労務管理は従業員を雇っている企業であれば規模に関わらず取り組まなければいけません。
労務管理を疎かにすることで、労働基準法違反や労災の発生、従業員の過労死など企業としての活動を窮地に追い込む深刻な問題に発展しかねないだけでなく、世間からブラック企業と認定されてしまうこともあります。
本記事では労務管理の基本的な意味や労務管理を効率化する方法、労務管理システムの料金相場などについて解説しますので参考にしてください。
労務管理とは？
労務管理とは、従業員の勤怠や休日・休暇、福利厚生といった労働条件に関することの管理を行うことを指します。
労働期間や賃金・賞与、業務内容などについて管理するのが一般的で近年では従業員の健康管理やハラスメント対策に関する施策も労務管理に含まれています。
労務管理が適正に行われていることで従業員が安心して働くことができる職場づくりを実現できるため、労務管理は企業の規模や従業員数に関わらず取り組むべき義務と言えるでしょう。
社員を雇用した際に必要な労務管理について
まずは会社が新しい人材を採用する際に行う労務管理についてです。
会社側は、候補者が入社する前に労働条件の確認や採用通知書の作成、入社承諾書や誓約書など必要書類を用意します。
必要書類を候補者へ送り、返送されて入社の意思が確認できれば雇用契約書を作成し、入社手続きに必要な書類を候補者に提出してもらいます。
その後、法定三帳簿(労働者名簿・賃金台帳・出勤簿)の作成を行います。
社会保険(健康保険、厚生年金)に関する手続きを行い、健康保険組合・厚生年金基金または年金事務所へ届け出を提出、雇用保険の手続き、源泉徴収票と住民税の手続きを済ませれば基本的な労務管理は完了です。
やるべき項目は多いですが、どれも必要となるものですので疎かにはできません。
社会保険や雇用保険の手続きが規定日を過ぎてしまった場合、必要書類の提出と報告が必要になるので注意しましょう。
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労務管理をする際にやるべき帳票
法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」のことを指します。
これらの管理も労務管理に含まれ労働基準法によって整備・管理・保管することが義務付けられています。
法定三帳簿は従業員を1人でも雇っている場合作成し、保管する義務があります。
労働者名簿(労働基準法107条)
労働者名簿は従業員の指名や生年月日、住所、性別などの個人情報をまとめた帳簿です。
労働者名簿は事業所ごとに作成・保存が義務具蹴られており、保存期間は5年と規定されています。保存の起算日は従業員の退職・解雇・死亡の日からとなります。
賃金台帳(労働基準法108条)
賃金台帳は、労働時間や給与の支給額など従業員1人ひとりの賃金に関する支払い状況をまとめたものです。
賃金台帳には従業員の氏名や性別、賃金の計算期間、労働時間数、基本給といった項目がまとめられています。
賃金台帳の保存期間は5年間、起算日は「最後の賃金について記入した日」を基準とします。
出勤簿(労働基準法108条)
出勤簿は従業員の出退勤に関する記録をまとめたものです。
タイムカードなどの出退勤情報の記録や管理者側が始業・終業に関する時刻を記録した書類、労働日数、労働時間などをまとめます。
出勤簿も保存期間は5年間となっており、起算日は最後の出勤日からとなっています。
労務管理を効率化する方法
労務管理を効率化させる方法としては、既存の労務管理に関する業務を見直しITツールや効率化に役立つシステムの導入を検討すると良いでしょう。
入社手続き・退社手続き
入社手続きや退社手続きは1年の中で必ず発生するといっても過言ではない労務関連の業務です。
必要な書類が多く、紙ベースで行われることが多いため手間と時間がかかる業務の1つでもあります。
入社手続き・退社手続を見直す際にはチェックリストを活用してみたり労務管理システムを導入すると良いでしょう。
チェックリストはコストをかけずに実施でき、チェックリストをもとに業務を進めることで記入漏れや提出漏れのミスを減らし進捗状況を可視化することが可能となります。
チェックリストはExcelを活用することで関数を使った効率的なリスト作成ができるのでおすすめです。
労務管理システムは、労務管理に関する業務に特化した機能が搭載されており必要書類の作成から提出までがワンストップでできるシステムも多数あります。
勤怠管理
従業員の出勤や退勤状況に関する管理を行う勤怠管理も労務管理に含まれます。
従業員数が増えるごとに一人ひとりの管理が難しくなり煩雑化しやすいため、勤怠管理を効率化するためにはExcelや勤怠管理システムを活用すると良いでしょう。
Excelは関数を利用することで簡単に従業員の勤怠に関する情報を集計することができるだけでなく、無料のテンプレートを提供しているサイトも多いため簡単に管理することができます。
また、勤怠管理システムを導入すればExcelで懸念される手入力によるミスなどをなくすことができ、より手軽な勤怠管理ができるようになります。
従業員の勤怠状況を分析して超過労働を事前に検知するシステムもあるため、勤怠管理以外の業務を効率化することも可能です。
給与計算
給与計算業務は雇用契約や従業員の勤怠状況などによって一人ひとり異なるため手間がかかることの多い業務です。
従業員の支払う給料に関する業務ですし、社会保険料や税金関連などミスが許されない業務となっています。
給与計算業務の効率化にもExcelは有効で、ネット上で公開されているテンプレートを活用することでコストをかけずに効率的な給与計算が可能となります。
ただし、保険料や税率に変更があった際には見直しが必要となるため注意が必要です。
税制への対応が手間だという場合は給与計算システムを導入することで人的ミスの防止や税制改正への迅速な対応が可能となります。
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労務管理システムの料金・費用相場
料金・費用相場
労務管理を効率化させるために有効な労務管理システムですが、導入時にかかる相場としてはいくらくらいなのでしょうか。
導入するサービスや機能、プランなどによって料金は変動しますが、入退社手続きや従業員情報の管理などといった基本機能が備わっている労務管理システムの場合、1ユーザーあたりの料金相場は月額300円〜600円程度です。
クラウド型のサービスが多く登場していることもあり、中には無料プランを提供しているものもあります。
その場合は10名以下など少人数での利用に限定される場合が多いです。
また、無料トライアルが利用できるシステムもあるので、事前に機能性や操作感を試すことができるサービスもあります。
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労務管理を効率的に行おう
労務管理は全ての企業が行うべき義務となっているため、如何にミスをなくして効率化できるかが重要です。
Excelなど無料ツールを活用して業務を効率化できるケースも多いですし、最近ではクラウド型のITツールも多く登場しているためコストを抑えて業務効率化ができるケースも増えています。
本記事で紹介した労務管理を効率化させる方法も参考にしていただき、ぜひ労務管理を見直してみてください。
