エクセルやシフト管理システムを使ったシフト管理表の作り方

更新日:
これは シフト管理 の製品です。

シフト管理 の製品をまとめて資料請求

シフト管理システムがない場合、ほとんどの場合でエクセルを利用したシフト作成をしています。

エクセルでシフト管理表を作成した場合とシステムを利用した場合と、どのような手順で作成をするのかチェックしましょう。

おすすめの類似シフト管理ツール

類似サービス: JobSuite PARTTIME

(4.5)

                   
月額費用200円×スタッフ数無料トライアル要問い合わせ
初期費用要問い合わせ最短導入期間要問い合わせ

obSuite PARTTIMEとは、株式会社ステラスが運営しているシフト管理システムです。 オンライン上でシフト作成が可能なため、テレワークでも効率的なシフト管理が実現でき、導入企業に合わせた柔軟な設定が可能なため、幅広い業界から導入されている実績があります。

シフトの作成〜共有までをオンラインで完結

JobSuite PARTTIMEは、それまで店長や拠点長が抱えていたシフト作成に関する課題を解消して、より高付加価値な業務に取り組めるようにサポートすることが可能です。

あらゆる事業や業種で利用できる

JobSuite PARTTIMEには、役割管理機能やユーザー管理機能、スタッフ管理機能などで柔軟な権限設定が可能なため、幅広い業種で導入、シフト管理の効率化を実現することができます。

万全のセキュリティ体制

JobSuite PARTTIMEを運営するステラスは、採用管理システムで20年以上も個人情報を守ってきた実績があり、シフト管理システムにおいても管理者、スタッフなど、誰もが安心安全に利用することが可能です。

類似サービス: freee勤怠管理Plus

(4.5)

                   
月額費用300円/ユーザー無料トライアル30日間
初期費用0円最短導入期間要問い合わせ

freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。 幅広い打刻方法が利用できるため、企業のニーズに応じた勤怠方法を導入できる点も魅力的です。

多彩な打刻方法が導入できる

freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。

わかりやすい画面で管理・修正が可能

freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。

勤怠状況を一覧で確認

管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります

これはシフト管理の製品です。

シフト管理の製品をまとめて資料請求

エクセルでシフト管理表の作り方

エクセルを使用してシフト表を作った場合、大体このような手順となります。

① 従業員名、カレンダーを記入したエクセルのシフト表を準備しておく
② 毎日の必要人数を計算し、カレンダーの下に記入する
③ 従業員に希望休や希望シフトの提出をお願いする
④ 提出された希望休などをエクセルのシフト表に転記し、反映させる
⑤ 全体の調整をして、勤務シフト表の完成

方法はとてもシンプルですが、勤務している従業員全員の希望休を全て反映させる必要などがあるためかなりの労力と時間が必要となります。

エクセルでシフト管理表を作る問題点

シンプルなエクセルのシフト管理表ですが、問題点も存在します。例えば、

・希望休の提出など、事前の調整のための時間がかかる
・月中でのシフト変更要望などもあり、修正作業が必要になってしまう
・マクロや関数が複雑だと処理時間がかかる
・セキュリティ面が弱く、データ流出の危険がある

ということが挙げられます。シンプルであることがメリットのエクセルですが、基本は全て手入力であることが裏目に出てしまうということです。

シフト管理システムを使用したシフト管理表の作り方

エクセルでのシフト表作成を解決するための手段の1つに、簡単にシフトを作れるアプリやシフト管理システムがあります。シフト管理システムでシフト表を作る場合は、このように作成をします。

① 従業員の希望休や希望シフトをスマホ用アプリで収集する
② 提出された希望休や希望シフトが自動的にシフト表に反映される
③ 毎日の必要人数がシフト表のカレンダーの下に自動的に反映される
④ シフト表が自動的に作成される
⑤ 過不足が生じた日や時間帯がある場合は、追加募集をかけたりして調整する
⑥ 確定したシフト表は各従業員のスマホに配信される

システムを利用すれば、シフトを考えなくても自動的に作成できるのはもちろんですが、希望休などの提出物も全てスマホで行うことができますし、シフトの配布まで解決します。効率が悪かった作業を一気に効率よくすることができるのです。

おすすめシフト管理システム

アールシフト

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムで、2020年〜2022年の3年連続で従業員数1,000名以上の小売業の導入数No.1を誇ります。

柔軟なカスタマイズが可能で、企業ごとに設けられているシフト作成における独自ルールを反映することができるのです。800以上もある標準機能から好きなものを選んで稼働できます。

高精度かつ直感的な操作性も人気の秘密です。基本操作はマウスだけで済むほど簡単に使いこなすことができるのです。

Airシフト

Airシフトは、シフト表の作成だけではなくスタッフとのやりとり・細かな調整業務もこなすシフト管理システムです。

従業員が提出した希望シフト・出勤依頼の回答は自動でシフト表に反映されますし、シフト表と一体となったチャットの機能もあり、急な調整や連絡もシステム1つで解決です。

シフト管理システムならより簡単にシフト作成が可能になる

エクセルでもシフト表を作るのは可能ですが、希望休などを考慮したり、計算式を考えたりする必要があるため手間に感じてしまいます。シフト管理システムなら、手間なくシフト作成ができます。そのためより効率的な作業が可能になるのです。

シフト作成に充てていた時間を他の作業に充てることができるようになるので、ぜひ導入を検討してみてください。

    その他の関連する記事

    これは シフト管理 の製品です。
    シフト管理 の製品をまとめて資料請求
      • qeee枠【シフト管理】

        類似サービス: JobSuite PARTTIME

        (4.5)

                           
        月額費用200円×スタッフ数無料トライアル要問い合わせ
        初期費用要問い合わせ最短導入期間要問い合わせ

        JobSuite PARTTIMEとは、株式会社ステラスが運営しているシフト管理システムです。 オンライン上でシフト作成が可能なため、テレワークでも効率的なシフト管理が実現でき、導入企業に合わせた柔軟な設定が可能なため、幅広い業界から導入されている実績があります。

        シフトの作成〜共有までをオンラインで完結

        JobSuite PARTTIMEは、それまで店長や拠点長が抱えていたシフト作成に関する課題を解消して、より高付加価値な業務に取り組めるようにサポートすることが可能です。

        あらゆる事業や業種で利用できる

        JobSuite PARTTIMEには、役割管理機能やユーザー管理機能、スタッフ管理機能などで柔軟な権限設定が可能なため、幅広い業種で導入、シフト管理の効率化を実現することができます。

        万全のセキュリティ体制

        JobSuite PARTTIMEを運営するステラスは、採用管理システムで20年以上も個人情報を守ってきた実績があり、シフト管理システムにおいても管理者、スタッフなど、誰もが安心安全に利用することが可能です。

        類似サービス: freee勤怠管理Plus

        (4.5)

                           
        月額費用300円/ユーザー無料トライアル30日間
        初期費用0円最短導入期間要問い合わせ

        freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。 幅広い打刻方法が利用できるため、企業のニーズに応じた勤怠方法を導入できる点も魅力的です。

        多彩な打刻方法が導入できる

        freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。

        わかりやすい画面で管理・修正が可能

        freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。

        勤怠状況を一覧で確認

        管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります

      広告

      リード情報をお求めの企業様へ
      STRATE[ストラテ]に貴社サービスを掲載しませんか?

      まずは無料で掲載