勤怠管理システムとは？
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ビジネスにおけるIT化の流れは日々進化していき、様々な業務が効率化できるようになってきました。勤怠管理も従来のタイムカードやエクセルでの管理ではなく、専用ソフトやクラウドサービスによって効率化されるようになった業務の1つで、このような勤怠管理を効率化できるシステムを一般的に勤怠管理システムと表すことが多いです。
昨今では働き方改革の一環で働く時間や働く場所も多様化してきました。そういった様々な働き方に合わせた勤怠管理ができることや労働法の改正にも簡単に対応できるのも勤怠管理システムの大きな特徴で、有給や残業時間の管理も簡単にできるようになります。人の目では管理することが難しかった打刻漏れや不正打刻を防止することもできるので導入を希望する労務管理部門の担当者も多いようです。
勤怠管理システムの種類
クラウド型
クラウド型のサービスではスマホやタブレットから勤怠管理が簡単にできることからテレワークのような在宅勤務にも簡単に対応が可能です。エクセルや紙での勤怠データ集計が勤怠管理システムを導入することで大きく効率化できるというのも担当者からすると魅力的です。
ソフト(オンプレミス)型
ソフト型の勤怠管理システムは自社の利用目的に合わせた柔軟なカスタマイズができるというメリットがあります。ですが運用管理を自社で行わなければいけない点とクラウド型と比較すると導入費用が高額になりやすいというデメリットがあります。
アプリ型
アプリ型はスマートフォンに専用のアプリをインストールすることで自分のスマホを使って打刻ができるようになるというメリットがあります。専用の打刻機を購入しなくて良いので機材面のコストカットが魅力的です。サービスによっては端末が対応していないケースがあるというデメリットもあります。
おすすめの勤怠管理システム9選
| サービス名 | 料金（月額） | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
| KING OF TIME | 300円/1ユーザー | 0円 | 30日間無料 | ･複数の打刻手段を一括管理 ･低コストで運用可能 |
| スマレジ･タイムカード | ･スタンダードプラン/0円 ･プレミアムプラン/2,000円 ･エンタープライズプラン/6,000円 | 0円 | 60日間無料 | ･不正打刻防止機能を搭載 ･働き方改革に対応 |
| Gozal | 700円〜/1ユーザー | 0円 | 30日間無料 | ･勤怠集計の項目が豊富 ･給与計算もできる |
| jinjer勤怠 | 300円〜/1ユーザー | 0円 | トライアルあり | ･リアルタイムで労働時間を把握可能 ･集計作業が自動化できる |
| シュキーン | 2,000円〜/10ユーザー | 各種端末購入費用が発生 | 2ヶ月間無料 | ･様々な打刻方法を実現 ･ランニングコストが安価 |
| IEYASU | ･ベーシックS／3,800円 ･ベーシックM／9,800円 ･エンタープライズS／29,800円 ･エンタープライズM／59,800円 | 0円〜 | フリープランあり | ･無期限のフリープランがある ･直感的操作が可能 |
| MINAGINE | 30,000円 | 400,000円〜 | なし | ･勤怠管理の一元管理が可能 ･アラート機能を搭載 |
| kincone | 200円〜/1ユーザー | 0円 | 最大3ヶ月間無料 | ･ICカードで簡単打刻 ･交通費精算も可能 |
| ネクストICカード | ･200円〜/1ユーザー ･基本利用料10,000円 | 端末代が発生 | 無料体験版あり | ･ICカードで簡単打刻 ･フレックス制などに対応 |
KING OF TIME(キングオブタイム)
KING OF TIMEの特徴
KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する勤怠管理ソフトです。17,000社以上の企業が導入していて、勤怠管理ソフトの中でも高い人気を誇っています。高いセキュリティとダブルバックアップによるデータの保全がされているので安心して利用することが可能で、法改正などにも細かいバージョンアップで対応しています。
KING OF TIMEの機能
