プライベートでもビジネスでもメールはもはや欠かせないものになっています。
そんなメールをより便利に、効率的に利用するために多くの企業からリリースされているのがメール管理アプリです。
メール管理アプリは多種多様で、それぞれ機能や特徴が異なります。本記事ではメール管理アプリのメリットや、具体的におすすめのものを紹介していきます。
日々のメール管理をより効率的にこなすためには?
フォルダ管理
メール管理の基本は大本の受信トレイを空にすることです。
そして、それを行うための手段として有効なのが受信トレイを各フォルダに効率的に分けることです。
分け方は色々ありますが、今回は「未対応」「対応済」「保留」の3つに分ける場合のポイントを説明していきます。
まず前提として、大本の受信トレイのうち、すぐに回答できるメールの返信は直ちに行いましょう。
その上ですぐには回答できないorする必要のないメールや、今後自分がなんらかのアクションを起こさなければならないメールを未対応フォルダにて管理しましょう。
そして、メール対応含めて対応が完了次第メールを未対応フォルダから対応済フォルダに移します。
そうすることで、自分がやらなければならない案件を整理することができます。
最後に保留ですが、こちらには返信する必要がないor返信待ちのメール等、未対応·対応済に当てはまらないメールを格納します。
ただし、極力保留には入れないようにしましょう。あまり保留メールが増えすぎると、はっきりしないあいまいなものが多く、業務が完結しないという状況を招きかねません。
メールの対応時間を決める
日々、メール以外でも様々な業務があります。
そんな業務を行いながらメールをたびたび確認すると、毎回行っていた業務を中断する事になります。
人の脳はある程度の時間までは一つの事に集中した方がはかどるものです。
仕事の種類にもよるとは思いますが、あらかじめメールに対応する時間を決めておき、日々の計画の中に落とし込むと、時間を有効に使える場合も多いです。
メール管理アプリを使用する
ここまではテクニック的な話をしてきましたが、システマチックに効率化する方法が次から詳しく紹介するメール管理アプリです。最近のものは感覚的に使用できるものも多いので、ぜひ参考にしてみてください。
メール管理アプリを使うメリット
用途によってアカウントを分けられる
同じメールツールを使っていても、ひとつのアカウントしかないと、メールを仕事とプライベートで分けられないのが不便です。
メール管理アプリを活用すれば、複数のアカウントを持つことができます。例えば、仕事用や家族用、友人用など様々なアカウントを使い分けられるのが便利です。
引継ぎがしやすい
携帯電話の引継ぎは結構面倒くさいものです。
特にメールについては機種変更によって今までのデータが消えてしまったりすると不便に感じるものです。メール管理アプリではアカウントを引き継げば、すぐに過去のメールも復元することが出来ます。
パソコンとの連携
iPhoneやAndroid、PCと連携できるものもあります。特に仕事で使う場合、添付ファイルなどを会社のPCでも確認できたりするので、使い方によってはとても効率的です。
仕事ができるビジネスマンが使う、おすすめメール管理アプリ【iPhone編】
Gmail
まずおすすめなのがメールアプリの定番、「Gmail」です。
なんといっても複数のアカウントに対応しているところが特徴的でしょう。Gmailアドレスはもとより、「Yahoo!メール」など他のアドレスも設定できるため、汎用性が抜群です。
また、初心者でも使いやすいところもおすすめと言えます。つくりはシンプルで分かりやすく、そして自動振り分けや検索な便利な機能も備わっています。
それにより、迷惑メール対策ができたり、必要なメールをすぐに探せたりすることができます。
溜まりがちなSNSのメールも分類してくれるので、知り合いからのメールを見落とすリスクも減ります。迷っている方はまずは「Gmail」から試してみるとよいでしょう。
myMail
汎用性とセキュリティの両方を満たしてくれるアプリといえば「myMail」です。
Gmail、Yahoo!メール、楽天メール等の有名どころから、企業のEメールサーバーまであらゆるメールアカウントを一括管理することができます。
また、4桁のPINロックを設定できるので、セキュリティ面も他のアプリよりも優れています。さらにiPhoneの場合はtouchIDも使用できます。
メールアプリはセキュリティ面が心配という方は是非検討してみてください。
また、アカウント登録を一旦すれば、ワンタップで切り替えができ、さらにそれぞれで通知のONとOFFを設定できるのも人気の点です。
Spark
「Spark」は仕事効率化のメールアプリとして人気があります。
その理由としてまず挙げられるのは、チャットルームを使ったやり取りが可能という点です。
メールは通常一斉送信はできても、その後のやり取りを全員ですることは難しいですが、チャットルームを開設し、複数人でやり取りすることができます。
また、リアルタイムエディタ機能により、複数人でメールを共同で作ることが出来たり、送信時間を予約することが出来たりとビジネスマンにとってかゆいところに手が届いている機能が多くあります。
カスタマイズ次第で自分好みの設定にもできるので、こだわりがある人にとってもより使いやすくなるアプリです。
Mail.ru
Mail.ruは、GmailやYahoo!メールといった主要なメールサービスに対応したメール管理サービスです。
