テレビ(WEB)会議常時接続するには?おすすめツールや方法について

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今回は、「テレビ(WEB)会議常時接続」について解説いたします。

リモートワーク環境やオフィスが複数の拠点に別れているケースなど、昨今の業務形態において非常に便利な方法ですので、ぜひ参考になさってみてください。

テレビ(WEB)会議常時接続とは?

テレビ会議システムの一般的な利用方法として、遠隔地の映像を流したままにできる「常時接続」があります。

常時接続を行うことで、オフィスがそれぞれ離れていたとしても、同じ空間にいるように稼働でき、またリモートワーク環境においても在宅の人がオフィスにいる従業員とすぐ連絡を取りあえるなど、会議以外はもちろんのこと、通常の業務においても効率的な働き方が実現されるのです。

定額のインターネット回線を利用すれば、料金を余分に支払う必要もなく、経済的にも安心です。

モニターをオフィスフロアに備え付け、映像を常に見れるようにしておけば、社内連携に課題のある職場環境も改善されることでしょう。

テレビ(WEB)会議常時接続はどのように活用するのか?

上で述べた通り、テレビ会議を常時接続することで、遠隔地の従業員同士で情報共有をスムーズに行えたり、同じ職場で働いているのと同じようにコミュニケーションが取れたりなど、豊富なメリットを享受できます。

常時接続が有効なシチュエーションとしては、朝礼・ミーティング・業務の指示や質問・セミナー・面接・商談などが挙げられますが、以下、具体的な活用例をご紹介します。

オフィスの拠点が分かれている場合

とある企業、「株式会社A」では、北海道・東京・大阪・福岡の4つの都市に拠点を持っており、それぞれにテレビ会議用のシステムを設置し常時接続を行うようになりました。

各地のオフィスのフロアにモニターが設置され、常にほかの拠点の様子が映像と音声で把握できるようになり、従業員全員が同じフロアで稼働しているような一体感が生まれ、質疑応答・相談なども気軽に行えるようになり、業務効率化が促進されたとのことです。

また質問したい相手が席にいるかどうかなどを映像で確認できるため、余計なアクションを減らせるようになりました。

リモートワークメインの場合

「株式会社B」ではITサービスを提供しており、従業員の多くはリモートで稼働しています。

そこでテレビ会議システムの常時接続を活用して、従業員の自宅やサテライトオフィスとメインのオフィスを繋ぎ、一つのオフィスで働いているのと同じような環境を構築したところ、従業員同士での気軽なコミニュケーションが実現し、互いの稼働状況を常に確認できるようになったため、業務が効率化され生産性も向上しました。

また、一人で黙々と働いていると不可能な従業員同士の軽い雑談も容認したところ、リラックスしたムードでより仕事が捗るようになった、と従業員からの評判も上々です。

テレビ会議システムの常時接続によって、場所に囚われない働き方が実現され、また妊娠中やけがの療養中などでも無理のない範囲で仕事ができることが実証された好例と言えるでしょう。

テレビ(WEB)会議常時接続のメリット・デメリットは?

メリット

スムーズな社内コミュニケーション

テレビ会議の常時接続機能を利用すれば、コミュニケーションを取る際にいちいちツールを起動したりする必要がないため、従業員同士の距離が縮まります。

同じ空間で業務しているようなイメージにするには、大型モニターの利用がおすすめです。

また上長の立場にある人間は部下の仕事ぶりが確認できるため、管理業務においてもスムーズに行えます。

情報共有をリアルタイムで行える

業務に必要な情報を共有する際も実際にオフィスで働いているのと同じように行えます。

例えば、複数の拠点で同じ業務を行う従業員がいる場合、内容の確認・すり合わせなどをすぐに行うことができます。

移動時間が無くなる

出勤に要していた移動時間を削減できるので、業務を効率的に行うことができます。

コストを削減できる

会議・面接・研修に必要な交通費などの経費を削減することができます。

デメリット

導入コストがかかる

通常のWeb会議の場合は、ネット環境とパソコンなどの端末があればすぐに行うことができますが、テレビ会議は高性能な画質や音声が求められるため、専用機器が必要です。

マイクスピーカーやモニター、カメラなどは、それなりのスペックのものを用意する必要があるでしょう。

監視されているような感覚

常時接続により、従業員が常に監視されているような感覚を持つ場合があることは否めません。

便利さを享受し、時間が経過していくのとともに徐々に慣れていくはずですが、導入後しばらくは心理的な圧迫感に苛まれることもあるでしょう。

おすすめのテレビ(WEB)会議システムは?

