小売業、飲食業、サービス業等の多店舗展開をしている企業では、店舗に纏わる情報の管理に多くの課題を抱えているケースが散見されます。最もよく挙がるのが下記の4点です。
- 店舗情報を紙やExcel、PDF等で管理しているが、社内の至る所に情報が散在してしまっており、非効率な管理になってしまっている
- 紙やExcel等で管理はしているものの、対象が最新の契約情報である為、長期契約になっている店舗等は過去の経緯が分からなくなってしまっている（引継ぎも不十分）
- 契約期限の管理が大変で、実際に期限切れ等の契約ミスを起こしてしまったケースが有ったり、ミスを起こさないように結構な手間と時間を割いて管理してしまっている
- 情報の共有が中々上手くいかず、社内間で無駄な問い合わせ対応が多かったり、同じ情報を部門間で二重管理をしてしまっていたりする
Pro-Sign賃貸借契約書は、店舗に纏わる全ての情報を一元管理することが可能で、上記のような課題を抱えている企業の業務効率化、生産性向上に繋がるサービスとなっています。
本記事では、Pro-Sign賃貸借契約書の特徴や料金、おすすめのポイントなどを紹介しますので、サービス選定の参考にしてください。
Pro-Sign賃貸借契約書とは
Pro-Sign賃貸借契約書とは、株式会社プロレド・パートナーズが運営している店舗情報の一元管理システムです。
多店舗展開企業において起こりがちな、店舗情報管理における業務のムダを解消することができるサービスで、店舗に纏わる全ての情報の一元管理を実現します。
面倒なデータの入力作業は運営会社側が代行してくれるオプションサービスも有り、手間をかけずに理想の形を実現することも可能です。
関係者の情報源を一つに纏めることで、今までの煩雑な情報管理から脱却し、業務効率化や生産性向上はもちろん、迅速な経営判断や、出退店戦略に活用することができるようになります。
おすすめの類似不動産契約管理サービス
類似サービス： PICKFORM
(4.5)
| 月額料金 | 30,000円 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 手数料 | 要問い合わせ |
PICKFORMとは、株式会社PICKが運営している不動産電子契約サービスです。 不動産取引における電子契約の利用は、細かい宅建業法に適用しているかどうかが重要な論点となりますが、PICKFORMは国内で唯一国土交通大臣認定を受けており、宅建業法にも遵守した安心設計となっています。
シンプルで使いやすい
PICKFORMは、不動産業を長年営んでいたPICKが、紙に慣れた不動産業者の方がストレスなく使いこなせるように、シンプルさにこだわって開発されており、直感的に操作することができます。
同時署名形式を採用
PICKFORMは、業界で唯一同時署名形式を採用したサービスです。 不動産契約では、買主・売主・仲介会社など登場人物が多いため、署名待ちの時間が業務効率化の妨げとなっていました。
捺印不要ファイルも一緒に管理可能
PICKFORMは、重要事項説明書や契約書などの電子署名を実施する書類に加えて、謄本やハザードマップなどの捺印が不要な書類、その他の取引に関する書類も、物件や案件ごとに整理して管理、閲覧、ダウンロードすることができます。
Pro-Sign賃貸借契約書のおすすめポイント
店舗に纏わる全ての情報を一元管理
運営会社であるプロレド・パートナーズは、創業以来、様々な企業のCRE戦略に関するコンサルティングを手掛けてきた企業ですが、その豊富なコンサルティング実績の中から出てきたクライアントの声を基に開発をした店舗情報管理システムです。
契約関連の情報や付随するデータ類（図面や写真等）はもちろん、契約書に記載の無いような店舗情報についても、Pro-Signを通じて一元管理を図ることが出来ます。
その為、情報が社内の至る所に散在していて、例えば契約書が見当たらない、図面が確認出来ない等、色々と探し回ったりしなければならないようなケースがよく思い当たる場合は、大きな業務効率アップが期待できます。
独自の機能で、過去の契約経緯も簡単に把握可能
10年、20年と長年運営している店舗の場合、過去から現在に至るまでに色々な契約内容の変遷が有りますが、それらの変遷について纏めて管理が出来ていないので、確認するのに非常に時間がかかる、前任から引継ぎを受けていなくてほとんど分からない等のケースが非常に多く見受けられます。
そんな中で貸主との対応が発生した場合、担当者は過去から現在に至るまでの契約書を全て引っ張り出してきて机に並べ、「いつ/何が変わっているかを確認」「何故こう変わったかを当時の担当に確認」「前任が居ない場合も多く、メモ書きに残されたことを解読」等の無駄な時間をかけてしまっています。
