ECM(エンタープライズコンテンツマネジメント)とは?基本や重要性、文書管理との違い

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ECMはEnterprise Contents Management(エンタープライズ コンテンツ マネジメント)の略です。
企業が有する画像や動画、音声などのデジタルコンテンツを管理するシステムを指し、従来の文書管理システムの発展形となります。
ここではECMとは何かという基本から、実施のためのポイントを解説します。

ECM(エンタープライズコンテンツマネジメント)とは?基本を解説

ECMとはコンテンツの一元管理を行うシステムです。
現在、紙ベースのあらゆる書類を電子データファイル化し一元管理する動きが加速していますが、本当に業務を効率化するためには管理の手法や検索性、セキュリティなどへの配慮が必須です。
企業が有するコンテンツは現在多岐にわたり、昨今のビジネス環境では管理すべき対象も実にさまざまとなりました。
一昔前であれば管理すべきものは文書がほとんどでしたが、ニーズの多様化により画像や動画、音声といったデジタルコンテンツも重要な管理資料となっています。
これらを適切に扱い、企業の重要情報として一元管理するためにはシステムが欠かせません。
ECMによりコンプライアンスを維持し、あらゆるコンテンツを集約することでライフサイクルの管理まで徹底して、はじめて情報資産を無駄なくアーカイブすることができるようになります。
特にビッグデータがビジネスの現場で活用され始めている現在、あらゆるコンテンツが宝の山に変わりつつあります。
データや紙書類が組織内にバラバラに埋もれているようでは活用からは程遠いため、ECMの導入で活路を見出そうとする企業が急増しているのです。

ECM(エンタープライズコンテンツマネジメント)の重要性

ECMはコンテンツを一元管理できることで注目されていますが、その重要性は「コンプライアンス遵守」にあると言えます。
グローバルビジネスが当たり前となった現在では、経営を最適化させるために企業内、グループ内の情報の一元管理は必須事項です。
そのためにECMが活用されていますが、その実行と同等の重さを持つのがコンプライアンスです。
企業のコンテンツが多様化するほど、またその量が増加するほど管理は複雑になり、それに伴うヒューマンエラーや情報漏えいのリスクは高まります。
ECMではコンテンツごとにアクセス権を付与することが可能であり、個別にライフサイクルの管理を実施することで無駄を省きながらコンプライアンス体制の強化が図れます。
このことがECM導入の最も重要な要素であり、単なる便利な整理ツールではないことは理解すべきと言えるでしょう。

ECMの重要性が増した背景

ECMは欧米で1990年代にニーズが急増したシステムです。
その背景にはIT業界の変化と急速な技術進化がありますが、残念ながら日本ではまだ紙ベースの書類に印鑑を必要とする旧来のスタイルが残っており、その波には乗りませんでした。
そのため、国内でECMのニーズが徐々に増え始めたのは、2006年を過ぎたころからです。
世界的にITが大きく変わった2006年は世界の節目となり、大規模な技術革新によりその重要性が注目されるようになりました。
2006年はIEEEが次世代無線LAN規格802.11nを採択した年ですが、ワンセグがはじまり、NTTが光伝送に成功した年です。
そして、ビッグデータ技術のプロジェクトが開始されたのも、クラウドコンピューティングが言葉として使われ始めたのもこのころです。
日本でもインターネットでコンテンツビジネスに乗り出す企業が急増し、あらゆるデジタルコンテンツに価値が認められた年だと言えるでしょう。
企業の有するコンテンツには価値があり、それを守るためには専用のシステムが必要であると認識されたタイミングです。

ECM(エンタープライズコンテンツマネジメント)と文書管理の違い

ECMを単なるデータ管理ツールだと捉えてしまうと、文書管理システムとの違いが理解しにくくなります。
文書管理システムは、企業内の文書を含めたコンテンツを管理するシステムとしては確かにECMと共通点がありますが、同じものではありません。
その違いを簡単にまとめてみましょう。

