シフト管理は、ビジネスにおいて不可欠な要素です。
ポイントを抑えることにより、職場に適したシフト管理ができるようになります。
本記事では、シフト管理のポイントや、シフト管理システムがどのように効率化に役立つのか解説します。
シフト管理システムを導入して効率よくシフト管理を行い、業務改善をしたい方はぜひ最後まで記事をご覧ください。
おすすめの類似シフト管理ツール
類似サービス： JobSuite PARTTIME
(4.5)
| 月額費用 | 200円×スタッフ数 | 無料トライアル | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
obSuite PARTTIMEとは、株式会社ステラスが運営しているシフト管理システムです。 オンライン上でシフト作成が可能なため、テレワークでも効率的なシフト管理が実現でき、導入企業に合わせた柔軟な設定が可能なため、幅広い業界から導入されている実績があります。
シフトの作成〜共有までをオンラインで完結
JobSuite PARTTIMEは、それまで店長や拠点長が抱えていたシフト作成に関する課題を解消して、より高付加価値な業務に取り組めるようにサポートすることが可能です。
あらゆる事業や業種で利用できる
JobSuite PARTTIMEには、役割管理機能やユーザー管理機能、スタッフ管理機能などで柔軟な権限設定が可能なため、幅広い業種で導入、シフト管理の効率化を実現することができます。
万全のセキュリティ体制
JobSuite PARTTIMEを運営するステラスは、採用管理システムで20年以上も個人情報を守ってきた実績があり、シフト管理システムにおいても管理者、スタッフなど、誰もが安心安全に利用することが可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
(4.5)
| 月額費用 | 300円/ユーザー | 無料トライアル | 30日間 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。 幅広い打刻方法が利用できるため、企業のニーズに応じた勤怠方法を導入できる点も魅力的です。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります
シフト管理でよく見られる問題点
シフト管理でよく観られる問題点を3つ紹介します。
シフト管理に手間がかかる
シフト管理を紙やExcelなどの表計算ソフトでしていると、シフト作成や調整に大幅な時間がかかります。
また、手作業の管理は人的なエラーが発生するリスクもあり、シフトに影響が出ることもあるでしょう。
シフト管理は毎回発生する定型業務なため、シフト管理システムで自動化が可能です。
スタッフの要望に対応しきれない
手作業でシフト管理をしていると、従業員の希望休などに柔軟に対応しきれないケースも見られます。
希望休を出しても要望どおりに休みが取れないとなると従業員のモチベーションの低下につながり、離職につながる可能性もあります。
労働法規制の遵守の難しさ
勤務時間の制限や休暇の管理など、労働法規制に適合するための管理が手作業では簡単ではありません。
全員の勤務体制を把握しきれず、法的リスクが生じることもあります。
代表的なシフト管理法
代表的なシフト管理法を一覧にまとめましたので、参考にしてください。
| シフト管理方法 | 特徴 |
|---|---|
| 手動管理 | 手書きや表計算ソフトを使用してシフトを作成・管理 手作業によるミスや変更の困難さがある |
| オンラインシフト表 | オンラインのシフト表ツールを利用 スタッフは専用のウェブアプリやモバイルアプリでスケジュールを確認 リアルタイムな更新とコミュニケーションが可能 |
| シフト管理システム | 専用のシフト管理システムを導入 シフト作成、従業員の要望や可用性の管理、自動スケジューリング、労働法規制の遵守などの機能提供 |
| AIを活用した自動スケジューリング | AIを利用して需要予測や従業員の可用性、労働法規制などを考慮 自動的に最適なスケジュールを提案し、管理者が確認・調整 |
シフト管理システムで効率化できること
シフト管理システムで効率化できることは次のとおりです。
・自動シフト作成
・リアルタイムな情報共有
・従業員の要望などを自動管理
・労働法規制への適合
・データ分析とレポート作成予測分析に基づくシフト作成
今まで手作業で行っていたこれらの業務をシフト管理システムで自動化することで、時間と手間の削減が期待できます。
シフト管理に費やしていた人員を他の業務に充てられるため、企業全体の業務改善にもつながります。
手作業でシフト管理している方は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
シフト管理を行う上で重要なポイント
シフト管理を行ううえで重要なポイントは次のとおりです。
・従業員に早めに希望休などの要望を提出してもらう
・労働法規制の遵守する
・公平なシフトを作成する
・欠員などのイレギュラーに迅速に対応する
・従業員と良好なコミュニケーションを取る
このようなことに注意してシフト管理を行うことで、業務がストップする・従業員のモチベーションが下がるなどの事態を防止可能です。
ポイントをおさえて効率よくシフト管理しよう
効率的なシフト管理のポイントを押さえることで、従業員の満足度向上や組織の生産性アップが期待できます。
そのためには、リアルタイムな情報共有や迅速な変更対応、データの正確性とセキュリティ確保も重要です。
また、シフト管理システムを導入すると、より効率よくシフト管理ができるようになります。
この機会に、シフト管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
