Web請求書システム導入のメリット
コストカットができる
紙の請求書を利用した請求業務では、紙代や封筒、郵送にかかる切手代などのコストが発生します。
請求書を電子化することでこれらの費用をカットできるだけでなく、封入や仕訳に要していた人員をカットすることができるため人件費の削減にもつながります。
業務効率化につながる
これまでデータを確認しながら担当者がフォームに手入力して作成していた請求書が、Web請求書システムを導入することで多くの作業を自動化することができます。
基幹システムなどと連携することで、予め金額など多くの項目を自動で入力することができ、取引先企業名などもシステムが学習して選択できるようになるサービスもあるため、業務効率化につながります。
請求書の発送業務もPDFをメールに添付するだけのものやシステムからダウンロードしてもらうだけと手軽なものが多く、サービスによっては郵送代行も行ってくれるため、自社でコア業務に集中することが可能となります。
帳票の管理が効率化される
紙の請求書を管理する場合は、印刷後にファイリングして棚などで保管する必要がありました。
いざ必要な帳票がでてきても、大量の帳票の中から目的のものを探すのは非常に手間と時間がかかるものです。
Web請求書システムを導入することで、データとして帳票を保存できるようになるためファイリング作業や保管スペースが不要となります。
いざ過去の請求書などが必要となった場合でも、ファイル名などで簡単に検索することができるため業務スピードの向上が実現できます。
Web請求書システム導入のデメリット
取引先によっては対応できない場合がある
Web請求書システムは導入企業にとって様々なメリットがあるため、利用したいという企業も多いでしょう。
ですが、請求書を受けとる取引先にとってはこれまでの業務フローを変える必要があったり、場合によっては新しいシステムの導入が必要となるケースもあるため利用には難色を示す可能性があります。
取引先の業務フローをできるだけ変えずに利用でき、郵送代行オプションも備えているサービスを導入することで相手への負担も最小のものとすることができます。
セキュリティ面でのリスク
Web請求書システムはクラウド型で提供されているものが多く、低コストかつすぐに導入できる点が魅力的です。
ですが、インターネットを介して利用するサービスである以上、外部からのサイバー攻撃による情報漏洩などのセキュリティリスクも無視することはできません。
多くのサービスではセキュリティ対策がされているため安定した運用が可能ですが、サービス導入の際は必ずセキュリティ面を確認するようにしましょう。