「ジョブディスクリプション」とは、簡単に説明すると、職務内容について細かく記載された文章のことです。
欧米諸国では、企業などで当たり前に作られているもので、近年日本でもジョブディスクリプションを作成する企業が増えています。
その背景として、成果主義や同一労働同一賃金の導入などがあり、注目が高まるようになりました。
しかし、まだ概要や理解が浸透されているわけではなく、どのようなものなのか、作り方などを知りたいという方もいると思います。
この記事では、ジョブディスクリプションを企業で導入する際のメリットやデメリット、作成方法などを中心にご紹介していきます。
ジョブディスクリプションとは
ジョブディスクリプションとは、担当する業務に関して職務内容を詳細に記載した文書のことです。
日本語では「職務記述書」と呼ばれており、業務で必要とされるスキルや成果などを職務ごとに明確化させます。
日本ではディスクリプションが一般的ではないため、職務内容があやふやになり、人事評価が曖昧になってしまうということがあります。休日出勤や残業などが当たり前になってしまい、ブラック企業問題の一因とも考えられています。
ジョブディスクリプションのメリット
つづいて、ジョブディスクリプションは企業にとってどのようなメリットがあるのかをご説明いたします。
人事評価での活用
ジョブディスクリプションでは、職務の内容、責任がどれだけあるかが記載されているため、人事評価を行ううえでの基準となりやすいです。
社員の成長やスキルの向上を促すことにも活用でき、上司がアドバイスしやすくなるといった、メリットがあります。
生産性、組織力の向上が期待できる
ジョブディスクリプションを導入することにより、社員1人1人の強みや磨くべきスキルが把握できるため、自律的に働く社員が増えるメリットがあります。そうした積み重ねで結果的に、企業の生産性や組織力の向上が期待できるのです。
採用活動での活用
ジョブディスクリプションで、職務内容を提示することにより、求人票にも役立てることができます。
採用時に、企業側と応募者側のミスマッチが起こりにくくなり、早期退職の抑制などの面でメリットが考えられます。
ジョブディスクリプションのデメリット
ディスクリプションを作成することで、人事評価や採用面でメリットが期待できることがわかりました。
一方で、デメリットもありますのでご紹介いたします。
ジョブディスクリプションに記載された職務しかない
ジョブディスクリプションに記載された職務でしか評価されないと判断する社員も多くいるかと思います。
そのような場合だと、評価に関わらない職務や協力的な姿勢を示さなくなり、職場が円滑に回らなくなるケースもあります。
ゼネラリストの育成が難しい
ジョブディスクリプションのメリットは、スペシャリストを育成しやすいという点があります。
その反面、特化したスキルしか持てず幅広い分野に精通したゼネラリストが育ちにくいといったデメリットがあります。
ジョブディスクリプションに記載すべき項目
企業によりジョブディスクリプションに記載する内容はさまざまです。評価や採用を行ううえで最低限必要な項目についてをここではご紹介いたします。
1.職場情報
勤務地や転勤の有無があるか、どのような雰囲気で仕事を行うかを記載します。
その他、社風や企業マインドなどを記載する企業もあり、応募者側にとっては大事な項目でもあります。
2.職務名称
職務の名称について記載する項目です。
肩書きやランクなど、具体的な役職名が主に記載されます。
3.職務の目的
職務の責任や役割などについてを記載します。
企業においてどのような役割があるのか、この職務ではどこまでの責任があるのかなどについてを明確にします。
4.職務に必要なスキルや資格
職務に必要なスキルや資格を記載し、応募者概要とのミスマッチが起こらないようにします。
資格は等級、経験は具体的な年数などを記載しましょう。
5.職務の内容と責任範囲
職務の具体的な内容や、責任の範囲について明確に記載します。
重要度や頻度の高い職務から順に記載し、業務が複数あるなどの場合は時間配分なども明記します。
また、記載された職務に関わる他の部署や、従属関係なども記載するとよいでしょう。
ジョブディスクリプションの作成方法
この項目では、ジョブディスクリプションの作成方法について解説していきます。
社員や応募者が混乱しないようわかりやすい内容を記載することが大切です。
1.職務について情報収集やヒアリングを行う
まずはじめに行うことは、現場の実態について情報収集やヒアリングです。
ジョブディスクリプションで大切なことは、現状と要望の相違がないことです。
社員へ直接話を聞いたり、アンケートなどを取ることで職務内容や能力などについて把握していきます。
2.集めた情報を精査する
収集した情報をもとに人事部や部門マネージャーが精査していきます。
それぞれの職務における具体的な業務内容を決定します。
業務内容の精査が終わったら、「重要度」「優先度」「頻度」の項目でまとめていきます。重要度や優先度の高いものが上にくるようにまとめておくことで、その業務に対する必要なものが明確になります。
3.精査したデータをもとに、ジョブディスクリプションの作成を行う
精査したデータをもとに、ジョブディスクリプションの作成をはじめていきます。
ジョブディスクリプションは、A4サイズ1枚程度に収まるのが理想的です。
作成後は、職務の責任者や専門家などに見てもらい、記載された内容が間違ってないかなどを確認してもらいましょう。
また、ジョブディスクリプションの内容に関しては、ビジネスでの環境変化に応じて変更することがあると明記しておきましょう。
ジョブディスクリプションを導入する際の注意点
ジョブディスクリプションを導入するにあたり、いくつか注意しなければならないこともあります。注意点を３つご紹介いたします。
1.定期的な見直しを怠らないこと
ジョブディスクリプションを作成したからといって終わりにするのではなく、運用して変化が生じるのであればその都度変更して行かなければなりません。
現場は常に変化していくものです。ジョブディスクリプションとの相違がないかを定期的にチェックしましょう。
2.現場との相違点がないこと
ジョブディスクリプションに記載された職務内容と実際に現場で働いたときの職務内容が違うのであれば、作成した意味がなくなってしまいます。
ジョブディスクリプションはそういったリスクを失くすためのものなので、しっかりと現場の声や状況を把握しておくことが大切です。
3.人事制度の見直しも図ること
ジョブディスクリプションを作成しただけでは生産性の向上は期待できません。
同時に人事制度の見直しを図らなければ、何も変わらないのです。
ジョブディスクリプションは公平な人事評価を行えます。人事側の主観に捉われずに評価できるといった点がメリットです。
まとめ
この記事では、ジョブディスクリプションの概要やメリット、デメリットについてを中心にご紹介いたしました。
コロナ禍もあり日本だけでなく世界的に働き方が変わってきています。
ジョブディスクリプションを導入することにより、年功序列制やプロパー社員の優遇などで、能力に合った給与が貰えていないという方の不満を解消することが可能です。
めまぐるしく変わる時代に取り残されないよう、周囲の状況をしっかりと把握し行動していくことが大切でしょう。
