本記事では、イベント･セミナー管理についてQ&A方式で解説しております。
オンライン（ウェブ）展示会についてよくある疑問
A.ウェブ展示会とは、オンライン上で開催される展示会です。
【目的】
バーチャル空間で商品やサービスを展示します。
参加者はパソコンやタブレットなどの端末で閲覧。
さらに動画・セミナーの配信や資料のダウンロード、サービスの体験、予約なども可能です。
【開催方法】
ツールやプラットフォームなど、専用のサービスを活用しましょう。
さまざまな機能が備わっており、スムーズにウェブ展示会を開催できます。
なお、自社で一から構築する方法もありますが、手間や時間がかかるので注意が必要です。
Q.オンライン（ウェブ）展示会のメリットとは？
A.ウェブ展示会のメリットをまとめました。
【会場設営や会場費が不要】
オンライン上でおこなうウェブ展示会なら、会場が必要ありません。
会場設営や会場費、資料の印刷費が不要なので、コストを抑えて開催できます。
規模に適した会場を用意する必要がなく、人数に制限がないのもメリットです。
【場所にとらわれずアプローチができる】
ウェブ展示会は、インターネット環境さえあればどこからでも参加できます。
場所や時間が関係ないので、日本全国から参加者を集められるでしょう。
より多くの人に参加してもらえるため、自社の商品・サービスのリーチ（届く範囲）を広げられます。
【参加者の管理や分析がしやすい】
ウェブ展示では参加者数や商談数、名刺交換数など、データが管理できます。
さらに登録制にすることで、参加者の情報が簡単に収集できるのがメリットです。
集めた顧客情報は、今後のマーケティング活動に役立てられるでしょう。
Q.オンライン（ウェブ）展示会のデメリットとは？
A.ウェブ展示会のデメリットは以下の通りです。
【リアル会場のような呼び込みができない】
ウェブ展示会では、リアル会場のような呼び込みはできません。
参加者個人に対してアプローチが難しいのがデメリットです。
そのうえ展示内容に興味を持ってもらえなければ、簡単に離脱されてしまいます。
【有形商材の場合は手にとってもらえない】
有形商材の展示物を、手にとってもらえないことがデメリットです。
実際に体験できないため、商材によっては向いていないケースもあります。
動画で使用している様子を伝える、サンプル品を提供できるサイトに誘導するなどの工夫が必要です。
【商品の魅力や熱意を伝えづらい】
ウェブ展示会では商品を直接アピールできません。
商品の魅力や熱意が伝わらず、成果につながらない可能性があります。
Zoomなどで直接説明したり資料を用意したりと、伝える努力をおこないましょう。
Q.オンライン（ウェブ）展示会に対応したツールやプラットフォームは？
A.ウェブ展示会に対応した、ツール・プラットフォームを紹介します。
【そのまま展示会】
ソニーが提供するウェブ展示会です。
高クオリティの3DCGで展示でき、会場を360度見渡せます。
【Cvent】
リアルやオンライン、ハイブリットの展示会が可能なプラットフォーム。
多言語に対応しているので、グローバルな展示会にもおすすめです。
【EventBASE】
大規模から小規模までさまざまなウェブ展示会に対応しています。
登録者数や来場者数、商談件数、ユーザーチャットなどのデータを収集して、分析が可能です。
オンライン展示会の具体的な開催方法や流れについてよくある疑問
Q.オンライン展示会でできることは？
A.オンライン展示会でできることは以下の通りです。
【商品やサービスの紹介】
オンライン展示会では、自社の商品やサービスの紹介ができます。
画像や動画を活用することで、より詳しく知ってもらえるのが魅力です。
カタログや資料などもデータで簡単に配布できます。
【見込み客との商談】
オンライン展示会では、リアルタイムでの商談が可能です。
名刺交換やチャット、ウェブ会議によって、見込み客とコミュニケーションがとれます。
商品・サービスを上手にアピールすれば、成果につながるでしょう。
【アンケートの実施】
オンライン展示会では、参加者からアンケートを集められます。
商品・サービスや展示会について、素直な意見をチェックできるでしょう。
課題やニーズ、購入フェーズを把握でき、今後のマーケティング施策に活かせます。