KING OF TIMEでは働き方改革によって重要視されている有給の取得･使用状況についても有給休暇のアラート機能があるのでしっかりと対応することが可能です。また、残業時間に関してもKING OF TIMEでは自動で残業時間を記録するのでサービス残業や持ち帰り残業を防止することができます。管理者権限で自社に合わせた勤怠管理へとカスタマイズすることができるので勤怠時間の改善も防止可能です。
昨今では外国人を雇う企業も多いですが、KING OF TIMEでは英語表記、海外時間に対応しているので世界規模で展開している企業でも安心です。
KING OF TIMEの料金
- 初期費用/0円(打刻機材代のみ)
- 月額費用/300円/1ユーザー
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:KING OF TIME公式サイト
スマレジ･タイムカード
スマレジ･タイムカードの特徴
スマレジ･タイムカードは勤怠管理･シフト管理･休暇管理･労務アラートなどの勤怠管理機能はもちろんのこと、給与計算や年末調整の様な給与に関わる機能も搭載している利便性の高い勤怠管理システムです。クラウド型のシステムなので離れた場所にいてもネット環境とデバイスがあれば利用可能です。近年のテレワークのような新しい働き方にも対応できることから導入数は80,000店舗を突破している人気サービスです。
スマレジ･タイムカードの機能
エンタープライズプランを導入することで労務アラート機能が利用できるので働き方改革にも対応しています。時間外労働をシステム自動監視してくれるので担当者が手動で管理する手間から解放されます。有給消化に関しても取得状況を可視化して、システムが必要に応じて自動で有給消化を促すようにアラートをだすことも可能です。またGPSによる勤怠記録が可能なのでテレワークのようなオフィス以外で仕事をするような状況でも不正打刻を防止することができます。
人事労務freee･MFクラウド給与･ 弥生給与などの外部給与計算サービスと連携させることが可能で、記録した勤怠情報を元に簡単に給与計算業務を行うことが可能になります。スマレジ･タイムカード自体でも給与計算は可能ですがこれらの給与計算サービスを使用している場合はスムーズに勤怠情報を給与計算に利用することが可能となるのです。
スマレジ･タイムカードの料金
- 初期費用/0円
- スタンダードプラン/0円(勤怠管理機能のみ)
- プレミアムプラン/月額2,000円/10ユーザーまで
- エンタープライズプラン/月額6,000円/10ユーザーまで
※規定数以上の従業員で利用する場合は要追加料金
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:スマレジ･タイムカード公式サイト
Gozal(ゴザル)
Gozalの特徴
Gozalは株式会社BECが提供しているクラウド型の労務管理サービスです。雇用、勤怠、給与の計算などの労務に関する業務はもちろんのこと、給与明細の発行もオンライン上で可能になる利便性の高さから2,000社以上の企業が利用しています。
Gozalの機能
勤怠集計項目が豊富なので自社の勤怠管理ルールに乗っ取った形式で運用することが可能です。自社に合わせた勤怠管理が可能なので簡単な設定をしておくだけで、従業員の給与の計算を自動で行ってくれます。Gozalを使えばオンライン上で全従業員に給与明細を送付することができるので勤怠管理の担当者と給与計算の担当者が同じだという場合は非常に効率的に管理することが可能になります。セキュリティーにも力を入れていて256bit SSLを用いた通信の暗号化、ファイヤーウォールによる不審なアクセス者の削除、サーバーの多重化など様々なセキュリティー対策を実行しています。重要な情報に関しては閲覧制限も設定可能です。
Gozalの料金
- 初期費用/0円
- 月額プラン/700円
- 年額プラン/590円(月額換算の場合)
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:Gozal公式サイト
jinjer勤怠
jinjer勤怠の特徴
jinjer勤怠を利用すれば従業員の労働時間をリアルタイムで把握することが可能になります。残業時間の状況に応じて従業員と管理者両方にアラートを飛ばすことができます。GPSを使った打刻機能もあるので不正打刻を防止することも可能です。マルチデバイスに対応しているので場所を選ばずに勤怠管理をすることが可能になります。勤怠集計を自動化してくれるので月末の集計業務も効率的に行うことができます。
jinjer勤怠の機能
