社内で毎日行われる会議。数名規模の会社であれば会議におけるトラブルも少ないですが、社員数が増えれば空いている会議室の取り合いやダブルブッキングなどのトラブルが発生しがちです。
会議室の重複予約などのミスをなくし、円滑な会議を実現するには会議室予約システムの導入をおすすめします。
本記事では、会議室予約システムの説明や、おすすめのシステム、導入メリットなどを紹介しますのでサービス選定の参考にしてください。
会議室予約システムとは?
会議室予約システムとは、会議室の予約はもちろん、入退室管理や仮予約機能など効率的な会議室の運用を実現するシステムです。
今まではエクセルや紙などで管理していた会議室の予約がシステムの導入によって効率化されるだけでなく、従来起きていたトラブルも解消することができるため複数の会議室があり、会議が頻繁に行われる企業には特におすすめのサービスと言えます。
会議室予約システムを利用することで、どの会議室をいつ誰がどの程度の時間使用するのかが可視化でき、ダブルブッキングや予約が入っているのに誰も使っていない会議室があるといった問題につながります。
会議室予約システムの主な機能
多くの会議室予約システムに搭載されている主な機能をご紹介します。
会議室の予約機能
会議室予約システムの基本となる機能です。
いつ誰がどのくらい会議をするのか、使用目的は何かなどが入力でき、予約した内容は他の人もシステム上から確認することができます。
会議室の予約状況が視覚化できるため、2重予約の防止や効率的なスケジュールの組み立てに役立ちます。
予約キャンセル機能
会議室の予約において度々トラブルとなるのが、とりあえず予約を入れたが実際に会議は行われずキャンセルもされないため会議室が無駄に使えない時間ができてしまうことです。
会議室予約システムを導入することで、システム上から手軽にキャンセル申請できるようになるだけでなく、キャンセルされたことを会議に参加予定だったメンバーへお知らせしてくれるシステムもあります。
システムによっては、一定時間会議室を利用しないことで自動キャンセルを行うこともできるため、カラ予約の防止につながります。
予約状況などの確認機能
どこの会議室を現在誰が使用しているのかが一覧で把握できるようになります。
キャンセルで会議室が空いた場合もすぐに確認することができますし、予約内容の変更も柔軟にシステム上から行うことが可能です。
おすすめ会議室予約システム5選
ACALL(アコール)
特徴
ACALLは、リモートワークを支え様々なワークスタイルを実現するIoTのシステムです。
幅広い企業規模での導入があり、会議室はもちろん入退室管理なども可能になります。
チェックイン機能を使って外部サービスや機器との連携が可能なため、会議室の利用状況をリアルタイムに共有することができます。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額費用:要問い合わせ
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
touch-mee(タッチミー)
特徴
touch-meeは、会議室の利用状況のチェックや予約が可能となる管理システムです。
パソコンはもちろん、スマートフォンからも利用できるため、いつでも手軽な会議室管理が可能となります。
会議室の利用状況についてログを管理することができるため、会議室の検索などに役立ちます。
料金
- 初期費用:0円
- 月額費用:3,500円〜
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
Conferio(カンフェリオ)
特徴
日本語、英語に対応した会議室予約システムです。
自動キャンセル機能や、CSVでの利用状況の出力など豊富な機能を搭載しており、会議室の効率的な運用を実現します。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額費用:要問い合わせ
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
ROOM CONCIER
特徴
豊富な機能を搭載した予約室管理システムで、スケジューラーとの連携ができるため予約状況がいつでも可視化できます。
外出先から手軽に利用することができ、空いている会議室の確認がいつでも可能になります。
会議室の利用状況の分析、レポート化のための機能も搭載されているため効率的な会議室運用を実現できるサービスです。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額費用:要問い合わせ
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
RESERVA(レゼルバ)
特徴
RESERVAは株式会社コントロールテクノロジーが運営している予約システムです。
専門的な知識がなくても手軽に利用することができ、幅広い業界での導入実績があります。
料金も0円から利用することができるためコストパフォーマンスに優れたサービスと言えるでしょう。
料金
- 初期費用:要問い合わせ
- 月額費用:2,200円〜
- フリープランあり
※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認
会議室予約システム導入のメリット
会議室の利用状況が確認できるようになる
会議室予約システムの導入によって、手軽に会議室の利用状況が確認できるようになります。
システムによってはパソコン以外にスマートフォンから利用できるものもあるため、外出先からも手軽に会議室の空き状況を確認して予約することが可能です。
わざわざ会議室を確認しにいったり、紙の管理表を見に行く必要もなくなるため時間の節約にもなります。
会議室予約におけるミスの削減が可能に
アナログな会議室の予約管理ではどうしても2重予約などのトラブルが発生してしまうものです。
会議室予約管理システムでは、リアルタイムで会議室の予約状況が確認できるため誰がいつどこの会議室を予約しているかが可視化されます。
さらに、システムによっては2重予約防止機能を搭載しているため、リスクを0とすることが可能です。
効率的な会議室の運用ができる
会議室予約システムには、利用状況のデータ分析が行える機能を搭載しているシステムも多く、これを活用することで効率的な会議室の運用が可能となります。
会議室ごとの利用状況をデータとして可視化することで、会議室の回転率やキャンセル率がわかるようになり無駄な時間が発生することなく会議を行うことができるようになるのです。
会議室予約システムを選ぶ際のポイント·注意点
自社の使用目的とあっているか
予約システムには会議室の予約に特化しているものや、病院やサロンなど幅広い業種に対応したものなど種類は様々です。
自社の利用目的にあったシステムを選ぶことで、より利便性の高い機能を利用することができるため、導入前にどんな業界での実績があるかなどを確認しておきましょう。
コスト面を比較する
自社で必要な機能を充分に備えているシステムであり、かつコストに見合うシステムであることが重要です。
無料から利用できる予約システムもありますが、機能が制限されていたりサポートを受けられない場合もあるためトライアル的に運用するのは良いですが、本格的に会議室の予約システムとして利用するのであれば有料プランが望ましいでしょう。
何十室も予約できるのに、自社の会議室は2つだけというのでは費用対効果は見込めませんし、安さ優先で選んで後々利用したい機能が搭載されていないので意味がないため、無料トライアルを利用して費用対効果の検証をするのも効果的です。
セキュリティ面を確認する
検討している会議室予約システムの導入方法によってセキュリティ性も変わります。
クラウド型はオンプレミス型よりセキュリティが弱い場合があるため、注意が必要です。
導入前に、サービス側に問い合わせをしてどのようなセキュリティ対策を行なっているのか、過去に情報漏洩やセキュリティに関するトラブルはなかったかをしっかりと確認するようにしましょう。
効率的な会議室管理にはシステムの導入がおすすめ
会議が多い企業ほど会議室の効率的運用のためにも予約システムの導入がおすすめされます。
本記事で紹介した選定のポイントや、おすすめのサービスを参考にしてぜひ自社にマッチしたサービスの導入を検討してみてください。
