Web請求書システムの主な機能
Web請求書システムには請求書などの帳票発行業務を効率化する機能が様々に搭載されています。多くのシステムに搭載されている主な機能は以下の通りです。
請求書の自動作成
多くのWeb請求書システムではテンプレートが用意されており、取引先名や品目などを入力していくだけで簡単に請求書を自動作成することができます。
カスマイズ性が高いサービスでは詳細な項目を自動で入力できるように補助機能が備わっていることがあり、使えば使うほど自社の請求業務にマッチした請求書管理システムと成長させることができます。
既に利用している会計ソフトや基幹システムと連携してCSV形式でデータを読み込んで請求書を一括で作成することができるサービスも多く、月の請求書取扱件数が1,000件以上という場合でも手軽に業務効率化を実現することが可能です。
請求書の送付機能
作成した請求書のデータをPDF形式に変換してメールに添付したり、パスワードを設定して取引先にダウンロードしてもらうことができます。
紙の請求書と違いデータが破損してしまったり万が一消去してしまった場合でも、すぐに再ダウンロードができるため安心です。
取引先によっては紙で請求書を受け取りたいという場合もあるでしょう。
そのような場合には郵送代行オプションが利用できるサービスを選べば、封入作業なども効率化して対応することが可能となります。
検索機能
電子化して保存した請求書を検索することができます。
ファイル名で検索することはもちろん、サービスによっては請求書ごとにカテゴリーやタグを設定してそちらで条件を絞って検索することも可能というものもあるため、請求書を探すのに時間がかかっていたという課題が解消されます。
外部システムとの連携
Web請求書システムは基幹システムや会計システムとの連携によってスムーズに請求書を作成することが可能となります。
多くのシステムではCSV形式でデータをインポートすることで請求書を作成することができますが、API連携によって会計システムのデータからすぐに請求書を作成することが可能なシステムもあります。
自動入金消込
導入企業側の銀行口座とWeb請求書システムを連携することで請求書の消込を自動化することができます。
サービスによっては入金名が一致しなかった場合でも手動で消込を行えばシステムが学習してくれるものもあるため、作業時間を短縮できるようになります。
万が一消込時に入金が確認できない場合でも、督促ができるサービスもあるため安心です。
