顧客との連絡手段としてはもちろん、営業やマーケティングなど業種や業態に関わらず、幅広く利用されているメール。
毎日多くの時間を使っているメールだからこそ、ミスなく、効率良く作業したいと考えられる方が多いのではないでしょうか。
メールディーラーは、複数の問い合わせ窓口を一元管理して、対応状況を一目で把握することができるサービスとして注目されています。
チームでメール対応していると起こりがちな「見落とし」や「重複対応」などの課題を解決することができます。
本記事では、メールディーラーの特徴や料金、おすすめのポイントなどを紹介しますので、サービス選定の参考にしてください。
メールディーラーとは
メールディーラーとは、株式会社ラクスが提供しているメール管理システムです。
大量のメールを簡単に一元管理できるようになり、誤送信や重要なメールの見落としを防ぐことができるため、非常に多くの企業から導入されています。
「メールが多く、問い合わせを見落としてしまう」、「対応者が多く、誰がどの問い合わせに対応したかわからない」、「問い合わせ窓口が多く管理が煩雑化している」といった課題を持つ企業におすすめです。
メールディーラーの実績
メールディーラーは、カスタマーサポートやコールセンターを始めとして、多種多様な用途でこれまでに8,000社以上で導入されている実績があります。
さらに、メール処理市場において、15年連続売上シェアNo.1※を達成しています。
※出典：ITR「ITR Market View：メール／Web／SNSマーケティング市場2024」メール処理市場：ベンダー別売上金額推移およびシェア（2009～2023年度予測）
メールディーラーのおすすめポイント
属人化しているメール業務を解決
メール業務において起きがちなトラブルといえば、担当者以外はお客様とのやりとりの内容がわからないという属人化です。
メールディーラーでは、お客様との対応履歴等、すべての情報を共有することができるため、誰が見てもやりとりを把握することができます。
内容は時系列で表示されるため、簡単に必要な情報を確認することができ、電話での応対の場合も、内容を履歴としてメールで残すことが可能です。
スタッフ間でグループチャットを展開することができるため、アドバイスやフィードバックを文字として残すことができる点も優れています。
メールにコメントを付与することで、優先度をつけて送信忘れや対応忘れを未然に防ぐことも可能になります。
対応状況を可視化できる
メール業務で問題となるのが、誰がどのメールに対応しているのか可視化できずに対応状況が把握できなくなってしまうパターンです。
メールディーラーでは、問い合わせの状況に応じて「未対応」、「対応中」、「対応完了」のフォルダに自動で振り分けしてくれるため、メール管理が容易になり、対応状況を簡単に可視化することができます。
担当者の表示もされるため、誰がどのメールに対応しているかが一目でわかります。
また、別のスタッフが対応中のメールに返信しようとした場合には、警告表示がでるように設定できるため、同じメールに複数人が返信してしまう重複対応を防止することが可能になります。
MailDealerのより詳しい内容を知りたい方はこちら
問い合わせ窓口を一元管理
info@やsupport@などの共有メールアドレスを複数使い分けている場合や、利用しているツールが多いと、管理が煩雑化して対応漏れなどのミスが起きる原因となります。
メールディーラーでは、メールや電話だけでなく、チャットなどの問い合わせ窓口まで一元管理できるため、複数のツールを往復するストレスが解消されます。
セキュリティ対策が可能
メールディーラーを利用することで、社内でのメールに対するセキュリティを向上させることができます。
データのエクスポートやゴミ箱への移動など、ユーザーごとに約90種類もの機能制限が可能です。
また、アクセスログ機能があるため、誰がどのような操作をしたか確認できるようになり、不審な行動をするユーザーがいた場合は、すぐに確認できるようになります。
もちろんウィルス対策もされているため、外部からのサイバー攻撃にも安心です。
メールの誤送信を防ぎたいという場合は、送信確認画面にチェックボックスを表示させることや、ダブルチェックができるようなフローを設定することもできます。
添付ファイルの暗号化、URL化など添付ファイル関連のセキュリティ対策も充実しています。
メールディーラーの主要な機能
メールディーラーには、メール管理を効率化させる豊富な機能が搭載されています。主な機能としては、以下の通りです。
- ステータス共有
- 対応履歴
- 申請･承認
- コメント
- 電話対応メモ
- 顧客共有
- 集計レポート
- 社内Q&A
- 二重返信防止
- 振り分け設定
- 通知機能
上記以外にも豊富な機能が搭載されています。
メールディーラーの料金·価格
メールディーラーの料金は、以下の通りです。
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額費用：要問い合わせ