PCやスマホ、ICカードと多様な方法で打刻をすることが可能で、勤怠データはリアルタイムで集計されます。シフト申請･承認などの管理も可能です。働き方改革に合わせて有給管理機能も搭載されています。従業員の有給消化状況に合わせてアラートを飛ばすことができ、残業時間に対してもアラートを飛ばすことができます。勤怠管理情報をAIが分析して従業員の残業時間を予測することができるので機械だけでなく担当者自身でも注意喚起を促すことが可能となります。外国人労働者を雇っているという企業でも安心な英語やタイ語、ベトナム語などの多言語対応を実現しています。
jinjer勤怠の料金
- 初期費用/0円
- 月額費用/300円〜/1ユーザー
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
jinjer勤怠の詳細についてはこちらから←要リンク追加
画像･データ出典:jinjer勤怠公式サイト
シュキーン
シュキーンの特徴
シュキーンは、株式会社インフィニットループが運営するクラウド勤怠管理システムで、シンプルかつ高機能で多くの企業が導入しています。勤怠管理に特化しているシステムだからこそシンプルで使いやすく、低コストで運用することができるのが特徴です。連携可能なソフトもfreeeとMFクラウド給与のみと絞られているため低価格でサービスを提供できているのです。導入から2ヶ月間無料で使えるというのもシュキーンだからこその強みと言えます。
シュキーンの機能
ブラウザはもちろんICカード、ビーコンと多様な方法で打刻が可能です。従業員の勤務形態に合わせたシフト作成が可能で、作成したシフトはPDFで出力することができます。残業時間の集計をグラフで表示させることができるので、残業時間が多い従業員を可視化して把握することが可能になり、働き方改革に合わせた運用をすることができます。セキュリティ面では管理者権限で従業員ができることの範囲を設定できるので不正に閲覧される心配はありません。
シュキーンの料金
- 初期費用/0円
- 月額費用/200円〜/10ユーザーから
- 最大2ヶ月間無料で利用可能
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:シュキーン公式サイト
IEYASU(イエヤス)
IEYASUの特徴
IEYASUは、IEYASU株式会社が運営するクラウド勤怠管理システムです。従業員数の制限なく月額料金が無料で利用できるという大きな特徴があり、そのコスパの良さから13,000社以上に利用されています。無料で利用できるフリー版はオペレーターサポートがないこととシステム画面にバナー広告が表示されること、勤怠データの保存期間が1年間ということに注意が必要です。
IEYASUの機能
IEYASUには打刻機能、日報機能、レポート作成機能、CSVでのデータ出力や残業アラートといった基本的な勤怠管理に必要な機能を搭載しています。打刻はブラウザによるものとICカードによるものの2パターンの打刻が可能です。ブラウザによる打刻としては2020年3月にLINEで打刻ができるようになりました。LINEは今や国内で8,000万人以上が利用しているツールですので打刻だけでなくチーム内でのコミュニケーションとして使用することも可能です。
IEYASUの料金
- 初期費用/0円
- フリー／0円／利用人数制限なし
- ベーシックS／月額3,800円／39名まで
- ベーシックM／月額9,800円／149名まで
- エンタープライズS／月額29,800円／499名まで
- エンタープライズM／月額59,800円／999名まで
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:IEYASU公式サイト
MINAGINE(ミナジン)
MINAGINEの特徴
MINAGINEは、勤怠管理システムとしてだけでなく人事評価システムとしての利用も可能なことから多くの企業で導入されています。クラウドシステムなので人事･労務に関する業務を可視化することが可能になります。人事労務のプロが開発したシステムなのでコンプライアンスに強みがあり、働き方改革にもしっかりと対応しています。
MINAGINEの機能
労基署推奨のフォーマットを使って出勤簿を作成することができ、打刻インターフェースもPC、スマホはもちろんビットタッチ、G suite、Slackを使ったの打刻も可能です。深夜残業の申請が勤怠管理システム上でできる点から労働基準法61条に対応することができます。また、勤怠管理システム上で経費精算の申請、WEB上で給与明細の発行も可能なことからMINAGINE1つで様々な業務を効率化することが可能になります。
