販売管理システムの導入目的として、ワークフローの効率化があります。でも、ただ効率化したいと考えているだけではそれは叶いません。販売管理システムを理解し、どのように活かせるのかを知る必要があるのです。
販売管理システムで効率化できるワークフローについて紹介します。
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MA-EYESncとは、株式会社ビーブレイクシステムズが提供しているクラウド型の業務管理システムです。 「プロジェクトの収支が把握できない」「複数のシステムに情報入力をしなければいけない手間が発生している」「集計作業が手間で確認作業に時間を要している」といった課題を感じている方におすすめです。
プロジェクトの収支をリアルタイムで確認
MA-EYESncでは、プロジェクトに紐づく経費や、社員・外注の方の実績を登録することで、プロジェクト終了前でも予実を確認することができます。 いつでもリアルタイムにプロジェクトの進捗が確認できるようになるため、未然にプロジェクトの赤字化を防ぐことができるようになります。
全ての情報を一元管理
複数のシステムに同じ情報を入力しなければならず、作業に時間を要しているといった課題も、MA-EYESncであれば解消できます。 MA-EYESncに入力した情報は引き継がれるため、二重入力が発生しません。 また、「受注と購買」といった異なる業務でも、1つのシステムで管理してシームレスな情報遷移を実現します。
分析帳票をワンクリックで出力
MA-EYESncで業務を管理することで、売上や粗利に関する帳票など、あらゆる情報をExcelデータとして出力することが可能となります。 それぞれにピボットが組まれているため、ユーザーが知りたい情報を多角的に確認することができます。
類似サービス： CO-NECT
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CO-NECTとは、CO-NECT株式会社(旧株式会社ハイドアウトクラブ)が運営している受発注システムです。 直感的なインターフェースが採用されているため、初めて受発注システムを利用する方でも、マニュアルいらずに扱うことができ、カスタマーサポートも優れているため、安心して導入することができます。
受注業務のデジタル化で業務時間の削減が可能
従来のFAXや電話での受注業務では、文字が読み取れないことから確認のために電話をしたり、聞き間違いよる発注ミスなどが起きてしまうケースも少なくはありませんでした。
取引先への負担なく導入できる
CO-NECTは、取引先(発注側)は無料で利用することができます。 新しいシステムを導入する際は、取引先にも同様のシステムを使ってもらうことが多く、料金や操作面などで負担がかかってしまう場合もあります。
充実したレポート機能で受注状況の分析が可能
CO-NECTには、販売管理や分析に関する機能が豊富に搭載されているため、受注状況を効率的に把握することが可能です。 CO-NECT以外の受注情報も一元管理できるため、受注状況の把握がしやすく、出荷指示もCO-NECT上から行うことができます。
販売管理システムでできること
販売管理は、販売・仕入・在庫管理などがありますが、実際には各企業ごとにいくつもの業務があり複雑になっています。人の手で行うとミスが起こりやすく、手間がかかってしまうことが多いのです。
そんな業務を効率化するためのシステムが販売管理システムです。販売管理の業務フローを自動化し、業務の効率化を叶えます。各部署で行うそれぞれの業務の情報も一元化できるので、ミスを防ぎ連絡時間などのタイムロスを減らすこともできます。
販売管理システムを導入するメリット
メリットの1つには、業務スピード・精度の向上があります。販売管理だけではなく在庫管理などの情報も共有ができるので関係する部署との連携がさらに密になるのはもちろんですが、連絡などのタイムロスが減らせます。その結果、業務スピードのアップに繋がるのです。営業が販売管理システムを見ているという場合、商品の在庫をすぐに把握できるため、問い合わせの対応がその場ですぐに行えます。
続いて、的確な経営判断とコストカットが期待できる点です。自社で扱う商品の販売状況や在庫管理だけではなく、今までの情報が蓄積されているため、経営判断を行うための参考資料となります。経営向けに、蓄積したデータを分析し、経営をサポートする機能を持った販売管理システムもあります。企業内の状況を把握することにも活用ができます。
販売管理システムで効率化できるワークフロー
販売管理システムで効率化が可能なワークフローを見ていきましょう。
受注管理
受注管理とは、商品の見積もりを提示し、それに同意するようなら契約、それから商品を販売するための受注という流れを管理することです。受注業務で行うことは、注文内容が記載されている明細や受注伝票の発行です。営業部の社員が行うことがほとんどですが、大きな企業だと受注専門の部署があり、そこで業務を行うことがあります。
出荷管理
商品を受注先に受け渡すのが出荷業務です。出荷業務を管理するのが出荷管理で、「出荷業務」「納品業務」の2種類があります。出荷業務の場合、在庫管理の担当者と出荷情報を共有し、納期に合わせて出荷します。納品業務は、出荷した商品を納品した事実確認を行う業務です。納品伝票や受領証を発行して、確認印を押してもらうまでが納品業務です。
請求管理
請求管理は、請求書の発行だけではなく、代金の回収・金額の確認も行います。販売管理業務の中でも支払われた期日が重要となる業務です。指定された期日までに、正確な金額がきちんと振り込まれているかどうかを確認し、振込がなかった場合は営業などの担当者と情報を共有して入金を促すこともあります。
在庫管理
実際の販売の流れを管理するだけではなく、自社がどのくらいの在庫を抱えているかどうかを把握することも大切な業務です。担当者は普段から在庫管理を行い、実際に営業担当や客先から在庫数の確認があった場合は、数を確認して回答しなくてはなりません。確認から回答までのスピードを短くすることができれば効率がアップするため、普段から問い合わせに対応できるようにしておく必要があります。
仕入管理
実際に販売する数を管理するのが販売管理業務ですが、自社が支払うものの管理も行わなくてはなりません。在庫管理をしていると、商品が不足していることがあります。この場合は、新しく商品を製造したり、発注する必要が出てきます。この管理が仕入管理です。仕入管理は、販売と同じように見積り・契約・発注を行います。仕入の管理が適切に行われることで、在庫の数が明確化されるのです。
効率化できるワークフローを知り、自社の業務効率化に役立てよう
せっかく販売管理システムを導入するのなら、自社に合うものを導入したいものです。有効活用のためには、どのワークフローを効率化することができるのか、自社ではどの業務が効率化可能なのかを知っておきましょう。
