業務においてかかせないのがメールです。単純な業務連絡はもちろんのこと、取引先との重要な商談もメールで進行していくというケースもあります。ECサイトなどでは注文内容や決済報告をメールにて行うという場合もあります。そんな重要なメール業務において見落としや誤送信はゼロにしたいものです。
そこで今回はメール管理を効率化できるメールディーラーというサービスについてご紹介させていただきます。
メールディーラーとは
メールディーラーとは株式会社ラクスが提供しているメール管理システムです。大量のメールを簡単に一元管理することができるようになり、誤送信や重要なメールの見落としを防ぐことができるので非常に多くの企業から導入されており、ITR Market Viewのメール処理市場の分野において11年連続シェアNo. 1の実績を誇っています。継続率も99%と非常に高く、利用しやすいサービスであることが証明されています。
メールディーラーの機能·特徴
属人化しているメール業務を解決
メール業務において起きがちなトラブルといえば担当者以外やりとりがわからないという属人化です。
メールディーラーではお客様との対応履歴を残すことができるので誰が見てもやりとりを把握することが可能です。
内容は時系列で表示されるので簡単に必要な情報を確認することができます。電話での応対の場合も内容を履歴としてメールで残すことが可能です。
スタッフ間でグループチャットを展開することができるのでアドバイスやフィードバックを文字として残すことが可能です。メールにコメントを付与することで優先度をつけて送信忘れや対応忘れを未然に防ぐことも可能になります。
セキュリティ対策が可能
メールディーラーを利用することで社内でのメールに対するセキュリティを向上させることができます。
具体的には自社PC内ではなくクラウド上にメールデータを保存することで社内の誰でも個人情報を閲覧、取り出すことができる環境を改善することが可能になります。
また、アクセスログ機能があるので、誰がどのような操作をしたか確認できるようになるので不審な行動をする従業員がいた場合はすぐに確認できるようになります。もちろんウィルス対策もされているので外部からのサイバー攻撃にも安心です。
メールの誤送信を防ぎたいという場合は、送信確認画面にチェックボックスを表示させることやダブルチェックができるようなフローを設定することができるので安心です。
添付ファイルを自動で暗号化することもできるのでヒューマンエラーを減らすことが可能になります。
対応状況を可視化できる
メール業務で問題となるのが誰がどのメールに対応しているのか可視化できずに対応状況が把握できなくなってしまうパターンです。
メールディーラーでは問い合わせの状況に応じて「未対応」「対応中」「完了」のステータスを自動的に管理してくれるので対応状況を簡単に可視化することができます。担当者の表示もされるので誰がどのメールに対応しているかが一目でわかります。
また、別のスタッフが対応中のメールに返信しようとした場合には警告表示がでるように設定できるので同じメールに複数人が返信してしまう重複対応を防止することが可能になります。
メールディーラーの料金·価格
メールディーラーの料金体系は公式サイトより問い合わせをすることで価格表を請求することができます。
2020年7月現在/詳細は公式サイトを確認
メールディーラーの強み
メールディーラーの強みはメール管理を効率化しながら人材育成もできる点にあります。
返信時間の集計レポートを作成することができるので経験が浅いスタッフなどを把握できるようになり、コメント機能で優先して対応すべきメールの指示をだすことも可能になります。
上長の承認がないと送信ができないように設定することもできるのでキチンとメールの文面を確認することができるようになります。
社内Q&Aを作成することができるのでよくある疑問点などは登録しておくことでいちいち問い合わせをしなくても自分で解決方法を確認できるようになります。
また、テンプレートを共有することができるので先輩社員などがテンプレートを作成してあげれば新人社員の業務効率化も簡単に実現することができます。
利用企業からの評判·口コミ
レスポンスが格段に早くなりました
“以前使っていた管理システムは一般的なメールソフトの機能に対応していない部分が多かったのでストレスを抱えていました。メールディーラーを導入してからはレスポンススピードが格段に向上しましたね。対応漏れもなくなったことでサポートスタッフの帰宅時間も早くなりましたね。業務効率化と顧客満足度の向上が同時にできて助かっています。”(Hamee株式会社様)
土日の負担が軽減されました
“以前はメールソフトのBccを使って情報共有をしていたのですが手間と時間がかかり非効率だと感じていました。メールディーラーを導入してからは受信を待つ時間が解消され、外出先からでも業務ができるので土日の負担が軽減されましたね。常に新しいテンプレートを簡単に共有することができるようになったのも嬉しいです。”(株式会社オズ·インターナショナル様)
SNSでの評判·口コミ
https://twitter.com/SENNINbuppan/status/1245574857032491010
メールディーラーというブラウザ上で動作する有料メーラーがありますが、このサービスの好きなところは、メール毎にラベルを付けたり、テンプレートを保存できたり、Q&A集を作れるところだったり。そしてそれらを全て社内で共有できるところです。複数人で問い合わせ対応をするなら必須サービスかと。
— DOM (@DOM_ORIGINAL_co) February 12, 2020
類似サービスとの比較
メールディーラーとの類似サービスとしてはメールワイズやZendesk Supportなどが挙げられます。これらのサービスを料金面や機能面で比較すると以下の通りです。
| サービス名 | 料金（月額） | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
| メールディーラー | 要問い合わせ | 要問い合わせ | あり | ·情報共有が簡単にできる ·ヒューマンエラーの防止が可能 |
| メールワイズ | ·スタンダード/500円/1ユーザー ·プレミアム/1,500円/1ユーザー | 0円 | あり | ·低価格から導入可能 ·手厚いサポート体制 |
| Zendesk Support | ·Essential/5ドル ·Team/19ドル ·Professional/49ドル ·Enterprise/99ドル ·Elite/199ドル | 0円 | あり | ·問い合わせフォームの作成も可能 ·多言語対応な管理画面 |
料金面の比較としてはメールワイズが1ユーザー500円(最低2ユーザーから利用可能)と安価に利用することができるのでおすすめです。機能面の比較としてはメールディーラーがそのシェア率も含めて非常に使いやすく、管理だけでなくナレッジ共有を通して人材育成もできるという点からおすすめです。
メールディーラーで顧客満足度の向上を
今回はメール管理システムのメールディーラーをご紹介させていただきました。メールディーラーのような管理システムを利用することでメール管理を効率化できるだけでなく、スタッフの育成にも役立てることができるのでぜひ積極的にシステム導入を検討してみてください。
メール管理システムの導入にあたっては費用はもちろんですが、自社のメール業務における課題を明確にし、どんな機能があればそれを解決できるのかを把握しておくことが重要です。トライアルを提供しているサービスも多いのでメール管理システムがどんなものかを体感しておくこともおすすめします。
画像·データ出典:メールディーラー公式サイト