請求書をメールで送付する際の文例と注意点

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    請求書や納品書などの帳票を電子化するサービスが増えたこともあり、郵送ではなくメールで請求書を送りたいという方も多いのではないでしょうか。

    メールに請求書を添付して送付するのは、双方が同意していれば特段特別な申請などはいりません。

    本記事ではメールで請求書を送付する際の注意点や、実際にメールで送る際の例文などを紹介しますので参考にしてください。

    請求書をメールで送る際の注意事項

    事前に先方の了承を得る

    請求書をメールで送る際の注意点としては、相手先にメール添付でも問題ないか確認をとり了承を得る必要があります。

    口頭でメール送付に関するやりとりを行った場合、何かトラブルがあった際に「言った、言わない」の問題が発生する可能性がありますので、文書やメールなど形に残るものに詳細を記載しておくと良いでしょう。

    契約する段階で請求書のメール送付に関する旨を契約書に記載したり、原本に関する取扱を記載しておくと後々のトラブルもなくやりとりすることが可能となります。

    押印形式の確認

    請求書は、その会社が取り扱う正式な書類である証拠として印鑑を押す必要があります。

    押印形式は一般的に、一度印刷した請求書に押印、スキャナーでPDFとして取り込む方法、電子化した印鑑で押印する方法が用いられることが多いです。

    電子化した印鑑には対応していない取引先もいるかもしれないため、事前に取引先の了承を得ておくとトラブルを未然に防げます。

    メールで請求書を送る際の文例

    ここではメールで請求書を送る際の例文を紹介します。

    PDFで請求書をメールに添付、原本を郵送しない場合

    件名:【ご請求書】◯月分請求書送付のご案内【●●株式会社】

    株式会社○○ □□部 △△△△様

    平素より格別のお引き立てをいただき、御礼申し上げます。
    ●●株式会社■■部の▲▲▲▲と申します。

    ○月分請求書をメールにて送付させて頂きますので、
    ご査収の程、よろしくお願いいたします。

    【添付内容】
    ・ご請求書(No.●●-●●).pdf 1通

    なお、誠に勝手ながら振込手数料はお客様にご負担くださいますようお願いいたします。

    また請求書原本郵送の必要がございましたらお伝えください。
    何卒よろしくお願いいたします。

    PDFで請求書送付、原本も郵送する場合

    件名:◯月分請求書郵送のご案内【●●株式会社】

    株式会社○○ □□部 △△△△様

    いつもお世話になっております。
    ●●株式会社■■部の▲▲▲▲と申します。

    ▲▲▲(案件名や商品名)請求書を添付いたしましたので、
    ご確認よろしくお願いいたします。
    なお、請求書原本もあわせて郵送させていただきました。

    本請求書に明記させて頂いた振込先へ、
    ●年●月●日までにお振込み下さいますよう
    よろしくお願い申し上げます。

    添付ファイルが開封できないなどの不都合な点や
    ご不明な点がございましたら、お手数をおかけいたしますが、
    ご一報いただきたく存じます。

    何卒よろしくお願いいたします。


    ご請求番号:
    ご請求金額:\
    お支払期限:年月日
    添付ファイル:▲▲▲.pdf 1通

    請求書をメールで送る際に便利なツール

    BtoBプラットフォーム 請求書

    BtoBプラットフォーム請求書は請求書の発行から受け取りまでをデータ化して業務効率化を実現します。

    BtoBプラットフォームシリーズとして72万社以上の導入実績があり、電子帳簿保存法にも対応しているサービスです。

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    詳しくはこちらの記事で解説していますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

    画像·データ出典:BtoBプラットフォーム 請求書公式サイト

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    楽楽明細は電子帳簿保存法にも対応しているクラウド帳票発行サービスとして幅広いシェアを達成しているクラウド帳票発行サービスです。

    すでに3,000社以上での導入実績があり、シンプルで使いやすい操作性、そして請求業務を圧倒的に効率化する機能性に優れています。

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    画像·データ出典:楽楽明細公式サイト

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    TOKIUMインボイス(旧:インボイスポスト)は、株式会社TOKIUMが運営している請求書の代行受領·データ化サービスです。

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    画像·データ出典:TOKIUMインボイス公式サイト

    電子帳簿保存法への対応について

    2022年1月の電子帳簿保存法の改正に伴い、請求書をメールで送る、受け取る際には以下の対応が必要となりました。

    検索機能

    以前は詳細な項目を設定して検索できるようにすることが必須でしたが、電子帳簿保存法の改正によってファイル名を「取引年月日」「取引金額」「取引先名」を含んだものに統一するようになりました。

    Excelなどでファイル管理をする場合は、「取引年月日」「取引金額」「取引先名」をまとめた一覧表を作成しておくとスムーズに検索できて便利です。

    訂正・削除の防止に関する事務処理規定

    電子化された請求書の改ざんが行われないように自社の事務処理規定をしっかりと設定しておく必要があります。

    まとめ

    請求書をメールで送付する際の注意点や役立つサービスなどを紹介しました。

    電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入によって、これからますます請求書の電子化は進んでいくでしょう。

