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日常業務の中にはルーティーンとなっている繰り返し業務、定型業務がつきものです。同じことの繰り返しは従業員のモチベーション低下を招くだけでなく、ヒューマンエラーを引き起こす可能性も高めます。
日々のルーティーンワークをロボットに任せて自動化を実現できるツールとして、RPAというサービスが注目され始めています。
本記事ではRPAという言葉は聞いたことはあるがどんなことができるのかはわからない、導入するメリットを知りたいといった方に向けてRPAの基本的な知識からおすすめRPAツールなどを紹介します。
RPAとは?
RPAとはRobotic Process Automationの略で、日本語に訳すとロボットによる業務工程の自動化といった意味合いがあります。
事務職などのホワイトカラーが行う業務を自動化できるツールとして用いられることが一般的で、デジタルレイバーとも表現されます。
多くの企業では、日々決められた情報をExcelに入力したり、商品情報などをコピー&ペーストして転記するといった定型業務があるでしょう。これらのルーティーン化している業務をRPAの技術によって効率化することができるのがRPAの特徴です。
繰り返しの業務による従業員もモチベーション低下を防止できるだけでなく、ロボットが業務を代わりに行ってくれるので空いた時間を別の業務に充てることができ、生産性の向上も見込めることから2017年ごろから注目されるようになりました。
RPAで実現できること
RPAは基本的にキーボードを使った入力作業やマウス操作など簡単な作業を自動化するのに適しています。
具体的には以下のようなことが実現可能です。
- キーボード入力業務
- マウス操作
- 文字や数値、図形などの判別
- アプリケーションの起動と終了
- ワークフローに沿った操作
- スケジュール設定
- リモート操作
- アプリケーション連携
導入するRPAによって自動化できる範囲は異なりますが、キーボード入力やマウスを利用したドラッグ&ドロップのような操作であればほぼ全てのRPAで実現することが可能と言えます。
RPAの得意分野·苦手分野
RPAを導入すれば全ての業務が自動化できるというわけではありません。RPAには得意分野と不得意分野があり、基本的には単純な作業の自動化を得意としています。
失敗や命令された情報を記憶して成長していくAIと違い、RPAは与えられた命令を24時間365日こなすことができる代わりに応用力は低いと言えます。
得意分野
- 同じことを繰り返す単純作業
- リストからの情報収集
- 顧客情報の表示
- 定型文の自動返信
RPAは手順が決められている業務やマニュアルに沿って行う業務を得意分野とします。データのコピー&ペーストなどであれば人間と違い24時間365日行っても疲れることやミスもなく行うことができます。
また、対象企業の電話番号や住所など決められた情報を収集したり分析することも可能です。電話などがきた際にRPAに顧客情報を表示させたり、簡単な定型文をメールで自動返信させたりとカスタマーサクセスのサポート役としても活躍してくれます。
苦手分野
- 臨機応変な対応が求められる作業
- 自分で考えて決める作業
- イレギュラーな要素が多い作業
RPAは設定された通りの行動を繰り返すことには優れていますが、変化を伴う業務やイレギュラーな要素が多い作業を行うことができません。
また、その都度自分で考えて作業方法を変える必要がある業務にも対応することが難しいです。
データの収集作業を設定した際に、決められた項目に通常とは異なる数値や記号が入力されていても、人間であれば除外したり適切な情報に修正することができますがRPAでは記載されている情報をそのまま入力してしまいます。
詳細なルールを設定できるRPAも多いので、イレギュラーな自体があった際の行動をあらかじめ設定してトラブルを回避することはできますが、RPAに作業を任せるのが難しい業務もあるというのは留意しておく必要があるでしょう。
RPAの基本的な仕組みとは
ロボットの技術を導入して業務の自動化を実現できるRPAですが、ではどうやってRPAを稼働させればいいのでしょうか。
基本的な仕組みについて解説していきます。
シナリオ設計
RPAを稼働させるためにはシナリオを設計する必要があります。シナリオとは映画やドラマでよく用いられるものと同様に筋書きを作ってあげてその通りの行動をRPAにさせようというものになります。
以前のRPAではシナリオ設計のためにコーディングなどのプログラミングの専門的な知識·技術が必要でしたが、昨今のRPAツールはノンプラグラミングでシナリオ設計が可能となっているものが多く、キードードやマウスの操作を記録してそのまま自動化できるツールも登場しています。
シナリオを認識したRPAが定型業務を行う
RPAは人間が設計したシナリオ(コード)を認識して、そのコードを元に判断·PC上で操作を開始します。
一度操作を開始すれば、その作業の流れを記録して制御することができ、システムエラーや突発的なトラブルがなければ休みなく稼働することが可能です。
24時間365日働くことができる従業員を採用しているようなもので、繰り返しの作業量が多いという場合は抜群の効果を発揮してくれます。
ただ、利用しているシステム側でアップデートなどで手順を変更する必要がでてきた際には、シナリオを修正しないとRPAが以前の手順のまま作業を繰り返すことになってしまうので管理体制をしっかりと構築する必要があるので注意しましょう。
RPA導入のメリット
生産性の向上が見込める
RPAはそれまで人の手で行っていたルーティーンワークをロボットが代行してくれます。同じ業務の繰り返しでモチベーションが低下していた従業員にとってはストレスから解放され、空いた時間を別の業務に注力することができるので総じて生産性の向上が実現できます。
