販売管理の流れと管理すべき業務について
販売管理で管理すべき業務は以下の通りです。
受注管理
受注管理は、得意先への提案から受注の締結まで幅広く管理します。
具体的には新規顧客に対する見積書の作成や、取引決定後の受注業務などが受注管理には含まれます。
取引先からの注文依頼を受けて、内容に基づいた受注伝票の作成も行います。
出荷管理
出荷管理は、得意先への商品発送から納品までを管理します。
売上計上は出荷か納品のタイミングで行うことが一般的となっています。取引先から希望納期を設定されることもありますので、その場合は遅延することなく出荷を行いましょう。
出荷作業は、営業担当者と出荷担当者が同一の場合を除き、営業担当が出荷指示書などを作成して出荷担当者に指示を出します。取引先から納期が指定されている場合は、希望納期に遅延があっては信頼関係の損失につながるため注意が必要です。
取引先への納品方法としては、一般的に配送業者にお願いして郵送してもらうケースが多く、商品を受け取ってもらったら受領書にサインをもらい、発送者側は配送業者からの連絡や追跡サービスなどを活用して納品の確認を行います。
請求管理
請求管理では、売上に対しての請求を行いますが、請求業務が適切に行われていないと、収益が確保できないため非常に重要な業務と位置付けられます。
売上代金の請求方法としては、取引の都度請求書を送るか、一ヶ月といった単位を決めて一定期間ごとに取引の売り上げ代金をまとめて請求する方法があります。
取引先によって、取引条件や請求の締め日が異なる場合があるので、請求書に詳細な内容を記載するのを忘れないようにしましょう。
得意先に対して請求書を送付し、得意先は受け取った請求書の内容に沿って入金を行いますが、支払い方法としては現金で支払う場合や銀行振り込み、手形などがあります。
得意先からの入金がされた後は、入金金額と売上金額とに差異がないかをチェックして、問題がなければ入金伝票を作成、仕訳を行います。
仕入れ管理
仕入れ管理は商品の販売を行うための仕入れを管理します。
仕入れ管理では、まず購買部門に対して発注依頼をし、購買部門が複数業者に対して見積もり依頼を出し、コストや納期が条件に合う仕入れ先を決定します。リピートで発注をしている仕入れ先がある場合は比較段階はスキップすることもあります。
仕入れ先が決定したら発注を行い、注文書を送付します。販売管理システムではまとめて発注を行うことも可能です。
発注した商品が届いた後は入荷処理や検収を行い、商品数や商品状態に問題があった場合は返品処理を行います。
その後、発注した商品に対する支払いをしますが、こちらも支払い方法として取引の都度行うか、一定期間ごとにまとめて請求されたものを支払う方法のどちらかが一般的です。
在庫管理
在庫管理は、必要な量の商品を必要な場所へ保管しておくことで、発注タイミングなど必要なときにいつでも出荷できるように管理する業務です。仕入れや売り上げにも直結する業務ですのでこちらも重要と言えます。
いつでもリアルタイムの在庫状況を把握し、在庫のズレをなくすためにも販売管理システムなどの在庫状況が簡単に把握できるシステムを導入しておくと良いでしょう。
複数の倉庫で在庫を抱えている場合は倉庫ごとや全体での出入庫管理も必要となります。
エクセルや紙の在庫管理表を用いる場合は、記入漏れや商品紛失などのミスが発生する恐れがあるため、定期的な棚卸でいつでも正確な在庫状況の把握ができるように心がけましょう。