Q.オンライン展示会のメリットとデメリットとは？
A.オンライン展示会のメリットとデメリットをまとめました。
【メリット】
・参加人数の制限がない
・コストを抑えられる
・場所や時間の制限がない
・顧客データを収集できる
・非接触で商談ができる
【デメリット】
・形がある商材は実際に試せない
・一からシステム構築すると手間とコストがかかる
・プッシュ型の営業が難しい
Q.オンライン展示会のやり方や流れは？
A.オンライン展示会のやり方と流れを紹介しましょう。
【目的とターゲットを明確に定める】
まずはオンライン展示会で最終的に達成したい目的を、明確にします。
数値化した具体的な目的を設定しましょう。
そのうえで誰に参加してほしいのか、ターゲットを決めてください。
性別や年齢、興味関心など、詳細なペルソナ（人物像）を設定するのがポイントです。
【自社または外注でコンテンツを作成する】
オンライン展示会で展示するコンテンツを作成してください。
自社で作成するなら、写真や動画、資料などを用意します。
3Dの作成する場合はコストと手間がかかるので、早めに取り組みましょう。
また、自社でのコンテンツ作成が難しいなら、外注するのも選択肢の一つです。
コストを抑えたい場合は、一部の展示物だけ委託することを検討してください。
【集客と参加者の管理】
自社サイトやSNSの公式アカウント、広告などで、オンライン展示会の開催を告知します。
自社の顧客リストを使用して、ダイレクトメールで集客するのもおすすめです。
必要に応じてオンライン展示会の申し込みフォームを用意します。
申込みフォームに入力された参加者の情報は、適切に管理しましょう。
【運営スタッフ確保と当日の開催】
運営スタッフを用意して、当日のオペレーションを確認します。
トラブルが発生しないように、当日のやり方と流れをチェックしておきましょう。
あとは準備や最終確認を当日までにおこない、オンライン展示会を開催してください。
【アフターフォロー】
オンライン展示会の参加者にお礼のメールを送るなど、アフターフォローをおこないます。
参加者の行動を分析して、フェーズでランク付けするのがおすすめです。
商品案内を送ったり、電話で直接コンタクトをとったりと、顧客にあわせたアフターフォローをおこないましょう。
ウェビナー開催の方法や成功に導くためのポイントについてよくある疑問
Q.ウェビナーとは？
A.まずはウェビナーについて説明していきます。
【言葉の意味】
ウェビナーは「ウェブ」と「セミナー」を組み合わせた言葉で、オンライン上で行われるセミナーやプレゼンテーションのことを指します。ビデオ会議ツールを活用して映像を配信することで、集客や顧客との信頼関係構築を図ることができます。
【メリットやデメリット】
ウェビナーを開催するメリットとデメリットは以下の通りです。
メリット
・参加する上で場所や時間の制限がない
・セミナーを開催にかかる費用を削減できる
・多くの人と同時に交流することができる
デメリット
・ツールの不具合によるトラブルが発生する
・途中で離脱してしまう可能性が高い
・個別でコミュニケーションをとるのが難しい
Q.ウェビナーの開催方法とは？
A.ここからはウェビナーの開催方法について紹介します。
【開催目的を決める】
ウェビナーは集客や商品・サービスの認知など様々な成果が期待できます。しかし、開催目的が定まっていないとウェビナーの効果を最大限に発揮することができないため、必ず目的を定めるところから始めましょう。
【配信に使用するツールと環境を整える】
ウェビナーを開催するためには、映像を配信するためのツールや環境を整える必要があります。ウェビナーの内容や規模によって異なるため、当日にトラブルが起こらないよう事前に準備をして動作確認をしておきましょう。
【集客】
ウェビナーを集客する際には年齢、性別、職業などの情報をもとにターゲットを定め、案内を送付します。案内にはウェビナーでどのような内容を扱うのか、講師はどんな人か、参加方法などを記載しましょう。
【開催】
ウェビナー当日は本番でトラブルが起こらないように、接続状況や配布資料の確認をしてください。また、時間より早くアクセスする参加者もいると考えられるため、30分前にセットアップを完了しておくと良いでしょう。
