昭和や平成初期の頃であれば、会社に属する多くの社員が決まった時間に出社し、タイムカードを切って仕事を始め、帰りにはまたタイムカードを切って退社するということが当たり前でした。
しかし、働き方改革が提唱されるようになったことや新型コロナウイルスなどの感染症対策としてテレワークが広がったこともあり、働き方も多様化しており、それに伴う勤怠管理も複雑化しています。
そもそも、なぜ勤怠管理が必要なのか、その重要性についてキチンと説明できる人は意外と少ないのではないでしょうか。
本記事では、勤怠管理の基本的な意味や勤怠管理システムを導入するメリット、勤怠管理を実施する際の注意点などを解説しますので参考にしてください。
勤怠管理とは？
勤怠管理とは、企業側が従業員の就業時間を正確に把握して管理することを指します。
企業規模によって勤怠管理の手法は様々で数人程度の事業所などであればエクセルや手作業で管理することも可能でしょうが、一般的にはタイムカードやICカードを利用して勤怠管理システムを用いて勤怠管理をするケースが多いです。
勤怠管理システムを利用すれば、始業から終業までだけではなく、時間外労働や有給の取得状況なども把握できるため、正確な賃金計算に役立つだけではなく、従業員の働きすぎ防止、法令遵守にもつながります。
企業が勤怠管理をするべき理由と重要性
勤怠管理は使用者(企業や事業所)に与えられた義務と言えます。
労働基準法第108条では「使用者は、事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省命令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない」と定められています。
また、勤怠管理をするべき理由としては、従業員の働きすぎを防止するという目的もあります。
労働基準法では1日8時間、週に40時間を超える労働をさせてはいけないと定められており、時間外労働についても厳しく限度が決められています。
このような状況下において、従業員一人ひとりの勤怠状況を正しく把握するためにタイムカードやICカードによる勤怠管理が求められるようになりました。
さらに、2019年4月1日より「労働安全衛生法」が改正されたこともあり、客観的な労働時間の把握が義務化されています。
勤怠管理システムを利用すれば、タイムカードなどの客観的な勤怠記録を容易に3年間保存することが可能です。
勤怠管理についてより詳しくはこちら
勤怠管理システムのメリット
勤怠管理システムを導入するメリットとしては以下の点が挙げられます。
勤怠管理のメリット
- コストカット
- 労働時間管理の効率化
- 勤怠管理以外の業務効率化にもつながる
メリット①コストカットの実現
勤怠管理システムはテレワークなど離れた場所で働いている従業員の勤怠状況も一元管理することができます。
これまでは複数人で勤怠情報を集計していたという企業も、勤怠管理システムで業務効率化が可能になれば人員の削減が可能となりコストカットにつながります。
メリット②労働時間管理の効率化
労働安全衛生法によって働く時間や有給の消化状況についてもコンプライアンスが厳しくなっています。
勤怠管理システムでは多様な働き方にも柔軟に対応することができ、有給の取得状況・消化状況についても可視化して簡単に把握できるようになります。
また、タイムカードによる打刻で問題とされていた不正打刻についても、指紋認証や顔認証を用いることで防止することができるため、適切な労働時間管理を実現します。
メリット②勤怠管理以外の業務も効率化
勤怠管理システムは給与計算システムや交通系システムとの連携が可能なサービスも多く、集計したデータを活用してスムーズな給与計算を実現、勤怠管理以外の業務も効率化することができるようになります。
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勤怠管理システム導入の費用目安
勤怠管理システムはクラウドで利用できるサービスが多く登場しており、初期費用が0円というサービスも少なくありません。
月額料金は利用ユーザーごとに発生するサービスが多く、1ユーザーにつき500円前後が相場となっています。
また、一定のユーザー数までであれば決まった月額料金で利用できるSaaS型のサービスもあり、無料プランやトライアルで事前に操作感を確かめることも可能です。
ただ、勤怠管理システムは導入時にレコーダーなどの専用機材を導入しなければいけない場合もあるので、取り入れたい打刻方法と合わせて検討すると良いでしょう。
勤怠管理を実施する際の注意点
勤怠管理を行う場合は、雇用形態に注意しながら管理を行いましょう。
パート・アルバイトの方の勤怠管理を行う場合は、休憩時間や勤務時間をしっかりと把握することが重要です。
また、個人によって時給が変わるので給与計算についてもミスがないように気をつけましょう。
さらに、シフトの希望が毎月変わる可能性があるため、シフト作成を効率化できる機能を搭載した勤怠管理システムであれば、効率的な勤怠管理が可能になります。
テレワークなど多様な働き方を取り入れてる企業の場合、始業・終業時刻や時間外労働を客観的な記録として正しく残せることが望まれます。
勤務体系を柔軟に設定できる勤怠管理システムであれば労働時間や休憩時間も企業ごとに合わせて設定でき集計・計算も簡単になります。
扶養控除内希望者の方がいるという場合は、年収や週の労働時間が規定の範囲を超えないように注意しましょう。
所得税が発生してしまう「103万円の壁」「106万円の壁」「130万円の壁」など企業ごとに発生する所得の壁に注意して勤怠管理を行う必要があります。必ず管理監督者に相談しておいて勤怠状況をしっかりと共有しておくことが望ましいです。
勤怠管理で適切な従業員の勤務を管理すべき
従業員の過剰労働を防止し、適切な健康状態を維持できるようにするためにも勤怠管理は欠かすことができません。
近年では複雑な就業体系を取り入れている企業も増えていることから、人力に頼る勤怠管理ではなく、優れた勤怠管理システムを用いての勤怠管理が望まれます。
クラウドで利用できる勤怠管理システムが増えたこともあり、短時間での導入も可能なので、すぐに勤怠管理を効率化させることも可能です。
勤怠管理システムは様々なベンダーからリリースされていますので、無料トライアルなども試しつつ、しっかりと自社にマッチするサービスを比較検討しましょう。
