バーチャルオフィスとは?おすすめツール5選を比較【2023年版】

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新型コロナウイルスによる感染症対策として、テレワークを導入する企業が増えたことでオフィスの在り方についても変化が生じてきました。

出社する日数が大きく減り、オフィスにいる時間より自宅で作業をする時間の方が増えたのに変わらない賃料を払うのは非効率と考えた企業が物理的なオフィスを手放し、バーチャルオフィスの利用を検討するケースが増えているようです。

本記事では今話題のバーチャルオフィスツールについて、基本的な意味やおすすめのバーチャルオフィスサービス、利用するメリットなどについて紹介しますので参考にしてください。

バーチャルオフィス(仮想オフィス)とは?

バーチャルオフィスとは、ツール上、サービス上の仮想空間にオフィスを構築し、実際のオフィスで働くようにオンライン上で社員同士がコミュニケーションを取ることができる仕組みのことを指します。

リモートワークにおける大きな課題として挙げられるのが、同じ空間にいないことによるコミュニケーション不足や孤独感です。

バーチャルオフィスツールは、オンライン上で集まって従来の働き方と変わららないコミュニケーションを取ることができるためリモートワーク·テレワークの課題を解消して働きやすさを向上させるサービスとして注目されています。

おすすめバーチャルオフィスツール5選

oVice(オヴィス)

特徴

oViceはオンラインワーキングスペースサービスとして提供されています。

オンライン上で手軽にイベントやセミナーが開催でき、コミュニケーションの活性化に貢献します。

実際のオフィスにいるようにアバターが近くにいる場合は大きい声で話が聞こえ、遠い場合は小さく聞こえるという特徴があります。

操作性にも優れており、アバターを近づけるだけで手軽に会話を始めることができます。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額料金:5,000円〜
  • 無料トライアル:2週間無料

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

Remotty

特徴

Remottyはリアルタイムのコミュニケーションを実現することができる仮想オフィスサービスです。

Remottyにアクセスすれば、いつでもメンバーの状態をいつでも確認することができリアルタイムのコミュニケーションが可能となります。

仮想オフィス内自分の呟きを残すことができるため、メモ代わりに使って業務効率化に役立てることもできます。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額料金:要問い合わせ
  • 無料トライアル:要問い合わせ

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

Sococo

特徴

リモートワーク·テレワークにおけるコミュニケーションの活性化に貢献するツールがSococoです。

マルチデバイス対応のため、機種を選ばずさまざまなメンバーが利用することができ、専用のソフトなどのインストールもいりません。

会議室向けやチーム向けなどオフィスのレイアウトが豊富に用意されているため自由自在な利用が可能です。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額料金:2,500円〜/ユーザー
  • 無料トライアル:あり

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

roundz

特徴

ボイスチャット機能が搭載されており、リモートワークでもリアルタイムのコミュニケーションが取れるroundzは操作性にも優れています。

キーを押すだけでボイスチャットを開始できる手軽さで、テキストチャットを利用することも可能です。

Windows以外にMacにも対応しているため、機種を選ぶことなく社員全員が無理なく利用できるツールといえます。

料金

  • 初期費用:0円
  • 月額料金:980円〜/ユーザー
  • 無料トライアル:2週間無料

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

Remo

特徴

RemoはZoomに代表されるようなオンライン会議ツールとしてだけでなく、バーチャル会場も設置できるサービスです。

2D会場の設置ができ、物理的なオフィスの会議室のようにアイコンを操作するだけで会議に参加することができます。

誰がどの会議室にいるかがアイコンによって可視化でき、マウス操作で簡単に部屋を移ることが可能です。ウェビナーやイベントに活用されるケースも増えています。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額料金:125ドル〜
  • 無料トライアル:2週間無料

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

バーチャルオフィス(仮想オフィス)ツール導入のメリット

バーチャルオフィスツールを導入することで主に以下のメリットが得られます。

コミュニケーションの活性化が実現できる

バーチャルオフィスツールは実際のオフィスで当たり前のように行なっていた雑談や相談などが手軽に実現できます。

ビジネスチャットツールはあくまでテキスト主体の会話となるため、文字を入力する手間がありますしコミュニケーションというよりは業務連絡のためのツールという認識が強いという問題がありました。

