契約したサービスや販売した商品の対価を得るためには、取引先に対して請求書を送ることが一般的です。
しかし、経理の経験が乏しい場合など、いつ請求書を発行すれば良いのか、どのように送れば良いかわからないという方も多いのではないでしょうか。
本記事では、請求書の発行方法や送り方について解説しますので参考にしてください。
請求書の役割や必要性
請求書は、サービスや商品を購入・発注してくれた際に、受注者側から発注者側に対して発行します。
しかし、請求書の発行自体は法律で義務付けられているものではないため、極論を言えば発行しなくても問題はありません。
ですが、請求書は、取引内容や金額、振込先などの情報を記載して取引先に知らせることができるため、不明確な部分をなくし、取引に関するトラブルを防ぐことができるため、一般的には発行するケースがほとんどです。
また、相手が支払いに応じない場合に、請求書を回収権の証明として使用することも可能なため、請求書は発行した方が良いでしょう。
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請求書の発行日はいつ？
請求書を発行する際に、発行した日付を記載すればいいのか、それとも取引が成立した日を記載すれば良いのか迷ったことがあるという方は多いのではないでしょうか。
請求書の発行日は、一般的には発行した日を記載する場合と、取引先の締日に合わせることが多いです。
発行日を記載していないと、取引先に架空取引の可能性を疑われてしまうこともあるため、日付は忘れずに記載しましょう。
また、日付を記載していないと、取引先だけではなく、税務調査で指摘される場合もあります。企業としての信頼にも関わるため、日付の記載漏れには注意が必要です。
請求書の発行タイミング
請求書の発行日を決める際は、対価の支払い方式を基準に考えるとわかりやすいので、詳しく解説します。
都度方式の場合
都度方式は、商品を納品する度に請求する方式です。
例えば、スーパーで買い物をした際に、レジでお金を払うのは都度方式といえます。
都度方式は、取引が発生して商品を納品、サービスの提供が終了したタイミングで請求書を発行するため、請求書の日付は取引が終了した日を記載する形式となります。
掛売方式の場合
掛売方式は、締日を設定して、支払いは後日行う方式です。
前述した都度方式の場合、一度切りの取引などであれば問題ありませんが、企業間取引においては、継続した売買が行われることが多い為、掛売方式の方が効率的となります。
掛売方式の場合、取引終了後に請求を立てることとなるため、債権が発生した日を取引先の締日と設定することが一般的です。
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請求書を発行した後の送り方
請求書を発行した後の送り方について、手法ごとに解説します。
郵送
請求書を郵送する際は、「請求書フォーマット」「封筒」「送付状」「切手」を用意しましょう。
また、封筒には請求書が在中していることを表すスタンプや手書きの注意書きも記入しておく必要があります。
封筒は長形3号の封筒を用い、請求書は三つ折りにして封入します。窓付封筒を使用すると宛名を表に書く手間が省略でき、効率的です。
ちなみに、請求書は信書扱いとなるため、宅急便で送ることは法律違反となるため注意しましょう。
FAX
取引先によっては、請求書をFAXで送ってほしいという場合もあります。
ただし、FAXは他の用紙に埋もれてしまい、紛失につながるリスクも高いため、特段の理由がなければ別の手法を用いる方が良いでしょう。
主にFAXを利用する場面としては、取引先の締日が迫っているなど緊急の際が多い為、事前に取引先に了承をとった上で送付した上で、FAXを送信した旨を電話で取引先に連絡、後日郵送もすると丁寧です。
PDF形式でメール送付
電子帳簿保存法の改正もあり、昨今増えている請求書の送付方法です。
Excelなどで作成した請求書データをPDFとして保存し、メールに添付して送付します。
請求書をメールで送付する際は、電子帳簿保存法の要件を満たした形式で送付する必要があるため、取引先に事前の了承をとることをおすすめします。
口頭では、「言った、言わない問題」が発生してしまうため、メールや文章でお知らせしておくと良いでしょう。
また、取引先によっては、紙の原本を必要とする場合もあるため、PDFに加えて原本を郵送する際は、その旨も伝えておくと相手先が混乱しにくくなります。
メールで連絡する際は、CCを含めた宛先もチェックしておきましょう。
いずれの送り方においても、請求書の内容に間違いがないか、請求書の送付先に間違いがないかをしっかりと確認しておくことが重要です。
請求書を送る際はしっかりと確認しよう
請求書の発行日や、送り方について解説しました。
請求書は、売上に関わる重要な書類ですので、書き間違いや金額の記載ミスなどがあっては企業としての信頼にも関わる為、しっかりと確認した上で送付しましょう。
また、電子化の流れも進んでいるため、紙の請求書を取り扱っている方は、この機会に電子化を検討されるのもおすすめです。