MINAGINEの料金
- 初期費用/400,000円
- 0人〜30人/月額0円
- 31人〜200人/月額300円
- 201人〜500人/月額250円
- 501人〜1000人/月額200円
- 1000人〜/月額150円
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:MINAGINE公式サイト
kincone(キンコン)
kinconeの特徴
kinconeは勤怠管理と交通費精算を効率化できるシステムです。低コストで即日導入できることから多くの企業に利用されています。交通系ICカードを利用しての勤怠管理なので誰でも簡単に管理ができます。勤怠管理だけでなくICカードを使っての交通費精算ができるので労務と経理を連動して行うことができます。業務管理ツールのkintoneと連携することでさらに効率的に利用することが可能になります。
kinconeの機能
打刻方法が豊富でICカード･スマホ･PCはもちろんのこと、SlackやChatworkといったチャットツールを利用しての打刻も可能です。働き方改革に合わせた運用が可能でアルバイトやパート、フレックス制などといった変動性のある就業形態でも勤務時間管理をすることが可能で、残業時間に合わせてアラートを飛ばすこともできます。グラフによって可視化して就業時間を把握することもできます。
kinconeの料金
- 初期費用/0円
- 月額費用/200円/1ユーザー
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:kincone公式サイト
ネクストICカード
ネクストICカードの特徴
ネクストICカードは、交通系ICカードを利用して、勤怠管理や経費精算が行えるシステムです。専用端末を使うことで交通系ICカードをタイムカードとして利用することが可能になります。今や誰もが利用している交通系ICカードを使っての勤怠管理を可能としていることから導入ハードルの低いサービスです。
ネクストICカードの機能
勤務時間の設定を行うことで超過勤務が発生しそうな場合はアラートを飛ばしてくれます。データの修正も簡単にできることから給与計算もスムーズに行うことが可能です。勤務シフトの作成はもちろん他データとの連携や統合もできるカスタマイズの柔軟さに特徴があります。交通系ICカードを利用した簡単な交通費精算ができるので専門的な知識ない担当者でも運用が可能です。
ネクストICカードの料金
- 初期費用/端末代
- 基本利用料/月額10,000円
- 交通費精算機能/月額200円/1ユーザー
- 経費精算機能/月額400円/1ユーザー
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:ネクストICカード公式サイト
勤怠管理システムで出来ること/主な機能
不正打刻の防止
多くの勤怠管理システムでは離れた場所にいてもGPSによる位置情報の確認や交通系ICカードの利用履歴を確認することができるので不正な打刻を防止することが可能となります。人の手による勤怠管理ではどうしても細部まで従業員一人ひとりの勤怠状況を管理することが難しく、テレワークのような離れた場所で働くような状況では不正な方法で打刻をする従業員がいた場合管理できない可能性もあります。このような課題を勤怠管理システムを導入することで解決できます。
勤怠管理業務の効率化
勤怠管理システム導入によって勤怠データの集計作業を自動化したり、Excelで管理していた部分をシステム上で管理、必要であればExcel、CSV形式での出力も可能になります。シフト表や帳簿を紙で管理していた企業にとってはデータで管理することによってペーパーレス化を実現できるので、効率化だけでなくコストカットも実現できます。
給与計算の効率化
従業員一人ひとりの勤務時間や残業時間などを可視化することができるので人件費をリアルタイムで把握することが可能になります。これによって休日出勤などの給与計算も効率的に行うことができます。
労働管理が簡単にできる
勤怠管理システムを利用することで細かい労働法の改正にもすぐに対応することができます。システム側で法改正に合わせて細かくバージョンアップをしてくれるので、担当者側で対応する必要はありません。働き方改革に伴い残業時間や有給の消化について厳しい規則が設けられましたが、勤怠管理システムでは状況に応じてアラートを飛ばすことができるので従業員の超過労働を防止することができます。
