新型コロナウイルスの蔓延をきっかけに多くの企業が取り入れるようになったテレワークやリモートワーク。
離れた場所にいる相手とも変わらぬパフォーマンスで会議をするために、ZoomなどのWeb会議ツールが注目されるようになりました。
Web会議ツールは画面共有や録画など便利な機能が搭載されていますが、図解を作成するような業種では使いにくい場面がでてきてしまうのも事実です。
オンラインホワイトボードツールがあれば、メンバー全員で書き込みを行なって図解作成、資料作りを効率化させることができます。
本記事ではオンラインホワイトボードツールについて概要やおすすめのサービス、導入のメリットなどを解説しますので参考にしてください。
オンラインホワイトボードツールとは?
オンラインホワイトボードツールとは、従来の会議で使われている物理的なホワイトボードと同様に、オンライン上で直感的に操作して効果的な情報共有を実現するツールのことを指します。
ホワイトボードは会議に参加しているメンバー全員が書き込んで視覚的に情報共有できる点がメリットでしたが、メンバーが同じ空間に集まらなければいけないことがネックでした。
オンラインホワイトボードツールは、インターネットにつながっている環境であれば手軽に利用することができ、離れた場所にいてもオンライン会議を効率的に行うことが可能になります。
おすすめオンラインホワイトボードツール5選
Miro(ミロ)
特徴
Miroは豊富なテンプレートが利用できるオンラインホワイトボードツールです。
実際のホワイトボードと同様に、手書きによる直感的操作が可能で、メンションをつけてのコメント機能なども搭載されています。
SlackやDropbox、Salesforceなどの外部サービスとも連携が可能です。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:8ドル〜/ユーザー
- 無料トライアル:無料プランあり
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
Google Jamboard
特徴
Googleアカウントを持っている人であれば誰でも利用することができるホワイトボードツールがGoogle Jamboardです。
Google Chromeのアプリリストから利用することができます。
手書きで文字、図形の書き込みができ四角や矢印といった図形の描画も可能です。複数人で共有しながらの作業も問題なく実現できます。
料金
- 初期費用:0円
- 月額料金:0円
- 無料トライアル:なし
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Microsoft Whiteboard
特徴
Microsoft WhiteboardはWindowsで有名なMicrosoft社が開発したホワイトボードツールです。
WindowsのPCとの相性が良く、普段からMicrosoft社のPCを使っている企業であればスムーズな導入が実現できるでしょう。
もちろん、WindowsだけでなくiOSでも利用することができます。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:1,284円〜
- 無料トライアル:1ヶ月無料
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Whiteboard Fox
特徴
Whiteboard Foxはダウンロード不要で利用できるオンラインホワイトボードツールです。
シンプルに利用できる点が特徴的で、初めてホワイトボードツールを利用するという人でもスムーズに操作することができます。
海外製品になりますが日本語でのテキスト入力も可能です。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額料金:7ドル〜
- 無料トライアル:フリープランあり
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Zoom Meeting
特徴
Web会議システムとして今や圧倒的な知名度を誇るZoomですが、ホワイトボードツールとしての機能も備えています。
テキスト入力やスタンプの挿入、フォーマット調整などシンプルな構成となっていますが初心者でも使いやすく、何より基本的には無料で使えるコストパフォーマンスの良さが魅力的です。
料金
- 初期費用:0円
- 月額料金:0円
- 無料トライアル:要問い合わせ
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オンラインホワイトボードツール導入のメリット
オンラインホワイトボードツールを導入することで主に以下のメリットが得られます。
会議室を用意する必要がなくなる
オンラインホワイトボードツールはインターネットにつながっている環境であれば場所を選ぶことなく利用できます。
従来のホワイトボードを利用した会議は、実際に1つの場所に集まる必要があり移動の時間や交通費の発生など手間とコストがかかりました。
オンラインホワイトボードツールは外出先やテレワーク中の自宅からでも手軽に利用することができるため、わざわざ会議のために出社する手間やコストの効率化につながるという大きなメリットをもたらします。
情報共有が効率化される
Web会議ツールには画面共有機能が搭載されているものが多く、情報を視覚的に伝えることは難しくありませんでした。
ですが、会議をしながら実際にメンバー同士で1つのホワイトボードに書き込んだり、図形の作成を行う必要がある会議では画面共有だけでは効率化が難しく、メンバーへ効果的に情報が共有できないという課題も生まれてしまいました。
オンラインホワイトボードツールは、直感的な操作でテキストの入力や図形さの描画ができるだけでなくWeb会議システムの1機能として使うことで、相手の顔を見ながら情報共有が行えるようになります。
情報の二次利用ができるようになる
物理的なホワイトボードは、ある程度文字や図形を書き込むと消すしかありませんでした。
一度消してしまえば見返すことはできないため、その都度写真にとったり書き写したりと大きな手間が発生していました。
オンラインホワイトボードツールは、書き込んだ内容をストレージサービスに保存したり、他のツールに二次利用することが可能となります。
オンラインホワイトボードツールを選ぶ際のポイント·注意点
オンラインホワイトボードツールを導入する際は、以下のポイントに注意しながらサービスの比較検討を行いましょう。
操作性とツールの軽さを確認
オンラインホワイトボードツールのメリットは、実際のホワイトボードと変わらぬ操作性でテキストや図形を書き込める点にあります。
オンラインホワイトボードツールを使用する際には、利用するメンバーだけでなく外部のゲストも無理なく利用することができる操作性のツールを選ぶことが重要です。
多機能なツールは利便性が高いですが、その分ネット環境によっては回線が重く操作がカクつく可能性があるため注意しましょう。
機能に関しては、自社で必要な機能の優先順位をつけておくと選びやすいです。
どんな外部ツールと連携できるか確認
ホワイトボードツールは、単体でも利便性が高いですが外部ツールと連携することでさらに力を発揮します。
ツールによって連携できる媒体はさまざまで、ツールを使うメンバー全員の端末に対応しているか、GoogleやMicrosoftなどのアカウントが必要になるかなどを事前に確認しておくと良いでしょう。
コストを確認
ホワイトボードツールの価格帯はさまざまで、無料で利用できるものもあります。
無料で利用できるツールは、有料版と比べて参加可能な人数や機能が制限されている場合が多いため、トライアル的に利用してみて、会議の効率化が可能であると判断できれば有料版に切り替えると良いでしょう。
導入にあたっては料金プランも含めて、自社での運用に最適な方法を提案してもらうことができるため、サービス側にまず相談してみることをおすすめします。
会議の効率化にはホワイトボードツールの導入を
オンラインホワイトボードツールについて、概要やおすすめのシステム、導入のメリットなどを紹介しました。
オンライン会議でより情報共有を効率化して、有益な会議にするにはオンラインホワイトボードツールの導入を検討すると良いでしょう。
本記事で紹介したおすすめサービスや導入のポイントを参考にして自社にあったサービスを探してみてください。