    企業としても、従来の郵送でのやりとりではなく、よりスムーズかつ効率的にやりとりができるメールやURL経由でダウンロードする方式への転換が求められます。

    本記事で紹介したおすすめサービスも参考にしてください。

      • qeee枠【請求管理】

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        楽楽明細では、導入から実際の運用までを懇切丁寧にサポートしてくれます。無理に契約するようなことはなく、他社比較をした上で納得して契約することが可能です。 幅広い業界の帳票電子化をサポートしてきた経験があるため、業界特有の課題にも対応することができます。

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        完全ペーパーレス化を実現

        TOKIUMインボイスは、請求書の受け取りからデータ化、保管までを完全ペーパーレスで実現することが可能です。 請求書の形式は問わずに利用できるため、多様な業界で導入することが可能で、ペーパーレス化によるコストカットにもつながります。

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        スマホやスキャナで撮影された領収書は、オペレーター二人体制で入力し、入力内容をシステムでマッチング·検証した正確なデータとして返却します。 その入力精度は、99.9%と非常に高く、OCR(光学文字認識)だけでは実現できなかった正確なデータ化が可能になるため、経理担当者は金額·日付などの入力不備を修正する手間が軽減されます。

        承認作業もオンラインで完結

        TOKIUMインボイスには、ワークフロー機能が搭載されており、これによって紙への捺印、回覧業務からの脱却が可能になります。 部署情報と金額を条件に、自動でワークフローを提案してくれるため、ワークフロー設定にかかる手間もかからず、承認者の追加や削除がマニュアルで簡単に設定でき、誰がいつ申請·承認したかが、一つの画面で簡単に確認可能です。

        電子帳簿保存法の要件に対応: バクラク電子帳簿保存

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        認定タイムスタンプの付与で電子帳簿の保管を可能に

        バクラク電子帳簿保存は、スキャナによる電子データの保存はもちろん、電子取引データの保管にも対応しています。 電子帳簿保存法における電子データ保管のためには、認定タイムスタンプの付与が必須となりますが、バクラク電子帳簿保存では、無料プランでもこれに対応しており、ローコストながら要件を満たした電子データの保管を可能とします。 タイムスタンプの付与方法も非常に簡単で、請求書や納品書の証憑をアップロードして必要項目(取引先名、取引日など)を入力し、保存するだけという手軽さです。

        セキュリティも安心

        電子による帳票の保管において懸念されるのが、データの改ざんなどのセキュリティ問題です。 バクラク電子帳簿保存では、要件に対応したシステムを提供しており、システム上で訂正履歴の確認ができます。 認定タイムスタンプを付与したデータは、サービス上からは削除できない仕様となっているため、データ改ざんの心配もありません。

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        バクラク電子帳簿保存で認定タイムスタンプを付与したデータは、取引先・取引年月日・取引金額の法的要件を満たした項目で検索することができます。 また、これらの項目をAI-OCRによって自動入力することができるため、わざわざ必要項目を手で入力する手間もかかりません。 いつでも必要な時に法的要件に沿った形式で検索して出力することができ、ファイルに付与された認定タイムスタンプの一括検証も可能です。 検索は、範囲検索や複数条件検索、ブランク検索にも対応しています。

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        バクラク請求書には、AIを搭載したOCRが機能が実装されており、これによって最短5秒で請求書のデータ化が可能となっています。 様々なフォーマットの請求書に対応しており、読み取りの精度も高いため、手入力による修正の手間もかかりません。 一度に10枚以上の請求書を同時にアップロードしても、瞬時に各項目を読み取ることができます。 また、バクラク請求書のサービスページからOCR機能を無料で試すことができるので、読み取り精度を確かめてからトライアルを利用するのもおすすめです。

        仕訳データの自動学習で手入力の手間を効率化

        バクラク請求書では、一度登録されたデータを学習して自動で仕訳を生成できる機能が搭載されており、源泉税のレポートや月次の支払いレポートなど、様々な仕訳を作成することが可能です。 様々な会計システムのフォーマットに対応しているため、すでに利用している会計システムから乗り換えることなく、スムーズな業務効率化を実現します。 請求書データを手入力で転記しており、入力ミスが問題だったという方には、バクラク請求書は強い味方と言えるでしょう。

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        請求書管理において、「現場による請求書の上げ忘れ」や「取引先が請求書を送ってこない」などは、課題となりがちです。 バクラク請求書では、請求書の回収状況をレポートで確認することができ、回収漏れを防ぐことができます。 また、回収催促機能が搭載されているため、請求書をURLで回収することが可能です。 請求書の回収状況が可視化できることで、抜け漏れを防いで請求書管理を効率化につなげることができるのは、大きなメリットと言えるでしょう。

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