Q.ウェビナー開催を成功に導く秘訣とは？
A.ウェブセミナー開催を成功させるためにはいくつかの秘訣があります。ここからは、ウェビナーを成功に導く秘訣を紹介していきます。
【目的やターゲットに合わせた企画をする】
ウェビナーを成功させるためには目的やターゲットに合わせた企画にすることが重要です。もし、企画の方向性が正しくない場合、ウェビナーを行った効果が発揮されず目的を達成することができないでしょう。
また、参加した方がウェビナーの内容に満足していない場合、顧客を失ってしまうことにも繋がるので注意しましょう。
【参加方法はとにかくわかりやすく】
ウェビナーの開催にはウェビナーツールを使用することが一般的ですが、ITツールに慣れていない参加者もいるため、できる限り参加方法は簡単にしましょう。
準備するものや当日の参加方法については資料にまとめて事前に案内をする時に送付しておくと良いです。
【開催後のアフターフォローを忘れない】
ウェビナーは開催して終わるのではなく、その後のアフターフォローが重要です。ウェビナーに参加した方々は少なくともウェビナーで説明した内容に関心があるため、見込み客として対応する必要があります。
必要に応じて追加の情報をメールで送付したり、回収したアンケートを元に営業を行うのも良いでしょう。
Q.おすすめのウェビナーツールは？
A.ウェビナーを開催するためには映像を配信したり、アンケートを回収するためのツールが必要です。今回はおすすめのウェビナーツールを2つ紹介します。
【映像配信ツール「Zoom」】
まずは、オンラインで映像を配信するためのツールとして「Zoom」をおすすめします。ビデオ会議などで使用されることが多いですが、ウェビナーを開催するために必要な機能が多く備わっています。
無料プランでも100名が同時接続することができ、有料プランでは最大500名までが同時にウェビナーに参加できます。
【オンラインアンケートツール「Slido」】
ウェビナーはセミナーを開催した後のアフターフォローが非常に重要になります。
SlidoはオンラインでQ&Aとアンケートを実現し、参加者の疑問に答えたり、セミナーの満足度などを把握することができます。収集した情報はExcelにエクスポートすることができるため、データを分析して営業活動や今後のウェビナーに活かすことが可能です。
イベント管理の方法についてよくある疑問
Q.イベント管理の必要性とは？
A.なぜイベント管理が必要なのか理由を解説します。
【イベントの目的をはっきりさせる】
イベント開催する目的を明確にするために、イベント管理が必要です。
達成したい目的が曖昧なままだと、方向性ややるべきことが定まりません。
まずは目的をはっきりさせて、達成までのフロー（工程）を組み立てましょう。
【滞りなくイベントを遂行する】
イベントを遂行するためには、当日までの準備を整えておく必要があります。
スケジュールを立てて、タスクを進めていくことが重要です。
すべての準備を終わらせて万全な状態でイベント開催を迎えるために、イベント管理を行ってください。
【イベントの効果測定や分析に役立てる】
イベントが終わったあとは、効果測定や分析を行いましょう。
アンケート結果や参加者の傾向、目標の達成できたかなどを振り返って評価します。
イベント管理の内容を分析することで、次に開催するイベントに活かすことが可能です。
Q.イベント管理の流れは？
A.イベント管理の基本的な流れをまとめました。
【イベントの管理方法を決める】
イベント管理を行うには管理表の作成がおすすめです。
日程や規模、形式など概要を決めたあと、開催日から逆算してスケジュールを組み立てましょう。
応募受付やアンケート、受付管理などの方法も決めます。
エクセルや専用システムを上手に取り入れてください。
【イベント管理するメンバーを決める】
イベント管理を担当するメンバーを決定します。
それからタスクをリストアップして整理。
担当メンバーは、誰がいつまでにどのタスクを終わらせるのか管理しましょう。
【イベント当日のオペレーションを確認する】
イベント当日の進行やフローなど、オペレーションを確認します。
メンバーの目線で、イベント中のスケジュールを組み立てて共有しましょう。
