RPAは、PCやブラウザ上でロボットを稼働させることで、定型業務の自動化が可能となり、業務効率化につながります。
様々な業務に活用できるRPAですが、事務作業においては、どのような導入効果があるのでしょうか。
本記事では、RPAによる事務作業の効率化について解説していますので、参考にしてください。
RPAとは
RPAとは、Robotic Process Automationの略で、ホワイトカラーが行うような単調作業・ルーティーンワークをロボットによって効率化することができる技術のことを指します。
工場などで稼働している物理的なロボットではなく、PCやサーバー上で稼働させるソフトウェア型のロボットとなっており、自社開発を行うのではなく、ベンダー側が提供しているものを利用するケースが一般的です。
RPAは、データ入力や書類の作成、経理処理といった事務作業との相性が良く、手間と時間がかかる事務作業をロボットによって自動化し、コア業務に人員を充てることが可能となります。
RPAには、サーバー内にインストールして稼働させる「サーバー型」と、作業を行うPCにインストールする「デスクトップ型」、クラウド上のツールを利用する「クラウド型」という種類があり、タイプによっては、複数のパソコンでロボットを稼働させることが可能です。
RPAでロボットを稼働させるためには、自動化させたい業務の作業手順を「シナリオ」という形式で覚えさせる必要があります。
正しくシナリオを作成することで、ロボットは24時間365日稼働することができるようになり、大幅な業務効率化が期待できます。
おすすめの類似RPAツール
継続率98%の国産RPA： Robo-Pat DX(ロボパットDX)
(4.5)
| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | サポート費用 | 0円 |
プログラミングなどの専門的な知識がなくてもロボットを作成できる手軽さと、中小企業でも利用しやすい料金体系が魅力的で、すでに導入実績950社を突破している実績があり、その優れたサービス体制から利用継続率は、98%を達成しています。
ノンプログラミングでロボットを作成
ロボパットDXは、プログラミングなどの専門的な知識がなくても手軽にロボットを作成することができます。 RPAを自社に導入したいが、エンジニアがいないため新しいシステムを導入することができないという課題に対しても、現場の社員がロボットを作成して指示を出すことができるロボパットDXであれば、簡単に運用を開始することが可能になります。
短期での利用が可能
RPAツールの中には、年間契約しかできず、繁忙期だけRPAを導入したいのに余計なコストが発生してしまうものもあります。 ロボパットDXは、利用者側のニーズを理解して設計されているため、1ヶ月単位での導入を実現しています。
さまざまな課題を解決
ロボパットDXを導入することで、属人的な業務の解消やスムーズな引き継ぎが実現できるようになります。また、売り上げに直結しないようなルーティーン業務の自動化、ロボットによる人材不足の解消なども可能になり、業務におけるミスや確認作業のストレスも軽減できます。
類似サービス： ipaSロボ
(4.5)
| 月額費用 | 120,000円 | 無料お試し | 1ヶ月無料 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 最低利用期間 | 1ヶ月〜 |
ipaSロボとは、株式会社デリバリーコンサルティングが提供しているRPAサービスです。 プログラミングなどの専門的な知識が不要で、手軽に導入できる点が特徴的で、作業ステップ単位にコマンドを設定するだけで業務の自動化を可能とします。
RPAコンサルタントによる無償サポートを提供
ipaSロボでは、「どの業務にロボットを導入すべきか」、「ロボットを作成する人材の確保･育成」などについて、RPAコンサルタントがプランニングからサポートしてくれるため、安心して導入することができます。
簡単操作でロボットを作成
画面上から簡単に設定することができ、作業ステップ単位で「どのような業務を行うか？」、「どのような条件を設定するか?」といったコマンドの指定をするだけで、プログラミングの知識がない方でも操作することができます。
充実のサポート体制
操作方法など不明な点については、いつでも質問ができるヘルプデスクが用意されているだけでなく、操作方法が学べるオンライントレーニングも提供しているため、初めてRPAを導入するという方でも安心です。
サポート体制に優れたRPA： RoboTANGO
(4.5)
| 月額費用 | 5万円 | 無料お試し | あり |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 10万円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