勤怠管理システムの選び方･比較ポイント
勤怠管理システムは導入することで勤怠管理や経費精算を効率化できるメリットがありますが、どんなソフトでも導入すれば良いというものではなく、以下の点に注意してから比較検討すると良いでしょう。
打刻方法の確認
勤怠管理システム導入で重要なのはシステムがどんな打刻方法に対応しているかということです。クラウド型のシステムが多いのでWEB上で打刻が可能というシステムは多いですが、WEBに不慣れな人では打刻に心配がある、という場合やネット環境によっては規定時刻に打刻ができなかったというトラブルが発生する場合があります。交通系ICカードを用いての打刻であれば抵抗感なく利用できるという方や、新しい形の打刻を試したいなど社内でのヒアリングをしっかりと行っておくことが重要です。
操作性の確認
実際にシステムを運用する担当者はもちろんですが、打刻修正や休暇申請など従業員が利用するケースも含めて双方で操作がしやすいシステム、見やすい管理画面であることが重要です。無料トライアルを実施しているサービスも多いので試験的に運用してみてどういったシステム･管理画面が使いやすいかを見極めるのもおすすめです。
その他機能の確認
打刻以外に勤怠集計が自動化されているか、従業員の労働状況を管理して場合によってはアラートを自動で飛ばしてくれるかなど自社にとっての勤怠管理の課題を解決できる機能が搭載されているかは事前に確認しておく必要あります。多くのサービスに共通している機能とは別に多言語対応など一部のサービスにしか実装されていないものがあるので注意しましょう。
連携システムの確認
多くの勤怠管理システムでは他サービスとの連携を可能にしています。代表的なのは給与計算ソフトとの連携です。給与計算ソフトとの連携をすることで勤怠管理システムで集計した情報を自動的に給与計算に当てはめることができたりと効率化を図ることが可能になります。自社で効率化させたい部分を明確にしておき、システム連携でそれが可能になるかを確認しましょう。
比較ポイント
費用
勤怠管理システムの多くは1ユーザーごとに月額費用がかかる料金体系です。ですので1人あたりの費用を比較してサービスを選ぶのが良いでしょう。また、一定の従業員数ごとに料金が変わったり従業員数が多いほど一人あたりの利用料が安くなるサービスもあるので企業規模の比較も含めて検討しましょう。
端末代の有無
導入するサービスによってはカードリーダーなど専用の機器を導入する必要があります。ですので機器を導入しなければいけない場合、サービスごとの機器代を比較することが重要です。ブラウザでの打刻を導入する場合では専用機器は必要ありませんが交通系ICカードを利用しての打刻の場合はカードリーダーが必要になることが多いですので機器代の比較は必須と言えます。
連携可能なシステム
勤怠管理システムは給与計算システムや交通系システムと連携させることで勤怠管理以外の業務も連動して効率化できるのでシステムごとにどのようなシステムと連携させることができるのかを比較することが重要です。
セキュリティ面
勤怠管理という従業員の重要な情報を扱うのでセキュリティ対策を各システムでどのように行っているのか比較しておく必要があります。閲覧制限機能があるかどうかや情報の暗号化が行われているかどうかなどを比較しましょう。
勤怠管理システム導入のメリットとデメリット
メリット
コストカットの実現
アナログなExcelや紙での勤怠管理を行っている場合、データで情報を管理することで業務の効率化だけでなくペーパーレス化や集計作業に用していた人員の削減などのコストカットを実現することができます。
労働時間管理の効率化
働き方改革に伴い、多様な働き方と共に残業時間や有給の消化についても厳しくコンプライアンスが重視されるようになりました。勤怠管理システムを利用すれば働く場所や変則的な時間にも対応した勤怠管理ができるだけでなく、社員の有給取得･消化状況も可視化でき、超過労働に対してはアラートを飛ばすことで簡単に注意を促すことができるようになります。
また、タイムカードによる打刻の場合は代理による打刻や時間を調節しての打刻のような不正打刻が行われるケースがありましたが勤怠管理システムでは指紋認証や顔認証といった個人の特定やGPSを使った打刻を利用して離れた場所にいる従業員の打刻状況も管理することが可能になります。
勤怠管理以外の業務も効率化
勤怠管理システムの多くは給与計算システムや交通系システムとの連携が可能で、連携を行うことで集計した勤怠データを給与計算に反映したり、経費精算に交通系ICカードの履歴を利用することができるので、勤怠管理だけではなく経理やその他業務も効率化させることができます。
