「メールを管理するのが大変、、」
「対応漏れが目立つようになってきた、、」
本記事は、メール管理について解説をしています。
管理方法や、考えられるトラブルを知りメール管理方法について考えましょう。
メール管理の方法
まずは、メールを管理する方法について解説をします。
メーラーの管理機能を使う
メーラーで、受信トレイを設定することで管理に利用することができます。
例えば、「未対応」「対応」「保留」というトレイを作成することで一目で対応状況が分かります。
エクセルやスプレッドシートを使う
エクセルやスプレッドシートでは、受けたメールごとに対応することができます。
色付けやチェックボックスという工夫をすることで、対応漏れのリスクを下げることができます。
またチーム単位で、共有利用がしやすいという利点があります。
ただし、返信作業に加えて書き込む作業が発生するため手間は増えてしまいます。
メール管理システムを導入する
メール管理のシステムを導入することで、メールの管理が簡単になり、対応漏れや二重対応等のリスクを減らすことができます。
おすすめのメール管理アプリ
メール管理で起こりうる問題
メール管理では、以下のような問題が起こる可能性があります。
対応漏れや対応重複が発生する
受信メールが多すぎると、どうしても埋もれてしまい需要かつ対応が必須の案件を見落とす可能性があります。
また、誰も対応していないと思っていても実は完了済みであったという重複が発生する場合があります。
同じ案件でも、期間が空いたり件名が変わることで対応者が変わったり遅れたりする可能性があります。
これらは、顧客の不満に繋がり会社の信頼を下げてしまうことになりかねません。
参照したいメールを探す時間がかかる
メールがしっかりと管理できていないと、過去対応した案件について探すのに時間がかかってしまいます。
それに準じて、対応にも時間がかかってしまいますのでクレームに繋がります。
対応が属人化しやすい
ノウハウが、共有されていないことで担当者によって対応に差が出てしまいます。
また属人化することで、担当者が不在のさいには対応が分からないということもあります。
メール管理におすすめなシステム
メールの管理におすすめできるシステムを3つ紹介します。
おすすめ①楽楽自動応対
楽楽自動応対は、高い人気を誇るメール共有管理ソフトの一つです。
チーム全員の対応状況を可視化し、返信漏れや二重対応を防止するシステムです。
累計の導入社数が8,000社以上で、「メール共有管理システム売上シェア」では14年連続のNo1という実績があります。
メール業務の効率化やミスの防止など約50種類もの便利な機能が備わっています。
おすすめ②Gmail
Gmailは、Googleアカウントと紐づいたメールサービスのことです。
Googleのアカウントさえあれば無料で利用することができます。
ただし、有料版を利用することで独自ドメインを設定できたり組織でメールを管理しやすいというメリットがあります。
また、グループアドレスや共有トレイの機能を活用してチームでメール管理を行うことも容易です。
おすすめ③Outlook
Outlookは、Microsoft製のPCで利用できる無料のメーラーのことです。
有料版もあり、独自ドメインの設定や容量の大きさ、セキュリティにおいて無料版より優れています。
共有メールボックスという機能を利用することで1つのアドレスに届いたメールをチームで分担対応できる機能があります。
メールの管理方法にはシステム導入がおすすめ
メールの管理方法には、メーラーで管理・エクセルやスプレッドシートで管理・メール管理システムで管理といった方法があります。
メール管理を怠っていると、対応漏れや時間がかかるなどクレームに繋がるようなトラブルに直結します。
GmailやOutlookでは、無料でのメール管理ができるためまず始めたいという場合におすすめできます。
ただし、受信メールが増えるほど対応が煩雑になりミスが考えられるためシステム導入することを検討しましょう。
