働き方改革による働き方の多様化や、新型コロナウイルスによるテレワーク·リモートワークの導入などによりWeb会議などリモート環境での仕事を効率化するツールが増えてきました。
Web会議のメリットは、移動時間がなくなることによる時間の捻出がしやすくなったことですが、これに伴い求められるのが効率的なスケジュール管理です。
本記事では日程調整ツール·スケジュール調整ツールについて概要やおすすめのサービス、導入するメリットなどを解説しますので参考にしてください。
日程調整ツールとは?
日程調整ツールとは、通常であればお互いに連絡をとりながら空いている時間を調整して会議などの日程を決める工程の自動化が可能になるツールのことを指します。
リモートワークでの仕事が増えたこともあり、以前より会議が増えたという方も多いでしょう。
会議は参加する人数が増えるほどに全員の日程を合わせて最適な時間にスケジュール調整することが難しくなりますが、日程調整ツールは参加者の希望を考慮した日程調整が自動化できるため日程調整にかける時間が効率化され、空いた時間をコア業務に集中できるようになります。
参加者が空いている日程を投票するようなタイプや、カレンダーの空き時間をクリックして予約を行うツールなどさまざまなタイプがあります。
提供タイプもさまざまで、スマートフォンからも利用できるアプリを提供しているものや、専用ソフトやログインが不要なクラウドタイプなどもあり、導入企業のニーズに合わせたサービスを選ぶことができます。
おすすめ日程調整ツール5選
biskett
特徴
biskettとは株式会社キャスターが運営している日程調整ツールです。
日程調整用のURLを発行して相手に送り、相手が都合の良い日程を選択することで自動的にカレンダーへ予定を追加することができる利便性の高さが好評で企業規模を問わずに導入されています。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:750円〜
- 無料トライアル:14日間無料
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
スケコン
特徴
スケコンとは株式会社TIME MACHINEが運営している日程調整サービスです。
1:1の日程調整から複数人が参加する会議の予定調整までが簡単に実現でき、UIもわかりやすいため初めて日程調整サービスを利用する方でも無理なく扱うことができます。
AWS(アマゾンウェブサービス)の使用や通信の暗号化などセキュリティ対策も万全です。
月額0円から利用できるフリープランも提供しています。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:792円〜
- 無料トライアル:最大2ヶ月無料
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
TimeRex(タイムレックス)
特徴
TimeRexは、ミクステンド株式会社が提供している日程調整自動化ツールです。
日程調整を行いたい相手へ専用のURLを送るだけで簡単に日程調整ができるため利便性が高く20,000人以上の登録実績があります。
GoogleカレンダーやOutlook予定表との連携もでき、普段から使っているカレンダーツールに自動で日程を追加することができるようになります。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:825円〜
- 無料トライアル:フリープランあり
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
eeasy
特徴
eeasyとは株式会社E 4が運営している日程管理ツールです。
候補となる日程を自動で抽出して、相手が選択した日程を自動でカレンダーに登録してくれるため利便性が高く、導入実績は9,000人を突破しています。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:850円(月の調整回数が6回未満の場合は無料)
- 無料トライアル:1ヶ月無料
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
調整アポ
特徴
調整アポはRECEPTIONISTが開発販売している日程調整ツールになります。
わかりやすい管理画面でシンプルに操作することができ、Salesforceなどの外部サービスとの連携も可能です。
初期費用が無料となっているため価格面でも利用しやすいサービスと言えるでしょう。
料金
- 初期費用:0円
- 月額料金:要問い合わせ
- 無料トライアル:要問い合わせ
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
日程調整ツール導入のメリット
日程調整ツールを導入することで主に以下のメリットが得られます。
情報共有が効率化される
日程調整ツールの多くは、作成したURLを相手に送ることで日程の調整を可能とします。
URLを受け取った参加予定者は会議なのか、イベントなのかといった内容を簡単に把握することができるため、わざわざメールで内容詳細をまとめる必要がなくなります。
情報共有にかける時間や手間が効率化されるため、よりスムーズな日程調整を可能とします。
複数人の日程調整も自動化できる
1:1の面談などであれば手動での日程調整でも問題ありませんが、参加者が10名以上の会議などでは全員の都合を合わせるのは難しいものです。
日程調整ツールは会議の参加予定者を一覧形式で送信することが可能で、URLを受け取った参加予定者は都合のいい予定日や参加の可否をチェックするだけなため、手軽なスケジュール確認ができるようになります。
参加希望の多い日時を表示することができるツールもあるため、いつでも最適なスケジュール調整が可能です。
業務の生産性が向上する
日程調整にかけていた時間や手間が省略されることで、空いた時間を別の業務に充てて生産性の向上を実現することができます。
サービスによってはスマートフォンのアプリで利用できるものもあり、より手軽な日程調整ができるので多くの従業員が利用できるサービスを導入すればさらに効率的な日程調整が可能となるでしょう。
日程調整ツールを選ぶ際のポイント·注意点
日程調整ツールを導入する際は、以下のポイントに注意しながらサービスの比較検討を行いましょう。
提供タイプを確認する
日程調整ツールは予約受付タイプと候補提案タイプに分けることができます。
予約受付タイプは連携しているカレンダーツールから自分が空いている日程を自動で抽出して相手へ提案できるため、利便性が高いですが相手型のスケジュールを把握できてしまうため、プライバシーを気にする方がいる場合には相性が悪いです。
プライバシーを配慮した日程調整を行いたい場合は候補提案タイプが適しているでしょう。
連携できるサービスの確認
日程調整ツールの多くはカレンダーツールと連携することでその真価を発揮します。
ですので、Googleカレンダーなど普段から利用しているカレンダーツールとの連携ができるかを確認しておきましょう。
今現在連携していないツールでも、今後連携できる可能性もあるので、まずはサービス提供側に問い合わせてみるのが確実です。
操作性、デザインの確認
日程調整ツールは複数人が利用するため、管理者を含め全員が使いやすいツールであることが望まれます。
PC以外にスマートフォンやタブレット、場合によってはガラケーに対応しているツールであるかの確認も重要です。
直感的に操作で、見やすい画面デザインで利用できるツールか確認するために、無料トライアルを利用してみるのも良いでしょう。
料金の確認
当然ながら料金の確認も重要です。
日程調整ツールはフリープランを提供しているサービスもあるため、スタートアップ段階の企業であればコストをかけずに日程調整をすることができます。
無料のトライアルを利用して操作感を確かめた上で、料金の比較を行いましょう。
特徴を理解して日程調整ツールを導入しよう
日程調整ツール·スケジュール調整ツールについて、概要やおすすめのシステム、導入のメリットなどを紹介しました。
リモートワークになって会議の回数が増えたという今だからこそ日程調整ツールは導入する価値があると言えるでしょう。
本記事で紹介したおすすめサービスや導入のポイントを参考にして自社にあったサービスを探してみてください。