デメリット
システムが自社の勤怠管理と噛み合わない場合がある
導入するシステムによっては自社の勤怠管理と噛み合わない、担当者がシステムを使いこなせないといったデメリットがあります。もっとも、各社の勤怠管理システムは見やすい管理画面で直感的操作ができるものが多いですが、勤怠管理業務を初めて行う担当者などにとっては馴染みのない用語で使い方がわからないというケースもあるようです。これらの課題は導入前の比較検討をしっかりと行えば心配はあまりいりません。
コストが高額になる場合がある
勤怠管理システムの多くは利用するユーザー数に応じた課金制度が採用されているものが多いですが、従業員数1,000人以上のような大企業では高額なランニングコストが発生する場合があります。大企業用に一定の従業員数以上での利用は固定料金制を採用しているシステムもあるので必ず費用の比較、将来増えるであろう従業員数も想定しておくことが重要です。
システム導入に抵抗がある人もいる
勤怠管理システムのような効率化ができるサービスは担当者だけでなく、従業員側にもメリットが多いものですが、年配の社員や新しいシステム導入に抵抗があるという人、費用対効果が見えにくいことから経営層などにはシステム導入に対して否定的になる人もいる場合があります。勤怠管理システム導入における担当者と従業員双方のメリットを説明し費用対効果があることをしっかりと事前に説明することが重要です。
勤怠管理システムとタイムカードの違い
現在、タイムカードを利用しての打刻、Excel等での勤怠情報を管理しているという企業にとっては勤怠管理システムとタイムカードではどのような違いがあるのか疑問に思うでしょう。勤怠管理システムはクラウドで提供されているケースが多く、タイムカードのように実際に打刻をするのではなくオンライン上で打刻が可能になります。また、交通系ICカードを利用しての打刻やチャットツールを利用しての打刻など幅広い打刻方法の実現ができます。
また、指紋認証や顔認証などで打刻ができることからタイムカード打刻で起こりがちだった成り替わり打刻に始まる不正打刻を防止することができるのも勤怠管理システムとタイムカードでの勤怠管理の大きな違いと言えます。
新型コロナウイルス対策として今では世間に広く根付き始めたテレワークのような離れた場所での勤務に対してもPCやスマホ上で打刻ができる勤怠管理システムなら対応可能です。タイムカードの場合、打刻専用の機器がないと手書きでの打刻となって自由に修正ができてしまうのでテレワークに対応するのは難しいです。また、打刻を修正する際もタイムカードでの勤怠管理の場合は実際にタイムカードを確認して担当者が手動で修正し、判子を押印するといった手間がかかりますが勤怠管理システムであれば簡単にシステム上で修正が可能です。編集権限をカスタマイズすることもできるので担当者が不在の場合でも上長の権限で修正を行うなど柔軟に運用することができます。
給与計算システムと連携させることでExcel等に勤怠情報をわざわざ入力しなくても簡単に給与計算が行えるというのもタイムカードにはできない強みです。
勤怠管理システムで効率的に勤怠状況を把握
勤怠管理システムはアナログでの勤怠管理を大きく効率化してくれるだけでなく、給与計算や経費精算などその他の業務までも効率化してくれるので月末の勤怠集計などに悩まされている担当者にとっては積極的に導入したいサービスです。また、新型コロナウイルス対策から広まったテレワークのような在宅勤務やフレックスタイム制のような新しい働き方に対応することができるもの勤怠管理システムの大きなメリットと言えるので在宅勤務の定着を目指す企業にもおすすめです。昨今ではオフィスを持たずに働くという企業も増えてきており、そのような企業にとっても場所や時間、デバイスを選ばずに勤怠管理ができる勤怠管理システムを導入することの恩恵は非常に大きいと言えます。
コストカットの面よりも業務効率化の面が強いことから費用対効果が目に見えにくいという点はありますが、導入におけるメリット、導入におけるコストがどれほどかかるのかという点、現在の勤怠管理業務において抱えている課題をシステム導入によってどれだけ効率化でき、生産性をあげることができるのかをしっかりと事前に説明することで経営者からの理解も得やすいので本記事内で説明したメリット、デメリットを把握した上で比較ポイントもしっかりと念頭において勤怠管理システムを導入しましょう。