作業内容や担当者などを記載して、トラブルが発生した際の対処法もあわせて決めておくことが大事です。
Q.イベント管理の具体的な方法とは？
A.イベント管理の方法を2つ紹介します。
【エクセルを使って管理する】
エクセルでガントチャートなどの表を作成して、イベント開催までのスケジュールを管理する方法です。
PCにエクセルが入っていれば、コストをかけずにイベント管理ができます。
テンプレートを使えば簡単に作成できますが、関数などの知識が必要です。
【専用のシステムを使う】
専用システムを使った方法なら、簡単にイベント管理ができます。
イベントの準備や開催に役立つ機能が備わっており、専門的な知識は必要なく使用できるのが魅力です。
一方で導入に費用がかかる方法なので、コストをかけたくない企業の方には向いていません。
Q.イベント管理におすすめのシステムとは？
A.イベント管理に役立つおすすめのシステムを厳選しました。
【Eventory】
セミナーやカンファレンス、展示会など、さまざまなイベントに対応しているイベント管理システムです。
イベントページの作成や有料・無料チケット発券、事後アンケートなど多くの機能が備わっています。
【イーべ！】
イベント管理をクラウドで一元管理できる、シンプルなイベント管理システム。
QRコード受付や申し込みフォームの作成、参加者情報の管理など、イベント開催に役立つ機能が利用できます。
【eventos】
eventosでは、オンラインでのセミナー（ウェビナー）のイベント管理ができます。
イベントの集客から開催準備、開催、フォローアップなど、フローごとに必要な機能を備えているのが特徴です。
セミナー配信のメリットやおすすめの専用システムについてよくある疑問
Q.セミナー配信の方法とは？
A.セミナー配信の方法を、ライブ配信とオンデマンド配信にわけて紹介します。
【ライブ配信】
ライブ配信は、日時を指定してリアルタイムで配信する方法です。
参加者のリアクションがわかりやすく、チャットやアンケートでコミュニケーションをとりながら配信できます。
リアルタイムで参加者の質問に答えたり、反応で内容を変えたりできるのがメリットです。
【オンデマンド配信】
オンデマンド配信では録画した動画を配信します。
ライブ配信と違い、好きなタイミングで視聴してもらえることが特徴です。
動画を編集・加工してから配信でき、映像の乱れなどトラブルの心配もありません。
Q.セミナー配信のメリットとは？
A.セミナー配信のメリットをまとめました。
【地域に限らず多くの視聴者に配信できる】
セミナー配信は、インターネット環境さえあればどこでも視聴できます。
参加者は会場に足を運ぶ必要がなく、自宅から手軽に参加してもらえることがメリットです。
地域に限らず、より多くの参加者に配信できます。
【会場手配や無駄なコストが発生しない】
セミナー配信なら、会場費や資料の印刷費、講師の交通費がかかりません。
自社でも撮影でき、参加者にはデータの資料を配布できます。
会場の準備が必要ないので、手間や時間など人的コストもカットできるでしょう。
【録画すれば再利用できる】
配信したセミナーは録画して再利用できます。
参加者は、気になった部分を繰り返しチェックできるでしょう。
ライブ配信でも録画することでオンデマンド配信ができ、より多くの方に視聴してもらえます。
Q.セミナー配信のデメリットとは？
A.セミナー配信のデメリットをチェックしておきましょう。
【参加者の様子を把握しづらい】
セミナー配信は、参加者の顔を映さず配信することがほとんどです。
対面でのセミナーと違い、参加者の反応が把握しづらいのがデメリット。
チャットや投票、アンケートなどの機能を活用して、積極的にコミュニケーションをとるなどの対策が必要です。
【途中離脱が発生しやすい】
会場で開催するセミナーと違い、セミナー配信は簡単に離脱できます。
興味がないと判断されると最後まで視聴してもらえません。
参加者の役にたつセミナー内容にする、質問などで飽きさせない内容にするなどの、工夫が求められます。
【セミナー後の懇親会や相談会などを開催しづらい】
オンラインのセミナー配信だと、セミナー後の懇談会や相談会の開催は難しいでしょう。
参加者とのコミュニケーションがとりにくいといった、デメリットがあります。
