タスクフォースとは?意味や言葉の使い方、ビジネスにおける重要性について

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企業においてはいつでも順調に仕事が進むとは限らず、突然のアクシデントも避けられません。
この場合、早急になぜアクシデントが起きてしまったのか究明し、解決をしなければならなくなります。
その際に役立つのが、タスクフォースです。
こちらでは企業にとって重要な役割を果たすタスクフォースについて、意味や使い方、組織体制を構築する流れなど詳しく解説していきます。

タスクフォースとは?意味と使い方について

企業で重要な役割を果たすタスクフォースですが、その意味や正しい使い方をご存知でしょうか。
こちらでは、意味と使い方を詳しく説明していきます。

タスクフォースの意味

中長期的な目標達成のために結成されたプロジェクトチームと違い、突然のアクシデントなどを解決するために編成される組織をタスクフォースと言います。
そのため、長い間編成されるというよりは、突発的に起きた事件やアクシデントに対して解決できるようにアクションを起こし、解決したらすぐに解散するという流れです。
タスクフォースに選ばれる人たちは、その問題に詳しい専門的な知識を持っている人など、選ばれた人材が集められ緊急的に早期解決へと向けて動き出します。

タスクフォースの使い方

臨時的に不祥事があったときや重大な事件が起きてしまったというときに、このタスクフォースという言葉を使います。
商品に不具合が出てその原因を究明するためにタスクフォースを立ち上げるのように、予期せぬ出来事で今すぐにでも解決していかなければならないときに利用する言葉です。
長期的に少しずつ積み重ねて目標へ向かうために結成されたチームは、タスクフォースとは言いません。

ビジネスにおいてタスクフォースを社内に作る目的と重要性について

重大な事件やアクシデントが起きてしまったら、そのままにしておくことはできません。
しかし、皆がそのアクシデントについての知識を持ち合わせているわけではないため、知識を持っていて早期解決へと進めるようにするためにもタスクフォースでチームを組みます。
ビジネスにおいてタスクフォースとは、今進めている別の仕事からまず離れてでも解決しなければいけない大切な案件のために立ち上がるチームですので、社内においても非常に重要な位置にあります。

企業の中の人員だけで構成されるとは限らない

解決しなければいけない問題について、非常に深い知識を持っている社員が数人いるとは限りません。
アクシデントの内容によっては、社員の中には詳しい人がほとんどいない場合もあります。
その際には企業の中だけでなく、社外からその事件に詳しい専門家へお願いしてタスクフォースのメンバーに入ってもらうこともあります。

タスクフォースの事例と組織体制を構築する流れ

ここからは、実際にタスクフォースを立ち上げて問題解決を行った企業の事例と組織体制を構築する流れについて説明していきます。

タスクフォースを利用した事例

大きなニュースにもなった、マクドナルドの事例について紹介していきます。
今でも安価でおいしいため人気のマクドナルドですが、2015年に販売した商品の中に異物が入っているとニュースになり大きなトラブルになりました。
異物が混入していても気が付かないような適当な管理をしているのではないかと世間から見られ、緊急的にタスクフォースを立ち上げました。
社内の部署から代表メンバーを揃え、お客様対応プロセスのタスクフォースを立ち上げています。
これまでのやり方などもう一度振り返り、問題点を見つけ今後このような事件を起こさないようにするための対策、品質の向上を目的として解決へと進めていきました。
未然に問題を防ぐ管理体制や、プロセスの徹底などを行いました。

タスクフォースを使って組織体制を構築する流れとは?

緊急的な問題が出てしまい、タスクフォースを立ち上げるためには流れがあります。
まずタスクを行うための権限を企業側から与えて、その道に詳しい精鋭を社内外から集めます。
どんなに解決策を考えても権限がないと、上手に機能できないため緊急的であるからこそ早く与えるようにしましょう。
そしてどんな問題をどう解決していくのか、スケジュールも立てていきます。
問題をしっかりと適正に解決できるように、メンバーやリーダーを選んでいきます。
その道に詳しくない人ばかりを集めても意味がないため、施策を実行できる力がある人を選びましょう。
今度はメンバーで決めたで問題について話し合い、今後の施策のモニタリングなどをしていきます。

選出ではコミュニケーション能力も大切

今までやってきたことを一新し、経験のない取り組みを今後取り入れていくようになる可能性もあります。
問題になっている現状を変えるためには、変化はついて回ります。
しかし、今までのやり方に慣れている社員などの組織としては、心もついていけず抵抗する気持ちを持つ方も多いです。
良い提案をしても、はじめからすんなり受け入れてもらえない場合もあります。
しかし、コミュニケーション能力が高い方だと、どのタイミングで話せば良いのか、最初は抵抗を受けても受け入れてもらえる話し方を知っているため上手に変革を促せます。
特にリーダーを決めるときには、コミュニケーション能力は重要です。

タスクフォースを組織するメリットとデメリット

タスクフォースを組織する場合のメリットやデメリットには、どんなものがあるのでしょうか。
こちらで詳しく紹介していきます。

タスクフォースを組織するメリット

早く解決しなければならないというときに、タスクフォースに選ばれたメンバーはその目的に集中して解決を図っていくため、早期解決が期待できます。
さらに問題に適している人材は社内だけでなく社外からも専門家を呼び、より濃い話し合いも可能です。

タスクフォースを組織するデメリット

選出するメンバーを社内で集めたいと思っても、対立やパワー関係など選ぶのが難しいと感じる場合もあります。
緊急な課題が発生したところに対して、すぐに精鋭なメンバーを集め解決へと動き出してしまうため、何かあったときのフォロー体制が整っていないケースも多々出てきてしまいます。
タスクフォースのメンバー同士で話し合ったときに、何か別の問題が発生してしまうリスクもあるでしょう。

タスクフォースとプロジェクトチームとの違い

何か課題があったとして、それを解決するために動くチームという意味としては、タスクフォースもプロジェクトチームも同じような意味になります。
ただ違う点としては、タスクフォースは緊急性の高いプロジェクトを早期に解決するのに対して、プロジェクトチームというのは、長期的に何か目標などがあり度々検証なども行いながら達成していきます。
突発的な課題やアクシデントを解決して、普段の業務を離れて遂行するのがタスクフォースです。

メリットを理解してタスクフォースを取り入れよう

タスクフォースという言葉を聞くものの、いまいち使い方がわかっていなかった方もなんとなく意味がわかったのではないでしょうか。
突発的で緊急性が高いときに作られるチームで、企業にとっても重要な役割を果たしてくれます。
何の課題が急に降りかかってくるのかわからない面もあるため、タスクフォースを構成するときには大変です。
その道に詳しい人材やリーダーに適任な方を見つけるのも、簡単ではありません。
ただプロジェクトチームのように長期的に活動するわけではないため、早期解決が期待できるのは大きなメリットとも言えるでしょう。

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    執筆者  STRATE編集部

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