そもそもWeb請求書システムとは?
Web請求書システムとは、請求書や納品書などの帳票をWeb上で作成・送付、管理ができるシステムです。
クラウド型のシステムが多いため、低価格かつすぐに導入することができます。
エクセルでの管理を行なっている場合でも、月の請求書発行数が多いと煩雑化してしまうケースも多いですが、Web請求書システムであれば簡単に一元管理ができるため煩雑化・属人化も解消することが可能です。
Web請求書システムを選ぶ際のポイント
自社の課題を解決できる機能を搭載しているか
多くのWeb請求書システムは請求書の作成から送付を効率化する機能が搭載されていますが、それ以外にも入金消込や郵送代行、督促などが可能なサービスもあります。
システムを導入する前にしっかりと自社の課題を明確にした上で、課題解消にはどんな機能が必要か、運用を開始してから機能の追加ができるシステムなのかを確認しておくと良いでしょう。
多機能なシステムは月の運用コストが高額になる傾向があるため、必要最低限の機能でシンプルに利用できるシステムを選ぶことが重要です。
外部サービスとの連携は可能かを確認
請求書を効率的に作成・管理するためには会計システムや販売管理システム、CRMなどの外部サービスとの連携が可能であることが望ましいです。
CSVファイルでデータを抽出しシステムへインポートする方法以外では、APIで直接連携する方法がスタンダードですがどちらもメリット・デメリットがあるため月の請求書の発行数に応じて連携しやすい方法を選ぶと良いでしょう。
セキュリティ対策を確認
多くのWeb請求書システムはクラウドで提供されているため、ベンダー側がサーバやシステムを管理しています。
そのため、ベンダー側のセキュリティ対策は必ず確認しましょう。
システムを介した通信の暗号化などのセキュリティ対策がされているか、導入実績は豊富か、過去にセキュリティトラブルがないかを確認しておくと良いです。
サポート体制を確認
請求書の関連業務は月末など特定の期間に作業が忙しくなる傾向にあります。
作業が集中している時にシステムトラブルなどがあっては作業が止まってしまうので、万が一のトラブル時の対応がどうなっているのかをしっかりと確認するようにしましょう。
また、土日にも稼働している企業の場合はサポートが365日対応のサービスを選ぶ必要があります。
ベンダーによっては取引先への電子請求書に関する説明を行なってくれるサービスもあるため、こちらも確認しておくと良いでしょう。