セミナー後も質問や感想を受け付けるなど、参加者と交流を深めるための対策が必要です。
Q.セミナー配信におすすめのシステムとは？
A.セミナー配信におすすめのシステムと、その特徴をまとめました。
【Cocripo】
セミナー配信に特化した専用ツールです。
準備から配信までの工程を簡単におこなえるので、初めてのセミナー配信に適しています。
【Zoomビデオウェビナー】
Web会議ツールのZoomでは、ライセンスを購入することでセミナー配信ができます。
さまざまな機能が備わっており、大規模なセミナーの開催も可能です。
【ネクプロ】
ライブや録画、オンデマンドでのセミナー配信に対応。
顧客管理や集客、アンケート、分析までをおこなえます。
オンラインイベント企画時の成功ポイントや事例についてよくある疑問
Q.オンラインイベントとは？
A.まずは、オンラインイベントの概要について理解しておきましょう。
【概要】
オンラインイベントとは、Web上で開催されるイベントのことで、スマートフォンやパソコンから参加することが可能です。対面で行われるイベントと比べて場所や日時の制限を受けにくいため、参加者が気軽に参加できる特徴があります。
【メリット】
オンラインイベントを開催するメリットは以下の通りです。
・会場や設備にかかるコストを削減することができる
・イベントへ気軽に参加しやすくなる
・アンケートの集計が容易になる
オンラインイベントはWeb上で開催されるため、会場や設備をレンタルする必要がなくなりコストを削減できる企業側のメリットがあります。また、遠方に住んでいる参加者は日時や場所を気にする必要がないため、気軽に参加することができるでしょう。
【必要な機材や環境】
オンラインイベントを開催するために必要な機材として、パソコン・ウェブカメラ・証明の3つが挙げられます。ウェブカメラはパソコンに搭載されている場合もありますが、より鮮明な映像を映すためにはウェブカメラが必要です。
また、開催者側が複数人いる場合は、プロジェクターが完備されている環境でマイクも用意しておくとよいでしょう。
Q.オンラインイベントの企画方法は？
A.続いてはオンラインイベントの企画方法について紹介します。
【目的とターゲットを決める】
オンラインイベントはサービスの認知、新規顧客の獲得など開催する目的は様々です。企画時点で目的を明確にし、どのようなターゲットに対して開催するのか必ず決めておきましょう。
【イベント内容を決める】
オンラインイベントを開催する目的が明確になれば、次にイベントの内容を決めましょう。ただし、イベントの内容が充実していない場合、途中でオンラインイベントから離脱してしまう可能性があるため、参加者にとって有益なイベントとなるようにしましょう。
【実施方法を決める】
オンラインイベントを開催するためには、ビデオ会議ツールなどの準備が必要です。また、参加人数や規模によっては、会場を借りて配信を行う必要があるため、機材の準備もしましょう。
Q.オンラインイベント企画時のポイントとは？
A.ここからはオンラインイベントを企画する時のポイントについて紹介します。
【ターゲットに合わせたイベント内容にする】
オンラインイベントを成功させるためには、ターゲットに合わせた企画を立て、目的を明確にしましょう。企画する段階で方向性がずれてしまうと望んだ通りの成果を得られません。
【途中で離脱されない工夫を盛り込む】
オンラインイベントは対面で行われるイベントと比べて途中で離脱しやすい環境にあることがデメリットとして考えられます。特にセクションが変わるタイミングで離脱率が高まる傾向にあるため、セクションの間が充実するよう企画しましょう。
【スムーズに参加できる仕組みづくり】
オンラインイベントに参加するためには、ビデオ会議ツールなどをインストールしておく必要があります。事前に案内を送り、インストールの手順などをまとめた資料を配布しておくとよいでしょう。
Q.オンラインイベントの企画例は？
A.オンラインイベントを開催する時は過去の成功事例を参考に企画を行いましょう。ここからはいくつかの企画例を紹介していきます。
【①LIVE配信によるオンラインイベント】
LIVE配信によるオンラインイベントは、リアルタイムでイベントを開催し、参加者との交流を図ることを目的としています。