また、ZoomなどのWeb会議システムも会議のためのツールで、わざわざ雑談をするためにツールを起動する手間もかかります。

バーチャルオフィスツールは、導入することで実際のオフィスのように周りの同僚の会話が聞こえてきたりアイコンの操作だけで手軽に会話を開始できるものが多くコミュニケーションをとりやすいと言うメリットがあります。

普段から同僚とコミュニケーションを取りながら仕事が進められることで、モチベーションの向上やトラブルの防止、エンゲージメントの向上などが期待できます。

孤独感の解消につながる

リモートワーク·テレワークにおける課題として多く挙げられるのが孤独感です。

実際のオフィスで働いていた時にはあった何気ない会話、雑談がないことが孤独感を強め、いわゆるテレワーク疲れになってしまう人が増えました。

バーチャルオフィスツールであれば、自分や同僚のアバター·アイコンが仮想オフィス内にいることで一緒に働いている感覚を共有でき、相手の状態も可視化できるため気軽なコミュニケーションがとれるようになります。

バーチャルオフィス(仮想オフィス)ツールを選ぶ際のポイント·注意点

バーチャルオフィスツールを導入する際は、以下のポイントに注意しながらサービスの比較検討を行いましょう。

機能の確認

バーチャルオフィスツールを導入する際は、自社の目的を明確にした上で、それにあった機能を搭載したツールを選ぶようにしましょう。

仮想オフィスとして利用する場合であれば、会議室機能やコミュニケーションのための機能が充実している方が良いですし、オンラインイベント·ウェビナーに使用したい場合であればスピーカー機能や画面共有機能が搭載されているツールを選んだ方が良いでしょう。

また、特定の個人間で利用するケースがある場合にはプライバシー保護が可能な機能を搭載しているツールであればより安心です。

操作性を確認

バーチャルオフィスツールは、導入する企業や組織のメンバー全員が使用するものです。

ですのでマルチデバイスに対応しており、PCの操作が苦手という方でも無理なく直感的操作で利用できるツールを選ぶと良いでしょう。

また仮想オフィスとして利用する際には、実際に利用しているオフィスと同じような部屋割りにレイアウトをカスタマイズできるツールであれば、より親しみを持って利用することできるでしょう。

バーチャルオフィス(仮想オフィス)の活用シーン

スタートアップ時のコスト削減に

スタートアップ段階の企業にとっては、毎月のオフィスの家賃や従業員の交通費支給などの経費はできる限り削減したいものでしょう。

バーチャルオフィスを利用すればオフィスレスで仕事ができるため、交通費やオフィスの賃貸料、机や椅子などの設備費を削減することができます。

テレワークでも従来のオフィスでの仕事と変わらないパフォーマンスが発揮できるようにバーチャルオフィスツールは設計されているためコストを抑えながらも生産性を落とすことはありません。

また、育児や介護、配偶者の転勤によって退職してしまうこともテレワークを採用している場合には影響を受けにくいと言えるでしょう。

テレワークにおけるコミュニケーションツールとして

テレワークにおける課題として挙げられる代表例がコミュニケーションの低下です。

社内でのコミュニケーションが低下すると、情報共有不足によるミスやモチベーションの低下にもつながります。

バーチャルオフィスツールはPCの操作が苦手という方でも簡単に扱うことができ、必要なときはワンクリックでマイクをオンにして会話することが可能です。

また、実際のオフィスでは上司やチームメンバーの移動が多く、コミュニケーションを取りたくてもなかなか難しいという場合でも、バーチャルオフィスであればすぐに連絡を取ることができるためコミュニケーションの向上につながります。

電話を使って連絡する必要もなくなるため、電話代の節約にもなるでしょう。

特徴を理解してバーチャルオフィスツールを導入しよう

バーチャルオフィス(仮想オフィス)について、概要やおすすめのサービス、導入のメリットなどを紹介しました。

テレワークやリモートワークにおける課題を解消して働きやすさを向上できるバーチャルオフィスツールはテレワークという働き方が定着した今後、さらに導入が増えていくでしょう。

本記事で紹介したおすすめサービスや導入のポイントを参考にして自社にあったサービスを探してみてください。

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