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現代の働き方において、効率的で柔軟なシフト管理は欠かせないものです。
シフト管理にオンラインシステムを導入すると、紙などによる管理と比べて時間や手間を大幅に削減できます。
また、従業員の要望を考慮した公平なスケジュール作成や、リアルタイムな情報共有も可能です。
本記事では、オフラインやオンラインでシフト管理する特徴や、オンラインのシフト管理システムを利用するメリットについて解説します。
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obSuite PARTTIMEとは、株式会社ステラスが運営しているシフト管理システムです。 オンライン上でシフト作成が可能なため、テレワークでも効率的なシフト管理が実現でき、導入企業に合わせた柔軟な設定が可能なため、幅広い業界から導入されている実績があります。
シフトの作成〜共有までをオンラインで完結
JobSuite PARTTIMEは、それまで店長や拠点長が抱えていたシフト作成に関する課題を解消して、より高付加価値な業務に取り組めるようにサポートすることが可能です。
あらゆる事業や業種で利用できる
JobSuite PARTTIMEには、役割管理機能やユーザー管理機能、スタッフ管理機能などで柔軟な権限設定が可能なため、幅広い業種で導入、シフト管理の効率化を実現することができます。
万全のセキュリティ体制
JobSuite PARTTIMEを運営するステラスは、採用管理システムで20年以上も個人情報を守ってきた実績があり、シフト管理システムにおいても管理者、スタッフなど、誰もが安心安全に利用することが可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
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freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。 幅広い打刻方法が利用できるため、企業のニーズに応じた勤怠方法を導入できる点も魅力的です。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります
オフラインで行うシフト管理の特徴
オフラインで行うシフト管理の特徴について解説します。
手軽にシフト管理ができる
オフラインでシフト管理を行う最大のメリットは、その手軽さにあります。
Excelなどの表計算ソフトは、他の業務でも使用しているため、新たなシステムを導入する必要がありません。
シフト管理に手間や時間がかかってしまう
オフラインで行うシフト管理を行うと、手軽にシフト管理ができる分シフト調整や従業員の希望休の集計などに手間や時間を取られてしまいます。
一人の従業員に負担がかからないように、バランスのいいシフトを作成するのは、手作業では難しいのではないでしょうか。
そのため、従業員からシフトに対して不満が出るケースも見られます。
オンラインで行うシフト管理の特徴
オンラインで行うシフト管理の特徴には次のようなものがあります。
シフトを一元管理できる
オンラインのシフト管理を利用すると、シフトを一元管理できるようになります。
Excelを利用したシフト管理では、従業員1人ひとりに希望休を聞き、それぞれの能力を考慮して手作業でシフトを作成しなければなりません。
また、過去のシフトを見たいときも検索に手間がかかります。
オンラインでシフト管理を行うと、これらの管理がすべて1つのシステムでできるので、効率良いシフト管理が可能です。
時間や場所を問わずアクセス可能
オンラインのシフト管理システムを利用すると、ネット環境が整っていれば時間や場所を問わずにアクセスができるようになります。
従業員は、希望休の提出やシフト確認をオンライン上でできるようになり、管理者も時間にとらわれずにシステムを利用できます。
オンラインのシフト管理システムを使用するメリット
オンラインのシフト管理システムを使用するメリットを紹介します。
複雑な勤務体系に対応可能
シフト管理システムは、複雑な勤務体系に対応可能です。
シフトは、従業員の能力や希望休、現在必要な人員の状況などを考慮したうえで作成しなければなりません。
オンラインのシフト管理システムは、事前に従業員が登録した希望休などのデータを元にして、複雑な勤務体系でも職場に適したシフト作成ができるのです。
コスト削減ができる
オンラインのシフト管理システムを利用すると、コスト削減もできるようになります。
オンラインのシフト管理システムに蓄積されたデータから閑散期と繁忙期を予測し、それぞれの時期に適した人材を配置できるからです。
その結果、閑散期に従業員が暇を持て余したり、繁忙期に人材が不足したりする可能性が低くなります。
オンラインシフト管理システムの選び方
オンラインシフト管理システムを選ぶときには、次のようなポイントを意識するといいでしょう。
・システムが自社の勤務体系に適しているか
・細かいシフト設定が可能か
・給与計算システムなどの他のシステムと連携可能か
・コストは予算に適しているか
・コミュニケーションツール（LINEなど）と連携しているか
コストばかり気にしてシステムが自社に適していないものを選んでしまうと、結局システムが無駄になり他のものを選び直す結果になってしまいます。
オンラインシフト管理システムを導入する際は、複数比較して、総合的に自社に適したものを選びましょう。
オンラインシフト管理システムで業務効率化を図ろう
シフト管理は、オンラインシステムを利用すると断然捗ります。
ネット環境が整っていれば、場所や時間を問わずシステムにアクセスできるので、従業員は希望休の提出やシフトの確認を手軽にできます。
また、管理者は今まで紙で行っていたシフト管理がオンライン化されることで、手間や時間の削減につながります。
シフト管理を紙やExcelで行っている方は、オンラインシステムの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