直感的な操作でアカウントを切り替えることが可能なため、使いやすいメール管理サービスを探している方にもおすすめとなっています。
スマートフォンのメモリにメールを保存する機能が搭載されており、オフライン環境でもメールのチェックが可能なため、外出先でのメール確認を効率化します。
また、迷惑メール対策機能も搭載されているため、セキュリティ面も安心です。
MailTime Pro
MailTimeは、メールのやり取りをテキストメッセージのように素早く簡単に行うことができるアプリです。
Eメールをメッセージに変換・表示することで、不要なメタデータが排除できるメリットがあります。
吹き出しチャット形式といった独自の機能が人気の秘訣です。
仕事ができるビジネスマンが使う、おすすめメール管理アプリ【android編】
Yahoo!メール
「Yahoo!メール」はandroid端末での使用がしやすいように設計されていますが、特に読みやすさとカスタマイズという点が他のアプリよりも優れています。
まず読みやすさですが、アプリによっては文字が小さく、「これはなんて書いているのかわからない」といった状況や、スマホを近づけたり遠ざけたりしながらなんとか見ようとする事があります。
Yahoo!メールでは表示がシンプル化されており、また文字サイズを見やすいものに調節することができ、ズームインの機能もある為、快適にメール文を読むことができます。
続いてカスタマイズですが、キティちゃんやムーミンといった人気のキャラクターの「きせかえ」を設定できる機能は他のアプリにはないものとなっています。
この2つの特徴的な機能があるので、メールを見やすく使いたい方やそういったキャラクター使用のメールアプリを使いたい方におすすめといえます。
TypeApp
「TypeApp」はセキュリティ面を気にする方やメールアカウントを大量に持つ方におすすめできるアプリです。
仕事でメールを使う場合、メールのデータが万一外部に流出したりしたら大変でしょう。
TypeAppではメールデータは全て暗号化して送受信されるため、機密を含む内容の送受信でも安心です。
また、複数のメールアカウントを持っている場合は設定するのが大変というアプリもありますが、TypeAppは簡単に行え、またPCメールのみならずキャリアメールもまとめて設定できます。
Newton Mail
「Newton Mail」は複数のメールアカウントのメールを同じ画面に表示することが出来ます。
色々なアカウントを使い分けている場合、ログインを何回もするのが面倒ということもあるかと思いますが、そういう煩わしさから解放されます。
Yandex Mail
Yandex Mailは、Gmail・Yahoo!メール・iCloudメールなどに対応したメール管理アプリです。
新規アカウントを手軽に作成できるため、複数アカウントの管理をしたいという方におすすめとなっています。
オフライン環境でもメールの確認が可能で、オンライン時に作成しておいたメールを自動で送信することができます。
カレンダー機能、ToDoリスト機能を搭載しており、メール確認からタスク管理、スケジュール管理までが1つのアプリで完結できる点が優れています。
仕事ができるビジネスマンが使う、おすすめメール管理アプリ【PC編】
Outlook(アウトルック)
「Outlook」はビジネスマンに特におすすめできるアプリです。
メール機能だけではなくスケジュール管理やアドレス帳など、ビジネスで多用するツールを一元管理することができます。
入力方法も簡単で感覚的に行うことが出来、またスケジュールの共有も関係者で行うことが可能です。
そうすることで、「相手は今あいているかな?」「電話をしても大丈夫かな?」などと余計な心配をすることもなくなります。
パソコンの方が画面上見やすい為パソコンでの使用がおすすめですが、もちろんスマホでも便利です。
具体的には、通常WordやExcelというOfficeファイルをスマホで使用する際には開いたり閉じたりと面倒なことが多いですが、Outlookでは各アプリで直接ファイルを編集し、そしてそのファイルをそのままメールに添付することができます。
毎日忙しいビジネスマンの業務を効率化してくれるので、働き方を変えようとしている方には是非一度試してみてもらいたいアプリです。
nPOP
nPOPは、USB メモリー等に入れて持ち運ぶことが可能な、軽量のポータブルメールソフトです。
メールサーバー上のメールを一度に閲覧でき、読みたいメールをその都度、受信できる方式が採られています。
SSLに対応しており、メール受信はPOP/APOP、メール送信はSMTP/SMTP認証/POP before SMTP に対応しています。
複数アカウントを管理することもできます。
おすすめのメール管理システム
MailDealer(メールディーラー)
特徴
メールディーラーとは、株式会社ラクスが運営しているメール管理システムです。
大量のメールを手軽に一元管理でき、誤送信やメールの見落としを防ぐことができます。
顧客との対応履歴をはじめ、すべての情報を共有することができるため、メール業務における属人化を防止して業務効率化を実現します。
スタッフごとの問い合わせ対応状況をステータスによって可視化することができるため、対応しているのかどうかわからない、二重に対応してしまったというトラブルも防止できます。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：要問い合わせ
