受注から納品までの業務プロセスを一元管理し、業務効率化につなげるため、販売管理システムを導入する事例が増えています。
しかし、販売管理の中でも、仕入管理が担う役割について、よくわからないという方も多いのではないでしょうか。
本記事では、仕入れ管理について解説していますので、参考にしてください。
仕入れ管理とは
仕入れ管理とは、商品や部品などの仕入れを管理する業務のことを指します。
仕入れ管理は、販売業では重要な業務で、仕入れが適切にされていないと販売や製造が滞ってしまい、仕入れすぎると在庫過多となってしまい、経営を圧迫する可能性もあります。
また、仕入れ業務では、適切なコストで仕入れをすることも重要で、販売価格に対して仕入れのコストが高いと、その分利益が少なくなってしまいます。
仕入れ管理を適切にコントロールすることで、スムーズに販売まで進めることが可能となります。
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仕入れ管理の業務内容
見積もり依頼
新規顧客と初めて取引する場合や、仕入れ先の販売価格が変わる際に見積もり依頼をします。
見積もり依頼では、仕入れる商品や部品などの数や納期などを取引先に示して見積書を発行してもらいます。
何度も取引をしている相手や、取引内容が変わらない場合は見積もりを都度を依頼する必要はありませんが、初めて取引する場合や価格が変わる場合は、発注前に見積もり依頼をした方が良いでしょう。
また、仕入れコストを抑えるために、他社へ見積もり依頼を行うことも重要です。
購買契約を結ぶ
見積もりを確認後、取引をすることが決まった際に、購買契約を締結します。
単発の発注をする場合は、見積もりの内容に合わせて発注書を作成、継続の場合は企業間や組織間で購買契約を締結するケースが一般的となっています。
購買契約を結ぶ上では、以下に関する項目を設定し、契約すると良いでしょう。
- 保証
- 契約期間
- 機密保持
- 支払の期日
- 解約条件
- 支払日
- 支払方法
発注業務
発注業務は、仕入れ先に対して商品や部品などを発注する業務です。
発注業務では、購買依頼書の作成や、仕入れ先の選定などを行います。
規模の小さい組織であれば、担当者が発注書を作成し、直接注文を行うこともあり、組織規模が大きくなるにつれ複数の部門を横断して発注業務を行う場合もあります。
複数部門が連携して発注を行う場合は、在庫管理担当者が不足しているものを確認し、購買依頼書を作成、購買担当者へ送ります。
発注業務の流れは、企業によって最適なものが異なるため、フローを都度見直すと良いでしょう。
入荷・検収
入荷・検収作業では、入荷した商品の種類や数量などを確認します。
数量などを確認した後、仕入れ伝票を作成する業務も含まれます。
入荷業務の次は、検収業務を行いますが、検収業務の内容としては、以下の点に注目すると良いでしょう。
- 商品
- 数量
- 品質
- 外観
- 納期
上記以外にも、商品によってチェックすべき項目が異なります。検収後は、検収雨報告書などを作成し、仕入れ先に送付します。
その後、購買担当者が仕入れ伝票を作成し、入荷が完了したことを経理担当者へ報告し、取引内容を記帳、記録して管理してもらいます。
支払い業務
支払い業務では、支払い予定表の作成や振込作業などを行います。
支払い方法としては、発注ごとに支払いを行うパターンと、一定期間の取引を集計して支払うケースが一般的です。
仕入れ管理を行う目的
仕入れ管理を行う目的としては、発注や仕入れを適切に行うためという観点が強いです。
組織の規模が大きくなるほどに、部門を横断しての仕入れ業務を行うケースも多いため、組織内で連携し、情報共有をスムーズに行う必要があります。
そのため、各プロセスごとに得られたデータを分析し、効率的に仕入れを管理するためにも、仕入管理システムや販売管理システムを導入する企業が増えています。
また、管理システムを導入することで、データが一元管理できるため、属人化を防いで情報共有を効率化、蓄積されたデータを様々な業務に活かすことが可能となります。
仕入れ管理はシステム化するのがおすすめ
仕入れ管理について解説しました。
仕入れ管理は、販売や製造において非常に重要な位置となっているため、効率化を検討されている場合、システムの導入も検討してみると良いでしょう。
