
災害時に会社がスタッフの安否確認を怠ることは違法となり、ペナルティの対象です。
そのため安全確認の初動を早める目的で、安否確認システムを導入する会社が増加しています。
従業員の安全確認はシステムが行うため、会社は自社の再稼働に専念でき、短期間での事業開始が可能になります。
また近年では、BCPに感染症対策の項目の追加が増えています。
社員への安全配慮の中にはパンデミックの予防も含まれるため、疾病の流行防止を講じることは企業の必須事項です。
目的に合った安否確認システムの選び方
安否確認システムには、災害時以外でも使用できる多機能型もあります。
安全確認のメール以外も送信できるシステムなら、社内の連絡事項などの通知で平時でも常用できるので便利です。
また、従業員のヘルスケアなどでも活躍します。
メールの収集機能を応用すれば、部署別に社員の健康状態をグラフ化できます。
社員の健康管理も目的に含んでいる場合は、機能性の高いシステムの導入を検討しましょう。
安否確認システムの導入目的に適したサービスを選ぼう
安否確認システムは多数あり、各サービスで機能も費用もさまざまです。
システムを有効活用するためには、導入目的の明確化とシステムの比較対照が必要です。
導入目的を鮮明にするためにも導入後のシミュレーションを重ね、各々のシステムを照らし合わせて検討してください。
目的の具体化に難航する場合は、無料トライアルが可能なシステムで仮導入を行い、試験的に運用してみましょう。
導入に向けての試行錯誤が、自社に合致するシステムの発掘に繋がります。