また、データ入力などは人の手で長時間行っていると見間違いや打ち間違いによるヒューマンエラーが発生しがちですが、ロボットはシナリオ設定にミスがあった場合などのイレギュラー要素がなければ間違うことはないので精度の高い業務を行うことができるようになります。
コストカットを実現
例えば、RPAと同じようにロボット技術による業務自動化システムを自社で構築しようとした際には莫大な開発コストと時間がかかってしまいます。
ですが、昨今では各社から優秀なRPAツールが多数リリースされており、自社で開発するよりも格段に安い金額でRPAを導入できます。
また、繰り返しの業務を行っていた従業員が退職してしまった際には引継ぎ業務の手間が発生したり、新しい人材を雇わなければいけない手間やコストが発生しますが、RPAであれば24時間365日稼働させることができるので、引継ぎの手間なく作業を行うことが可能です。人件費のカットにもつながります。
RPA導入の注意点
どんな業務を自動化したいかを明確にする
RPAは自動化を得意としている分野と苦手としている分野があります。
自社で自動化したいと思っている業務は単純作業なのか、人の判断や臨機応変な対応が求められるものではないかというのを事前に明確にしておきましょう。
また、複雑なシナリオを設計する場合はプログラミングの知識が必要になる場合もあるので、自社に対応可能なエンジニアがいるのか、導入しようとしているRPAツールで代行サービスを行ってもらえるのかを確認しておくことも重要です。
管理体制を確認
RPAはエラーやシステム障害によって作業が止まってしまったり誤作動を起こす可能性があります。また、シナリオ設計にミスがあった際にも同様です。
運用にあたっては、定期的にシステムチェックを行い、正常に動作しているかを確認する管理体制を整えましょう。
また、基幹システムに更新があった際にはRPA側にもシナリオを変更する必要性がでてきますので、定期的なメンテナンスを行うことも重要です。
RPAとAI·VBAの違い
RPAとAIの違い
RPAとAI(Artificial Intelligence)の違いを表すとすれば、RPAは「肉体」、AIは「頭脳」と表すことができます。
RPAは人間が設定したルールに基づいた行動を行い、ルール決めされたフローについては疲れ知らずに繰り返し作業を行うことができます。
人間ではミスが起きがちなルーティーンワークでも、RPAであればミスすることなく24時間365日繰り返すことが可能です。
一方、AIは人間の頭脳のように自分で考えてRPAなどに指示を送ることが可能という特徴があります。
例えば、顧客からのメールに対しどういった対応をすればいいかを自動的に判断し、メール返信や見積書の作成などをツールに対して指示して、実行することができます。
AIは、ただ指示をだすだけでなく、繰り返し業務を行う中で業務効率が図れるように、フローの改善を自分で考えて提案することができるので、人間が指示を与えなくても自動的に業務効率の向上ができるという特徴をもちます。
RPAとVBAの違い
RPAとVBA(Visual Basic for Applications)の違いは稼働できる範囲にあります。
VBAはMicrosoftが提供するアプリケーションの拡張機能で、ExcelやWordなどのOfficeアプリの処理に用いられるプログラミング言語という認識で良いでしょう。
VBAは原則としてOfficeアプリ内でのみ稼働しているのに対して、RPAはPC内で処理できる広い範囲の業務において自動化を実現できます。ですが、RPAはあくまで単純なルーティーン作業を得意としているので、Excelを用いた複雑な表計算や統計処理などはVBAを活用した方がストレスなく作業ができます。
RPA導入の課題や失敗例
使いこなすことができなかった
RPA導入での失敗例として多く挙げられるのが、十分に使いこなすことができずに導入効果を実感することができなかったというケースです。
RPAによる自動化によって業務効率化を図ろうと思ったのに、対象業務がRPAでは自動化することができないものであったり、複雑なシナリオを設計しなければならず、エンジニアが必要になってしまったなど原因は様々ですが、いずれも事前の準備·調査が足りなかったことが要因として挙げられます。
RPAで反復業務を効率化したいと場合は、その業務が自動化できる単純な作業なのか、現状どの程度担当者の負担になっているのか、プログラミングの知識は不要かなどを調べておくことが重要です。
属人化が起きてしまった
RPAは自動化が成功すると、基本的には業務が任せきりになる場合が多いです。
管理体制が確立していれば良いのですが、担当者しか詳細な設定や変更履歴を把握していない場合、担当者の異動や退職後にトラブルが発生した際に、その人しか内容がわからないブラックボックス化が起きてしまう危険性があります。
おすすめRPAツール9選
WinActor(ウィンアクター)
特徴
WinActorはノンプラグラミングで導入できるRPAツールです。
RPAツールとして豊富な導入実績があり、純国産のツールなので日本語でのサポートを受けることができるのも特徴的です。有償ですが2ヶ月間のトライアルを利用できるので、十分に操作感を試してから導入することができます。
料金や実績
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 2ヶ月間(有償) |
| 導入実績 | 1,900社以上 |
※2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:WinActor公式サイト
BizRobo!(ビズロボ)
特徴
BizRobo!は100種類以上の業務を自動化することができるRPAツールです。
また、特徴として複数のロボットを1ライセンスで一元管理できるので大規模な業務の自動化にも対応することができます。幅広い業界で導入されてきたノウハウを元にしたサポートを提供しているので、操作方法に不安がある場合でも安心です。
料金や実績
| 月額料金 | 120万円〜(年間料金) |
| 初期費用 | 20万円〜 |
