勤怠管理システムのメリットとデメリット

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    勤怠管理システムのメリット

    就業時間を正確に把握でき

    勤怠管理システムを導入することで、従業員の出勤から退勤までの時間を正確に把握できるようになります。

    スマートフォンやICカードなどで手軽に打刻できるシステムも多く、勤務表への入力ミスがない点もメリットです。

    登録された勤怠データはCSV形式で出力することができるシステムが多いため、正確な給与計算にもつながります。

    不正打刻の防止ができる

    タイムカードやExcelでの勤怠管理は残念なことながら本人以外でも打刻が可能なため、不正な打刻が起きてしまうケースもあります。

    勤怠管理システムの中には静脈や指紋、顔認証を利用した生体認証システムが搭載されているものもあり、不正打刻を防止することが可能です。

    また、GPS機能を搭載しているものもあり、出張をしている従業員やテレワークを実施している従業員などがいる企業はこちらの勤怠管理システムを利用することで不正の防止を実現することができます。

    コンプライアンス強化ができる

    働き方改革が提唱され、残業や有給の取得・使用についてコンプライアンスが厳しくなりました。

    紙やExcelでの勤怠管理では、従業員一人ひとりの勤務状況を把握しにくく、超過労働している従業員を見落として法律違反となってしまうケースもあります。

    勤怠管理システムは、従業員の勤怠状況を一覧で把握して、法律違反をしてしまいそうな場合にはアラートで注意してくれるシステムもあるため、コンプライアンスの強化につながります。

    勤怠管理システムのデメリット

    コストがかかる

    無料で利用できる勤怠管理システムもありますが、利用できる人数に限りがあったり機能が制限されていたりと現実的な運用が難しいケースも多いものです。

    有料の勤怠管理システムは、従業員あたり月額数百円程度から利用できるものや、数百万円するものもあります。

    エクセルやタイムカードで勤怠管理をしていたときに比べて、少なからずコストが増えることはデメリットと言えるでしょう。

    勤怠管理システムは法令遵守や業務効率化の面で導入効果が大きいため、費用対効果が目に見えにくい点があります。導入にあたってはコストに対してどんなメリットがあるかをしっかりと整理して検討すると良いでしょう。

    社内に浸透するまで時間がかかる場合も

    勤怠管理システムに限ったことではありませんが、新しいツールを導入した際は、使い方や管理方法など社内で検討し、マニュアルを作成したり教育をする必要があります。

    そのため、システムの導入から社内に浸透させるまでにはある程度の時間がかかってしまうことがあり、この点がデメリットと言えるでしょう。

    導入後のフローをしっかりと考えた上で比較検討することをおすすめします。

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