LiveOn (ジャパンメディアシステム株式会社)

LiveOnは、ジャパンメディアシステム株式会社が提供しており、導入の気軽さが魅力のテレビ会議システムです。

無料版と有料版が用意されており、有料版では、セキュリティ対策・通信能力の高さ・会議に便利な多彩な機能など、品質の高さが大きな魅力です。

音切れ・音声遅延への対策も十分で、資料の共有機能や録音・録画機能などにより、スムーズな会議が実現されることでしょう。

モバイル機器を多用するケースでもおすすめのツールです。

  • 提供形態:ASP版・イントラパック版
  • スマホ対:可
  • 初期費用:85,800円〜
  • 月額:3,300円
  • 無料トライアル:有

FreshVoic (エイネット株式会社)

エイネット株式会社が提供する「FreshVoice」は、セキュリティの高さが大きな魅力です。

最大250拠点で同時接続することができ、1拠点あたり3,000円からと、コスト面での負担なく導入することができます。

2週間のトライアル期間が用意されているため、まずは使い心地や性能をしっかりと確認したあと、導入することが可能です。

  • 提供形態:オンプレミス・クラウド・SaaS・ASP
  • スマホ対:可
  • 初期費用:100,000円〜
  • 月額:15,000円~(5台)
  • 無料トライアル: 有

LoopGate (ギンガシステム株式会社)

ギンガシステム株式会社の「LoopGate」は、安定した接続能力が売りのサービスです。

常時接続する上で非常に重要な要素であり、ユーザーからも高い評価を獲得しています。

AES暗号化方式の採用により、セキュリティの高さも折り紙付きで、無人受付などにも最適なシステムと言えます。

  • 提供形態:ハードウェア・クラウド・オンプレミス・SaaS・ASP・アプライアンス
  • スマホ対:可
  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額:要問い合わせ
  • 無料トライアル: 要問い合わせ

常時接続して便利にテレビ会議システムを利用しよう

以上、テレビ(WEB)会議常時接続について、解説いたしました。

リモートワーク環境やオフィスが複数の拠点に別れている企業はぜひ、参考になさってみてください。

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      使いやすいインターフェースを採用

      RemoteMeetingは、1つの画面でメンバーの招待や画面共有などの機能が選択できる使いやすいインターフェースで設計されています。 そのため、PC操作が苦手、初めてWeb会議システムを使うという方でも直感的に操作方法を理解することができるというメリットがあります。 Web会議への招待は、接続コードを発行して案内するか、招待メールを送るだけのため、ホストになる方でも操作方法に迷うことなく会議を始めることが可能です。

      安定した会議を実現

      RemoteMeetingには、Hybrid MCU AMS(Advanced Media Server)が搭載されており、効率的な映像音声処理が可能です。 メイン画面とサブ画面が2つの方式で処理されており、ネットワーク帯域を感知して最適な画質に自動で調整してくれるだけでなく、ネット環境が悪くなってもクリアな音声で会議を続けることができます。 画面共有やファイル共有、議事録作成機能が搭載されているため、会議をしながらの情報共有やプレゼンテーションが簡単に実現でき、画面録画機能でフィードバックを行うことも可能です。

      利用しやすい料金体系

      RemoteMeetingは、2つの料金プランを提供しており、導入企業の運用スタイルに合わせて選ぶことが可能です。 Web会議サービスの多くは、月額固定制の料金プランを採用しているものが多く、会議が少ない月でもコストが発生してしまうことがネックになってしまいます。 RemoteMeetingには、従量制プランがあるため、Web会議の利用が少ない場合でも、発生する費用は使用した時間分だけのため、予算を圧迫することなく導入企業にあった運用が実現できます。

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      LoopGateの特徴は、操作性が良いことです。 ボタンを押すだけで、簡単に接続できるため、機械が苦手な方でも問題なく扱うことができます。

      きれいな画質

      画質がきれいなことも、LoopGateの特徴です。 最大で1920×1080ピクセルのフルHDに対応しています。 細部まで鮮明な画質となっており、相手の表情、資料などを確認しながら、テレビ会議が行えます。

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