実際にRoboTANGOを導入した企業からは、「業務時間が大幅に削減できた」、「サポート体制が優れている」といった声が挙げられており、機能性はもちろん、初めての方にも親しみやすいサービスであることがわかります。
複数端末で利用可能
RoboTANGOは、一つのライセンスを複数のPC端末で利用することができるフローティングライセンスが標準搭載されています。 そのため、離れた拠点や部署を跨いだ利用も可能なため、最小限のコストで運用することが可能です。
低価格で利用できる
RPAツールは、初期費用や月額費用が高額になってしまい、自ずと大企業向けの製品が多いという印象を持つ方も多いでしょう。 RoboTANGOは、1ライセンス5万円から利用できるため、スタートアップ段階の企業でも導入しやすいという特徴があります。
録画機能でスムーズにロボット作成
RoboTANGOには、画面上の操作を録画する機能が搭載されており、これを活用して、はじめからスムーズにロボットを作成することができます。 ロボット開発の専門的な知識がなくても、普段行なっている業務をPC上で録画してロボットに覚えさせることで、簡単にベースのロボットを作成することができるため、導入から本格的な運用までを短期間で実現することが可能です。
その他のおすすめのRPA
RPAで効率化できる事務作業
書類作成
書類作成業務では、見積書の作成や、顧客への提案資料の作成、請求書の作成などを行います。
また作成した書類の管理も業務に含まれています。
データ入力作業
売上情報や顧客情報などをExcelなどに入力してまとめる作業です。
Excelやスプレッドシートにデータをまとめている企業が多い一方で、専用のソフトに入力しているケースもあります。
また、入力されたデータを分析して、経営判断に必要な情報を抽出する作業も含まれます。
顧客対応
会議や来客時の施設予約や、電話やメールに対する対応も事務職が対応するケースが一般的です。
また、会社内で使用する消耗品などの管理も事務所が行うケースが多く、快適に働くためには必要不可欠な業務といえます。
RPAを導入して事務作業を効率化した事例
データ入力作業を効率化した事例
これまで、取引先からの発注を自社で使用しているフォーマットに合わせるため、人の手で転記作業を行っていたという場合も、RPAを導入することで効率化することができます。
発注書の中から必要な情報を取り出し、会計ソフトの項目にデータを入力していく作業は、取引数が増えるほどに作業量も増え、担当者への負担が大きなものとなります。
RPAを導入することで、このようなデータ入力作業の大半を自動化することができます。
シナリオを設定し、発注書のフォーマットを記憶させることで、発注書にある必要な情報をどこに入力するのかをロボットが覚えて自動でデータ入力してくれるようになります。
報告書や日報の作成を効率化した事例
報告書の作成は、社内システムなどに登録されているデータを集計し、報告書に記載していく作業が一般的ですが、RPAを導入することで、この作業も自動化することができます。
データを見ながら転記する場合や、一から報告書を作成していると、ミスや古い情報を共有してしまう可能性もあるため、RPAによって業務を自動化することで、効率化だけでなく経営判断の精度を向上させることにもつながります。
単純作業を効率化した事例
事務作業の中には、異なるソフト間でデータを転記する作業も多く、コピー&ペーストの単純作業でも繰り返して行うことで、ミスが発生したり、モチベーションの低下を招いたりする可能性もあります。
RPAを導入すれば、同じ作業の繰り返しでもミスなく24時間365日稼働させることが可能となり、事務職の業務工数を削減することができます。
RPA導入のメリット
業務効率化
RPAを導入することで、繰り返しの業務を自動化し、効率化につなげることができます。
また、今まで複数人で作業を担当していた場合、ロボットを稼働させることで、作業に充てる人員を削減することができるため、人件費などのコストカットにつながる点もメリットです。
作業精度の向上
RPAは、人間と異なり、24時間365日稼働することができるため、深夜や休日であっても業務をこなすことが可能です。
人間と異なりミスなく作業を繰り返すことができ、疲れによる精度の低下もありません。
ただし、設定を間違えた場合や急な作業内容の変更があった際にはメンテナンスが必要となる点に注意が必要です。
おすすめのRPAツール
RPAで事務作業を効率化
RPAで事務作業を効率化する方法について解説しました。
RPAは、書類作成やデータ転記作業といった事務作業と相性が良いため、適切に運用することで、業務効率化やコストカットが期待できます。
