仕事ができるビジネスマンが使う、おすすめのメール管理アプリ7選

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プライベートでもビジネスでもメールはもはや欠かせないものになっています。

そんなメールをより便利に、効率的に利用するために多くの企業からリリースされているのがメール管理アプリです

メール管理アプリは多種多様で、それぞれ機能や特徴が異なります。本記事ではメール管理アプリのメリットや、具体的におすすめのものを紹介していきます。

日々のメール管理をより効率的にこなすためには?

フォルダ管理

メール管理の基本は大本の受信トレイを空にすることです。

そして、それを行うための手段として有効なのが受信トレイを各フォルダに効率的に分けることです。

分け方は色々ありますが、今回は「未対応」「対応済」「保留」の3つに分ける場合のポイントを説明していきます。

まず前提として、大本の受信トレイのうち、すぐに回答できるメールの返信は直ちに行いましょう。

その上ですぐには回答できないorする必要のないメールや、今後自分がなんらかのアクションを起こさなければならないメールを未対応フォルダにて管理しましょう。

そして、メール対応含めて対応が完了次第メールを未対応フォルダから対応済フォルダに移します。

そうすることで、自分がやらなければならない案件を整理することができます。

最後に保留ですが、こちらには返信する必要がないor返信待ちのメール等、未対応·対応済に当てはまらないメールを格納します。

ただし、極力保留には入れないようにしましょう。あまり保留メールが増えすぎると、はっきりしないあいまいなものが多く、業務が完結しないという状況を招きかねません。

メールの対応時間を決める

日々、メール以外でも様々な業務があります。

そんな業務を行いながらメールをたびたび確認すると、毎回行っていた業務を中断する事になります。

人の脳はある程度の時間までは一つの事に集中した方がはかどるものです。

仕事の種類にもよるとは思いますが、あらかじめメールに対応する時間を決めておき、日々の計画の中に落とし込むと、時間を有効に使える場合も多いです。

メール管理アプリを使用する

ここまではテクニック的な話をしてきましたが、システマチックに効率化する方法が次から詳しく紹介するメール管理アプリです。最近のものは感覚的に使用できるものも多いので、ぜひ参考にしてみてください。

メール管理アプリを使うメリット

用途によってアカウントを分けられる

同じメールツールを使っていても、ひとつのアカウントしかないと、メールを仕事とプライベートで分けられないのが不便です。

メール管理アプリを活用すれば、複数のアカウントを持つことができます。例えば、仕事用や家族用、友人用など様々なアカウントを使い分けられるのが便利です。

引継ぎがしやすい

携帯電話の引継ぎは結構面倒くさいものです。

特にメールについては機種変更によって今までのデータが消えてしまったりすると不便に感じるものです。メール管理アプリではアカウントを引き継げば、すぐに過去のメールも復元することが出来ます。

パソコンとの連携

iPhoneAndroid、PCと連携できるものもあります。特に仕事で使う場合、添付ファイルなどを会社のPCでも確認できたりするので、使い方によってはとても効率的です。

仕事ができるビジネスマンが使う、おすすめメール管理アプリ【iPhone編】

Gmail

まずおすすめなのがメールアプリの定番、「Gmail」です。

なんといっても複数のアカウントに対応しているところが特徴的でしょう。Gmailアドレスはもとより、「Yahoo!メール」など他のアドレスも設定できるため、汎用性が抜群です。