違い1.管理対象

文書管理システムは、文字通り文書のみを管理します。
これに対し、ECMは文書はもちろん、動画や画像、音声データなども対象に含むのです。
単に文書のみを管理したいのであれば、もちろん文書管理システムでことは足りますが、データコンテンツも一元管理したいなら使うべきシステムが異なります。

違い2.外部システムとの連携範囲

ECMは非常に管理対象が広く、小規模になりやすい文書管理システムより規模が大きいため、外部システムと連携できるようになっているのが一般的です。
すでに社内で稼働しているシステムと連携する必要があり、ERPやCRMと連携できなければ導入が難しいとする場合も少なくありませんが、ECMなら問題なくクリアできます。

ECM(エンタープライズコンテンツマネジメント)ができる製品・システムについて

日本国内で高いシェアを持つECMには、マイクロソフト社のSharePoint Serverが挙げられます。
SharePoint Serverは、ビジネスの現場に欠かせない同社のofficeアプリケーションと連携する点が大きな利点でしょう。
次いで、IBM社のFileNetも高いシェアを誇りますが、近年ではグローバル市場で注目が高まっているOpenText社のOpenTextも国内で導入され始めています。
また、純国産ベンダーの代表的ECMには、どちらかというと文書管理システムに近いですが、日立製作所のuCosminexus DocumentBrokerがあります。
パナソニック社のCrossLeadは、文書/図面/画像/動画など多彩なデータをセキュアに統合管理可能なシステムで、ペーパレス化を実現し情報共有を行う優れた国産ECMと言えるでしょう。
日本産ECMは、日本の企業文化にきめ細かく対応している点が評価できます。

ECM(エンタープライズコンテンツマネジメント)の留意点

 

ECMにもさまざまありますが、導入にあたって留意すべきことをまとめておきましょう。
ECM導入は企業にとって大きなIT投資であり、戦略的、計画的に実施すべきものです。
今現在だけでなく将来の自社のニーズを見据えて決定する必要があります。

機能

投資に見合うだけの機能があるか、自社にとって価値があるかは当然ながら重要です。
ベンダーの選定も含め、ソリューションの構築や具体的な提供体制も確認しましょう。
また、既存のシステムがある場合には統合/連携が可能なことが絶対条件となります。

拡張性

組織の将来を考えたときに、拡張性は非常に重要なマターです。
投資する以上、当面のニーズを満たすのは当然のことながら、中長期的に見た場合にもニーズに応え得る余白が必要です。
継続的な投資回収が可能かも注目し、特に複数オフィスや海外拠点を持つ企業は留意してください。

実装の柔軟性

ベンダーの対応がフレキシブルである必要があります。
たとえば、実際に使用する機能に対してのみ費用が発生する、対象とする部門のみ実装するといったように、適材適所、必要なものだけを導入できるかどうかは留意してください。
不必要なソフトウェアスイートを購入することは妥当ではありません。

開発体制

ECMはオンプレミス型かクラウド型か展開オプションが用意されているのが一般的です。
ニーズに合わせてオプションを柔軟に切り替えることができる体制が整っており、ベンダーがどのような姿勢で製品開発を行っているかは重要なチェックポイントです。
特に、ユーザーからのフィードバックが反映される体制を整えているかには留意してください。

まとめ

ECM導入には、あらゆる社内コンテンツの統合管理、セキュリティやコンプライアンスの強化、ビッグデータ活用といった多くのメリットがあります。
あらゆる情報の検索性が向上し、企業内で情報共有が促進されれば自ずと生産性の向上も見込めるでしょう。
文書管理システムよりも柔軟に幅広く一元管理が可能なため、ナレッジを蓄積しグローバルなノウハウや技術の均一化が図れます。
情報スピードを上げることで、市場競争に勝ち抜く時代になりました。
BCP(事業継続計画)の一環として運用されるケースも世界的に増しているため、資産である自社コンテンツを守りながら事業継続性を向上させ、経営戦略に活かしてはいかがでしょうか。

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    執筆者  STRATE編集部

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