| 無料トライアル | 1ヶ月間無料 |
| 導入実績 | 1,560社以上 |
※2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:BizRobo!公式サイト
BizteX cobit
特徴
BizteX cobitはRPAツールの中でも低コストから導入できることが特徴です。
低コストでありながらノンプログラミングで導入できる手軽さで、営業や経理など幅広い業務を効率化することができます。また、1アカウントで作成できるロボットの数は無制限なので金額を気にせずロボットを稼働させることができるというメリットもあります。
料金や実績
| 月額料金 | 10万円 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 1週間無料 |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
※2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:BizteX cobit公式サイト
Automation Anywhere
特徴
Automation Anywhereは米国産のRPAツールで、世界の90ヵ国以上で導入されている実績があります。
500種類以上のBotを用いて様々な業務を自動化することが可能です。AIが搭載されているので自動化できる業務を自動で検出してくれるという特徴があります。
料金や実績
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 30日間無料 |
| 導入実績 | 90ヵ国以上で導入 |
※2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
Automation Anywhere(オートメーション·エニウェア)の料金·評判·機能について。無料トライアルもある？
画像·データ出典:Automation Anywhere公式サイト
Workfusion
特徴
Workfusionは米国発のRPAツールで、AIによる自動化可能な業務の検出に強みを持っています。
AIによる自動学習で、入力データの変更があっても新規にロボットを作成する手間を省略することが可能です。
料金や実績
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
※2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Workfusion公式サイト
Robo-Pat(ロボパット)
特徴
Robo-Patはノンプラグラミングでロボットの作成が可能なRPAツールです。
他のRPAツールと違い、1ヶ月単位で契約することができるので、繁忙期など特定の期間だけRPAを導入して業務の効率化を図りたいという企業にもおすすめです。
料金や実績
| 月額料金 | 4万円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 1ヶ月間無料 |
| 導入実績 | 600社以上 |
※2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Robo-Pat公式サイト
パトロールロボコン
特徴
パトロールロボコンは開発型のRPAツールで、幅広い業務の自動化を実現できます。
開発型といってもRubyやPHPなどの、プログラマーであれば普段から利用しているプログラミング言語で設計できるようになっているので、社内にエンジニアがいる企業であれば手軽に導入することができます。
料金や実績
| 月額料金 | 50,000円〜 |
| 初期費用 | 300,000円 |
| 無料トライアル | なし |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
※2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:パトロールロボコン公式サイト
Pega RPA
特徴
Pega RPAは自己学習AIを搭載しているRPAツールで、幅広い業務の自動化が可能になります。
メールボット機能が搭載されているので、大量のメール業務に追われているという方には業務負担から解放され、コア業務に集中できる環境を提供してくれます。
料金や実績
| 月額料金 | 要問い合わせ |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | なし |
| 導入実績 | 要問い合わせ |
※2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Pega RPA公式サイト
Synchroid(シンクロイド)
特徴
Synchroidはソフトバンクが開発したRPAツールとしても注目されており、手軽にロボットの作成ができることから多くの企業で導入されている実績があります。
1ライセンスで複数人が同時にアクセスすることが可能なので、リモート環境での業務にも活用できるという特徴をもちます。
料金や実績
| 月額料金 | 60万円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 60日間無料 |
| 導入実績 | 600社以上 |
※2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像·データ出典:Synchroid公式サイト
RPAの導入で業務の自動化を実現しよう
RPAを導入することで、繰り返しの業務から解放されコア業務へ集中する時間を捻出することが可能となります。
昨今のRPAツールはノンプラグラミングでロボットを作成·稼働させることができるものも多いので、管理体制をしっかりと確認した上で自社で自動化したい業務に対応できるツールを導入するようにしましょう。