この形式を採用した事例として、ユニクロが運営しているLIVE STATIONが挙げられます。スタッフがおすすめする商品やコーディネートを配信し、参加者は質問やコメントをしながら商品の購入を検討できます。ネット通販では実現できないスタッフとのコミュケーションを可能にしたことが最大の特徴と言えるでしょう。
【②ウェビナーによるオンラインイベント】
ウェビナーとはWebとセミナーをかけ合わせた言葉で、マーケテイング戦略として様々な企業が導入をしています。参加者が求めている内容を無料の映像として提供することでユーザーを集客することができ、信頼関係の構築にも役立てることが可能です。
オンラインセミナーツールについてよくある疑問
Q.オンラインセミナー配信ツールとは？
A.オンラインセミナー配信ツールの基礎知識を紹介しましょう。
【ツールのタイプ】
・1対N型
1名の主催者もしくは1社が、大勢の参加者に対して配信する形式です。
コミュニケーションが一方向なので、講演会形式のオンラインセミナーに適しています。
・N対N型
Web会議形式で、双方がコミュニケーションを取りながら配信が可能。
大人数での開催には適していませんが、マイクをミュートにすれば1対N型と同じように利用できます。
・テーブル型
オンライン上の会場にテーブルを設置する形式です。
テーブルごとにコミュニケーションがとれ、大人数での開催にも適しています。
【費用相場】
オンラインセミナー配信ツールの相場は、月額5,000〜10,000円を目安にしましょう。
参加人数や機能でプランが分かれているケースもあります。
オンラインセミナー配信ツールによって費用は異なるので、比較したうえで選んでください。
Q.オンラインセミナー配信ツールの主な機能の特徴とは？
A.オンラインセミナー配信ツールの主な機能をまとめました。
【ライブ配信】
リアルタイムでセミナーを配信する機能です。
資料を表示できる、画面の共有機能を備えたオンラインセミナー配信ツールもあります。
【録画・録音】
配信したセミナーを録画・録音できます。
見逃し配信やオンデマンド配信に対応できるでしょう。
【参加者の管理】
参加者の予約状況や出欠の管理が可能です。
任意で情報を収集して、リスト化できる機能を備えたオンラインセミナー配信ツールもあります。
【参加者へのメッセージ】
チャットやコメント、お礼のメール送信など、参加者とメッセージのやり取りができる機能です。
理解度の確認や質問ができ、参加者とスムーズにコミュニケーションがとれます。
【申し込みフォームや告知ページ作成】
セミナーの申し込みフォームや、告知ページを作成する機能です。
プログラミングなど専門知識がなくても、簡単な操作でページを作成できます。
【決済】
有料のオンラインセミナーをおこなう時、参加費の決済が可能。
自動決済サービスのQRコードを画面に表示させる機能がある、オンラインセミナー配信ツールもあります。
Q.オンラインセミナーツールの比較ポイントは？
A.オンラインセミナー配信ツールを選ぶときのポイントを、紹介します。
【開催したいセミナー規模やジャンルに合っているか】
自社で開催したいセミナーに適した、オンラインセミナー配信ツールを選びましょう。
ジャンルによって必要な機能は異なります。
まずは必要な機能と参加者の人数を明確にしたうえで、比較することが重要です。
【参加者にとって使いやすいツールか】
参加者がスムーズに参加できる、オンラインセミナー配信ツールがおすすめです。
会員登録が必要だと抵抗を感じる参加者がいるので注意。
URLのクリックで参加できるオンラインセミナー配信ツールなら、より手軽に参加してもらえるでしょう。
Q.おすすめのオンラインセミナーツールは？
A.おすすめのオンライン配信セミナーツールをまとめました。
【Bizibl（ビジブル）】
録画した動画をスケジュール通りに配信する、自動ウェビナー機能が備わっています。
グループトークやライブチャット、絵文字スタンプなどで、コミュニケーションが取れるのが特徴です。
【V-CUBE セミナー】
安定性と充実のサポートが魅力の、オンラインセミナー配信ツール。
パスワードの設定や視聴ログのチェックなど、セキュリティ対策機能が充実しています。
Q.オンライン（ウェブ）展示会とは？