また、初心者でも使いやすいところもおすすめと言えます。つくりはシンプルで分かりやすく、そして自動振り分けや検索な便利な機能も備わっています。

それにより、迷惑メール対策ができたり、必要なメールをすぐに探せたりすることができます。

溜まりがちなSNSのメールも分類してくれるので、知り合いからのメールを見落とすリスクも減ります。迷っている方はまずは「Gmail」から試してみるとよいでしょう。

画像·データ出典:Gmail公式サイト

myMail

汎用性とセキュリティの両方を満たしてくれるアプリといえば「myMail」です。

GmailYahoo!メール、楽天メール等の有名どころから、企業のEメールサーバーまであらゆるメールアカウントを一括管理することができます。

また、4桁のPINロックを設定できるので、セキュリティ面も他のアプリよりも優れています。さらにiPhoneの場合はtouchIDも使用できます。

メールアプリはセキュリティ面が心配という方は是非検討してみてください。

また、アカウント登録を一旦すれば、ワンタップで切り替えができ、さらにそれぞれで通知のONOFFを設定できるのも人気の点です。

Spark

Spark」は仕事効率化のメールアプリとして人気があります。

その理由としてまず挙げられるのは、チャットルームを使ったやり取りが可能という点です。

メールは通常一斉送信はできても、その後のやり取りを全員ですることは難しいですが、チャットルームを開設し、複数人でやり取りすることができます。

また、リアルタイムエディタ機能により、複数人でメールを共同で作ることが出来たり、送信時間を予約することが出来たりとビジネスマンにとってかゆいところに手が届いている機能が多くあります。

カスタマイズ次第で自分好みの設定にもできるので、こだわりがある人にとってもより使いやすくなるアプリです。

画像·データ出典:Spark公式サイト

仕事ができるビジネスマンが使う、おすすめメール管理アプリ【android編】

Yahoo!メール

Yahoo!メール」はandroid端末での使用がしやすいように設計されていますが、特に読みやすさとカスタマイズという点が他のアプリよりも優れています。

まず読みやすさですが、アプリによっては文字が小さく、「これはなんて書いているのかわからない」といった状況や、スマホを近づけたり遠ざけたりしながらなんとか見ようとする事があります。

Yahoo!メールでは表示がシンプル化されており、また文字サイズを見やすいものに調節することができ、ズームインの機能もある為、快適にメール文を読むことができます。

続いてカスタマイズですが、キティちゃんやムーミンといった人気のキャラクターの「きせかえ」を設定できる機能は他のアプリにはないものとなっています。

この2つの特徴的な機能があるので、メールを見やすく使いたい方やそういったキャラクター使用のメールアプリを使いたい方におすすめといえます。

画像·データ出典:Yahoo!メール公式サイト

TypeApp

TypeApp」はセキュリティ面を気にする方やメールアカウントを大量に持つ方におすすめできるアプリです。

仕事でメールを使う場合、メールのデータが万一外部に流出したりしたら大変でしょう。

TypeAppではメールデータは全て暗号化して送受信されるため、機密を含む内容の送受信でも安心です。

また、複数のメールアカウントを持っている場合は設定するのが大変というアプリもありますが、TypeAppは簡単に行え、またPCメールのみならずキャリアメールもまとめて設定できます。

画像·データ出典:TypeApp公式サイト

Newton Mail

Newton Mail」は複数のメールアカウントのメールを同じ画面に表示することが出来ます。

色々なアカウントを使い分けている場合、ログインを何回もするのが面倒ということもあるかと思いますが、そういう煩わしさから解放されます。

画像·データ出典:Newton Mail公式サイト

仕事ができるビジネスマンが使う、おすすめメール管理アプリ【PC編】

Outlook(アウトルック)

Outlook」はビジネスマンに特におすすめできるアプリです。

メール機能だけではなくスケジュール管理やアドレス帳など、ビジネスで多用するツールを一元管理することができます。

入力方法も簡単で感覚的に行うことが出来、またスケジュールの共有も関係者で行うことが可能です。

そうすることで、「相手は今あいているかな?」「電話をしても大丈夫かな?」などと余計な心配をすることもなくなります。

パソコンの方が画面上見やすい為パソコンでの使用がおすすめですが、もちろんスマホでも便利です。

具体的には、通常WordExcelというOfficeファイルをスマホで使用する際には開いたり閉じたりと面倒なことが多いですが、Outlookでは各アプリで直接ファイルを編集し、そしてそのファイルをそのままメールに添付することができます。

毎日忙しいビジネスマンの業務を効率化してくれるので、働き方を変えようとしている方には是非一度試してみてもらいたいアプリです。

画像·データ出典:Outlook公式サイト

メール管理アプリを活用して業務効率化を目指そう

いかがだったでしょうか?ひとえにメールアプリといっても様々なものがあり、最初は迷うことも多いかもしれません。

どのアプリも一長一短があるので、自分が欲しい機能があり、使いやすいアプリを是非探してみてください。

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    執筆者  STRATE編集部

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