働き方の多様化によるフリーアドレスの導入や、テレワークを取り入れたことによって、社員の在席管理や勤務管理に課題を感じている企業が増えているようです。
離れた場所で働く社員の仕事ぶりを把握するには在席管理システムがおすすめです。
本記事では、在席管理システムについて解説しますので参考にしてください。
在席管理システムとは
在席管理システムとは、従業員の在席状況を可視化することができるシステムです。
フリーアドレスやテレワークを導入したことによって、従業員の勤務状況が把握しにくくなってしまったという課題は多く聞かれますが、在席管理システムを導入すれば、このような課題を解消することができます。
グループウェアなどに搭載されている勤務状況を伝えるステータス表示機能よりも、的確に状況を共有することができるため、テレワークなどを取り入れている企業には在席管理システムの方が効果的というケースも多くあります。
在席管理システムでは、在席状況の把握以外に、従業員のサボタージュや長時間労働を防止するための機能も搭載されており、働き方の多様化を促進することができます。
また、従業員が使用しているPCのスクリーンショットを撮影できる機能を搭載したシステムも登場しており、勤務状況の正確な把握が可能です。外勤向けに従業員の位置情報をGPSで把握できるシステムも登場しています。
給与計算ソフトや人事管理システムと連携できるシステムもあり、在席管理を通じて幅広い業務の効率化を実現することができます。
おすすめの在席管理システム
せきなび
特徴
せきなびとは、従業員の在席状況の管理を効率化するシステムです。株式会社アスマークが運営しています。
シンプルな画面で直感的に操作することができるため、ITツールの操作が苦手という方にもおすすめです。
誰がどこで何をしているのかわからないといったテレワークやフリーアドレスにおいて発生しがちな課題を解消することができる機能が搭載されています。
これまでに、サテライトオフィスやテレワーク、工場など幅広いシーンで活用されている実績があります。
料金
- 初期費用：150,000円（導入サポート含む）
- システム費用（月額）：300円×アカウント数
※価格情報は2023年4月時点のもの
Colorkrew Biz
特徴
Colorkrew Bizとは、社内の様々な情報管理を効率化することができるビジネスコンシェルジュツールです。
スケジュール管理はもちろん、備品の管理や郵便物の送付まで、幅広い機能を搭載しています。
座席表機能が搭載されているため、誰がどこで作業をしているかを手軽に可視化することが可能です。
また、社内決済機能を利用することで、お弁当代やオフィスグリコなどの福利厚生サービスの代金回収を効率化することもできます。
料金
- スタンダードプラン：初期費用無料で月額40,000円(従業員数300人以下)
- プレミアムプラン1：初期費用無料で月額100,000円(従業員数300人以下)
- プレミアムプラン2：初期費用無料で月額150,000円(従業員数300人以下)
※価格情報は2023年4月時点のもの
Workstyle OS
特徴
Workstyle OSは、オフィス内の作業管理や受付業務の効率化を実現するオフィスコンシェルジュシステムです。
スポットチェックイン機能が搭載されており、離れた場所にいても勤務開始情報を手軽に共有することができるだけでなく、事前に勤務時間を設定して全体で共有することも可能なため、テレワーク、フリーアドレスにおける勤務状況の管理を効率化することが可能となります。
「仕事中」、「休憩中」といったステータスを共有することができ、居場所の検索機能も搭載されています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2023年4月時点のもの
とれ太くん
特徴
とれ太くんは、フリーアドレスでの座席予約や使用状況の可視化などを可能にする在席管理システムです。
会議室などの施設予約も可能で、オフィスの働き方を向上させることができます。
座席予約はスマートフォンから可能なため、離れた場所から手軽に予約状況の確認や座席の指定が可能です。
また、氏名などで検索できるフリーワード検索機能が搭載されており、誰がどこで作業をしているのか簡単に把握することができます。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
※価格情報は2023年4月時点のもの
セキメル
特徴
セキメルは、フリーアドレスの管理に特化した機能が豊富に搭載されている座席予約管理システムです。
PCだけでなく、スマートフォンからも利用可能で、離れた場所にいても簡単に座席の予約や使用状況を確認することができます。
座席の利用状況は色分けで表示されるため、わかりやすく、フロアごとに確認することが可能です。
また、ソーシャルディスタンスの設定が可能で、席間隔を空けての利用ができる点も優れています。
料金
- 初期費用：33,000円
- 月額料金：55,000円（10エリア・200名まで）
※価格情報は2023年4月時点のもの
在席管理システム選定のポイント
コストを比較する
在席管理システムは、月額固定で利用できるサービスが多いですが、料金内で利用できる人数に限りがあるため、自社の従業員数で利用できるサービスを比較しましょう。
また、無料のトライアルを提供しているサービスもあり、本格的な導入前に機能性や操作性を試すことも可能なため、積極的に利用してみることをおすすめします。
多機能なシステムは料金が高額になり、操作性も複雑になる傾向があるため、自社で必要な機能を精査した上で比較検討すると良いでしょう。
まずはスモールスタート
利便性に優れたシステムであっても、いざ使い始めると自社の風習に合わない場合やシステムのトラブルが発生する可能性もあります。
そのため、いきなり全社で運用を開始するのではなく、一部の部署やチーム内で導入するなど、スモールスタートを心がけましょう。
その後、効率化が見込めるようであれば、利用範囲を広めていくと良いでしょう。
サポート体制の確認
実際に在席管理システムを利用し始めると、システムに関するトラブルや使用方法に関しての不明点が発生する場合があります。
そのような時に手厚いサポートを提供しているシステムであれば、迅速に不明点を解消、システムが利用できない時間を最小に抑えて快適な利用を実現することができます。
電話やメール以外に、チャットやWeb会議システムなどを活用したサポートを提供しているサービス、ヘルプページを提供しているサービスを選ぶと良いでしょう。
在席管理システムを導入するメリット
コミュニケーションの活性化
在席管理システムを導入することで、従業員の勤怠状況をステータスとして可視化できるようになるため、コミュニケーションがとりやすくなります。
在席管理システムでは、「稼働中」「離席中」といったシンプルなステータス表示だけでなく、細かな状況共有が可能なサービスも多いため、これまでは連絡して良いかわからなかったケースも、積極的にコミュニケーションをとることが可能です。
心理的安心感の向上
在席管理システムを導入することで、従業員が今何をしているのかを社内で共有できるようになるため、テレワークなどの離れた場所で働いているメンバーも、共に働いているという安心感を得ることが可能となります。
テレワークは、様々なメリットがある反面、コミュニケーション不足や孤独感を感じてしまうというデメリットもあるため、在籍管理システムを導入することで、メンタル面での不安を減らし、働きやすさの向上につなげることができます。
在席管理システムを導入して働きやすさの改善につなげよう
在席管理システムについて解説しました。
テレワークやフリーアドレスを導入している企業にとって、従業員が今どこでどのような状況にあるのか効率的に把握できるようになることには、様々なメリットがあります。
これまで、効率的な管理が実現できないことからフリーアドレス、テレワークの導入を見送っていたという方は、この機会に在席管理システムを導入してみてはいかがでしょうか。
