電子帳簿保存法の改正について
2022年1月の電子帳簿保存法の改正によって請求書をデータで保存するための要件が変更となりました。(2年間の猶予あり)
改正内容としては以下の4点が挙げられます。
- 税務署長の事前承認制度の廃止
- スキャナでの読み取りに関する自署が不要に
- スキャナ読み取り後のタイムスタンプ付与期間が最長2ヶ月以内に変更
- タイムスタンプが発行者か受領者どちらか一方だけ必要に
タイムスタンプは電子化した帳票の内容が改善されていないことを担保するために必要となるものです。
タイムスタンプの付与には専用のシステムを導入する必要がありましたが、改正電子帳簿保存法に対応しているWeb請求書システムであれば内容を改ざんする余地がないと推定され、タイムスタンプを付与することなく電子化した帳票を保管することができます。
ただ、導入するサービスによって改正電子超保存法にどの程度対応しているのかが異なるため、導入時にはしっかりと比較した上で改正電子帳簿保存法に対応した要件で電子保存ができるサービスを選ぶようにしましょう。
Web請求書システムの選び方
Web請求書システムは製品によって機能やサポート体制に違いがあるためしっかりとした比較検討が重要です。サービス選定の際んポイントを以下にまとめました。
必要な機能をまとめておく
Web請求書システムは請求書の作成や送付を効率化できるだけでなく、製品によっては入金消込や管理をより効率化する機能が搭載されているものもあります。
しかし、多機能になるほどコストも高くなる傾向にあるため自社の課題を事前に明確にした上で課題解決のためにはどんな機能が必要なのかを検討し、シンプルに利用できるシステムを選ぶようにしましょう。
例えば、請求書の発行に上司からの承認が必要となる社内ルールの場合は、申請から承認までが可能なワークフロー機能を搭載しているシステムを選ぶと業務効率化につながります。
郵送代行ができるかを確認
取引先の中には電子化に抵抗のある企業や特殊な請求書を取り扱っているため紙の請求書でしか対応ができないという場合もあります。
そういった場合に郵送代行が可能なサービスを選んでおくと非常に便利です。
郵送代行とは、請求書の印刷から封入、発送までをベンダー側が代行してくれるサービスで、自社で行っていた請求関連業務の多くを代行してもらえるため紙での請求書の取引に対応しながらも業務効率化が実現できます。
料金も1通100円程度から利用できるサービスが多いので、郵送代行オプションがあるかは事前に確認しておくようにしましょう。
