エクセルで請求書を管理する方法とは?
請求書を効率的に管理できるSaaSツールなどが多く登場していますが、コスト面などで折り合いがつかず導入が難しいという方も少なくはないでしょう。
そのような場合、オフィスツールのエクセルを活用した請求書管理がおすすめです。
エクセルで請求書を管理する場合は主に以下の点に気をつけましょう。
表に請求先一覧をまとめる
まずはエクセルの新規シートに請求先の一覧をまとめるようにしましょう。この際、項目を絞ってまとめると使いやすくなります。
取引先の会社名や所在地、部署・担当者などの情報を分けて記載しておくことでわかりやすくなり、さらに住所を郵便番号・市区町村などでわけておくと、より使いやすくなるでしょう。
基本項目をまとめたら、取引別に商品名や数量などの発注内容を区分してまとめるとわかりやすくなります。
テンプレートを作る
基本項目をまとめたら請求書のテンプレートを作成します。
取引先の多くに共通する項目や内容が記載されているテンプレートを作成しておけば、請求書の管理を効率化することができます。
テンプレートが作成できたら、請求先の一覧表をもとに必須項目を入力して請求書を作成しましょう。
フォルダに保存する
請求書を作成したら、管理するために作成したデータにファイル名を設定します。
請求関連の業務を行う人が管理しやすいように番号を設定すると管理がしやすいでしょう。
自社によってファイルの管理方法は変わるため、運用方法に合わせてファイル名は設定すると良いですが、取引先名などで設定しておくと管理が容易になります。
作成したファイルは別のファイルと一緒に保存してしまうと検索するのが大変なので分けて保存するようにしましょう。
管理をしつつ修正する
実際に請求書を作成し、保存したら運用を開始します。
請求書のデータがどのような状態にあるのか、エクセルを見るだけでわかるようにステータス設定しておくと便利です。
管理する情報が多く、煩雑化しそうな場合はエクセル関数を用いることでスッキリとわかりやすくなります。
エクセルで請求書を管理する際の課題
前述した通り、エクセルでも請求書データを管理することは可能です。
しかし、エクセルでの請求書管理には課題があります。
取引先が増えて扱う請求書が増えるほどに入力作業も増え、管理も複雑になっていくことが課題として挙げられています。
取引先情報を一覧表に追加してテンプレートを元に請求書を作成、データとしてファイル名を設定して保存という業務が取引先の増加に比例して増えていくため担当者にかかる負担は甚大です。
さらに、作成したファイルが増えるごとに検索が難しくなる恐れもあります。
また、請求書データは基本的に手入力する項目が多く、作業が多くなるほどに入力ミスや二重請求といったトラブルにつながるため、ミスを防止するために管理フローが複雑になってしまうという課題がエクセル管理にはつきがちなのです。