メールディーラーでは、事前に使用感や操作感を確かめたいという方に向けて、無料のトライアルを提供しているため、導入のハードルが低いサービスと言えます。
※価格情報は2023年12月時点のもの
メールディーラーの強み
メールディーラーの強みは、メール管理を効率化しながら人材育成もできる点にあります。
返信時間の集計レポートを作成することができるため、経験が浅いスタッフの対応状況を把握できるようになり、コメント機能で優先して対応すべきメールの指示をだすことも可能になります。
上長の承認がないとメール送信ができないように設定したり、メールの文面の添削をシステム上で実施したりすることもでき、効率的な人材育成につながります。
社内Q&Aを作成することができるため、よくある疑問点などは登録しておくことで逐一問い合わせをしなくても、自分で解決方法を確認できるようになります。
また、テンプレートを共有することができるため、先輩社員などがテンプレートを作成してあげれば、新人社員の業務効率化も簡単に実現することができます。
メールディーラーのサポート体制
メールディーラーでは、スムーズな導入から運用までを実現するために専任スタッフによる安心なサポートを提供しており、そのサポート満足度は95%、継続利用率は99%という確かな実績があります。
8,000社以上での導入実績があるため、幅広い業界・用途に対応可能な運用ノウハウを提供することが可能です。
メールディーラーであれば、永久無料で導入後も電話、メールのサポートを受けることができます。
また、メールディーラーのユーザー限定で、メールの書き方などをレクチャーするセミナーを開催しています。
メールディーラー導入までの流れ
メールディーラー導入までの流れは、以下の通りです。
- 資料請求･問い合わせ：資料請求や無料トライアル版の問い合わせなどには、原則1営業日以内に連絡
- ヒアリング･提案：クライアントの要望や課題をヒアリングし、最適なプランを提案
- 無料お試し：申し込みから1営業日以内に担当から連絡、トライアル環境とログイン情報の案内
- 申し込み：運用開始時に初期設定支援を実施、専任スタッフによるサポート
サポートサイトや使い方に関するセミナーなど、懇切丁寧なサポートを無償で受けることができるため、導入後の企業定着までを実現することができます。
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メールディーラーの導入事例·評判
レスポンスが格段に早くなりました
“以前使っていた管理システムは一般的なメールソフトの機能に対応していない部分が多かったのでストレスを抱えていました。メールディーラーを導入してからはレスポンススピードが格段に向上しましたね。対応漏れもなくなったことでサポートスタッフの帰宅時間も早くなりましたね。業務効率化と顧客満足度の向上が同時にできて助かっています。”(Hamee株式会社様)
土日の負担が軽減されました
“以前はメールソフトのBccを使って情報共有をしていたのですが手間と時間がかかり非効率だと感じていました。メールディーラーを導入してからは受信を待つ時間が解消され、外出先からでも業務ができるので土日の負担が軽減されましたね。常に新しいテンプレートを簡単に共有することができるようになったのも嬉しいです。”(株式会社オズ·インターナショナル様)
SNSでの評判·口コミ
メールディーラーというブラウザ上で動作する有料メーラーがありますが、このサービスの好きなところは、メール毎にラベルを付けたり、テンプレートを保存できたり、Q&A集を作れるところだったり。そしてそれらを全て社内で共有できるところです。複数人で問い合わせ対応をするなら必須サービスかと。
— DOM (@DOM_ORIGINAL_co) February 12, 2020
よくある質問
複数のメールアドレスを使用していますが、設定できる数に制限はありますか?
いいえ、ございません。複数のメールアドレスを設定することができます。
これまでのメールデータを移動することはできますか?
可能です。ただし、メールソフトによっては移行できない場合がございますので、詳細はお問い合わせください。
申し込んでからどれくらいで利用できますか?
お申し込みから2営業日程度でご利用を開始いただけます。
無料版から有料版へ自動的に移行することはありませんか?
申込書を頂かない限り、有料版へ移行することはございません。
メールディーラーの詳細について
メールディーラーについて、おすすめのポイントや導入事例などを紹介させていただきました。
扱うメールの数や流入経路が増えるほど、メール管理は煩雑化して対応漏れや対応遅れといったトラブルが起きる可能性は高まります。
メールディーラーであれば、直感的な操作で問い合わせを一元管理することができ、サポート体制にも定評があるため、導入から運用までをしっかりとサポートしてもらうことができます。
メールディーラーのサービス詳細については、ぜひ資料ダウンロードをお願いします。