- 無料お試し：あり
※価格情報は2023年12月時点のもの
D.M様
業界：IT業/会社規模：31人～50人
複数人での管理に必要不可欠なツール
担当者が複数人に渡っても対応が重複しないので、確認に時間を取られずに助かります。
また、サポート体制が丁寧です。
詳しくはこちら
yaritori(ヤリトリ)
特徴
yaritoriとは、Onebox株式会社が提供しているメールサービスです。
複数人でのメール共有に優れており、ステータス管理が可能なので、対応状況を一目で可視化することができます。
UIがシンプルでわかりやすく、直感的に操作することができるため、初めてメールサービスを利用するという方でも安心です。
二重対応を防止するための機能やメンション機能などが搭載されているため、円滑なコミュニケーションを実現します。
料金
- 初期費用：30,000円
- 月額料金：1,980円〜/ユーザー
- 無料お試し：14日間無料
※価格情報は2023年3月時点のもの
問いマネ
特徴
問いマネとは、クロスセル株式会社が運営するネットショップ向けのASPメールソフトです。
ネット経由でメールを共有し、複数人でメール管理する場合に起こりがちな属人化やミスをなくすことができます。
1つの画面を複数人でログインして共有することができるため、情報共有が効率化されます。
メールボックスは用途に合わせて柔軟に追加できるため、急な問い合わせがあった際にも迅速にメールを検索することができるシステムです。
料金
- 初期費用：10,000円
- 月額料金：2,840円〜
- 無料お試し：デモあり
※価格情報は2022年9月時点のもの
ムームーメール
特徴
ムームーメールは、ドメイン作成サービスで、GMOペパボ株式会社が運営しています。
30GBの容量で手軽にドメインの作成ができ、メールアドレスは無制限に作成可能です。
Webメールとしてもスマホからでも利用できるメールアドレスを作成できるため、非常に利便性の高いサービスといえます。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 年間料金：1,320円
- 無料お試し：要問い合わせ
※価格情報は2022年9月時点のもの
Zoho Mail(ゾーホー・メール)
特徴
Zoho Mailは強固なセキュリティと利便性の高い機能が搭載されているメールサービスです。
PC以外にスマホ専用のアプリも提供されており、外出先からでも手軽にメール業務を行うことができます。
データセンターの稼働率は99.9%と非常に高く、データの保存時や転送中も暗号化が行われるため、安全なやりとりができ不正なアクセスを防止するための認証プロセスが実施されています。
料金
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額料金：120円/ユーザー
- 無料お試し：無料プランあり
※価格情報は2022年9月時点のもの
Re:lation(リレーション)
特徴
Re:lationとは株式会社インゲージが運営している問い合わせ管理サービスです。
複数の流入経路からの問い合わせを一元管理することができ、2,000社以上で導入されている実績があります。
メール管理において発生しがちな属人化を解消するための機能が搭載されており、ステータスによってメールの対応状況が一目で把握することができます。
複数人が同時に利用している場合でも対応中のメッセージには対応中のアイコンがでるため二重返信してしまうことがありません。
料金
- 初期費用：15,000円
- 月額料金：12,800円〜
- 無料お試し：20日間無料
※価格情報は2022年9月時点のもの
メール管理アプリに関して動画で詳しく解説
メール管理アプリを活用して業務効率化を目指そう
いかがだったでしょうか?ひとえにメールアプリといっても様々なものがあり、最初は迷うことも多いかもしれません。
どのアプリも一長一短があるので、自分が欲しい機能があり、使いやすいアプリを是非探してみてください。
30代～50代の経営者の40%が自社の従業員のメール対応の内容や送受信履歴を管理していると回答 メール管理システムを利用して管理しているのは23%【メール管理に関するアンケート】
調査概要
対象者:全国の30歳〜59歳の男女/経営者・役員
サンプル数:300人
居住地:宮城県,東京都,愛知県,大阪府,福岡県
調査方法:ネットリサーチ
アンケート実施日:2022年11月18日
調査メディア: STRATE[ストラテ]：https://strate.biz/
【質問：自社の従業員のメール対応の内容や送受信履歴を管理していますか？】
質問に対しての回答選択肢は以下
1.管理していない
2.cc,bcc機能を使って管理している
3.メール管理システムを利用して管理している
30代～50代の男女を対象とした「自社の従業員のメール対応の内容や送受信履歴を管理していますか？」というアンケートで最も多かった回答は「管理していない」で60%でした。
次いで多かったのが「メール管理システムを利用して管理している」と回答した方で23%、「cc,bcc機能を使って管理している」と回答した方は17%で、全体の4割の方が自社の従業員のメール対応の内容や送受信履歴を管理しており、2割以上の方がメール管理システムを利用して管理していることが分かりました。
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