Pro-Signを活用すれば、そういった無駄な時間を一切なくし、ものの数分で状況把握が出来るような独自の機能を備えているため、自社においてもそういった課題が思い当たる場合は、大幅に効率アップを図ることが可能です。
アラート機能により、漏れのない契約期限管理／ToDo管理を実現
Pro-Sign独自のアラート機能で、契約期限に関するアラートはもちろん、物件や契約毎に対応しなければならないToDoの管理にも活用頂くことが可能です。
そもそも契約ミスを起こさないようにしたい企業はもちろん、ミスを起こさないように多くの手間や時間をかけている企業では、期限管理を全てシステムに任せることが出来ますので、業務キャパシティを広げることが可能です。
運営会社の調査では、契約期限の管理については毎月Excelリストを精査し、契約期限の迫ったものが無いかを確認し、リストアップした対象契約に対して、過去の契約内容の変遷や実際のやり取りなどを確認して、今後の契約の方針について確認する、という業務を行っている企業が多いとのことで、毎月数時間かけて管理している企業も多いかと思いますが、そのような企業にとっては、それらの業務を全てやめることが出来るので、楽でミスのない管理を実現することが出来るようになります。
情報の共有も楽々実現
Pro-Signでは、必要な方に必要な分だけIDを発行することが可能です。発行ID数によって料金に変動がありませんので、店舗に纏わる情報の共有を行いたい方が多数いる場合でも、全員で情報源を一つに纏めることが可能です。
また、情報の精度を保つための段階的なアクセス制限機能も有り、必要な情報を必要な範囲で簡単に共有することが出来るようになります。
Pro-Sign賃貸借契約書の利用フロー
Pro-Sign賃貸借契約書の利用フローは以下の通りです。
- 問い合わせ：ホームページから問い合わせ、営業担当よりサービス説明、クライアント情報のヒアリングなどを実施
- 見積/契約：拠点数や賃貸借契約数から、料金の見積
- 申込/利用開始：申込書を提出して利用開始。操作方法やトラブル対応等のサポートもあり
Pro-Sign賃貸借契約書の料金·価格
Pro-Sign賃貸借契約書の料金体系は以下の通りです。価格は全て税抜表示となっています。
- 初期導入費用：100,000円
- 月額料金：10,000円（100件未満）
- 別途オプションにて賃貸借契約書のデジタル化代行サービス有り
月額料金は契約件数によって異なります。
料金の詳細やデジタル化代行オプションについては、資料ダウンロードをお願いします。
※価格情報は2022年12月時点のもの
Pro-Sign賃貸借契約書の導入事例・評判・口コミ
アラート機能が非常に便利です
“Pro-Sign賃貸借契約書を導入するまでは、1件1件契約書をファイルにいれてキャビネットで保管していましたが、必要な契約書情報を探すのに時間がかかり、特定のスタッフしか把握してない情報が生まれ、属人化が発生していることも課題でした。Pro-Sign賃貸借契約書は、契約書のデジタル化ができたことで検索性が向上し、アラート機能で契約切れを防止することができているので、非常に助かっています。”(匿名希望)
属人化の解消につながりました
“複数の部門で契約書の管理を行なっていたため、情報の共有に課題があり、担当者しかわからないといった属人化も発生していたため、これを解消できるシステムの導入が急務でした。Pro-Sign賃貸借契約書は、1つのシステムで契約書情報が一元管理できるため二重管理を解消でき、詳細な情報共有ができるようになり、属人化の解消にもつながっています。”(匿名希望)
よくある質問
拠点ごとに契約書を紙で保管していますが、データ化をお願いすることはできますか?
可能です。件数によって料金が異なるため、まずはお気軽にお問い合わせください。
契約情報の一元管理ができる点を踏まえて、アドバイスをしてもらうことはできますか?
はい、ご希望の場合はCRE戦略のサポートも可能です。
アラートは契約書ごとに個別設定できますか?
可能です。例えば、解約予告期間が半年の契約であれば、6ヶ月前にアラートを送る設定にしていただくことができます。
Pro-Sign賃貸借契約書の詳細について
Pro-Sign賃貸借契約書について、おすすめのポイントや料金などを紹介させていただきました。
賃貸借契約書の管理は、複数の拠点がある場合や件数が多い場合、属人化や煩雑化が起きやすく、契約期限の見落としなどのトラブルが発生するリスクも高まります。
Pro-Sign賃貸借契約書であれば、契約書のデータ化から一元管理までが可能で、サポート体制も優れているため、初めて契約書管理システムを導入する方でも安心です。
Pro-Sign賃貸借契約書のサービス詳細については、ぜひ資料ダウンロードをお願いします。
