転勤などで引越しをしなくてはならないとき、家賃の面や入居までの期間のことを考えると社宅があると大変便利です。ですが、社宅の管理も簡単ではありません。
そこでおすすめなのが社宅代行です。社宅代行について紹介します。
社宅代行とは
社宅管理を外部に委託できる
社宅代行とは、社宅の管理業務を他の業者に外部委託することです。管理業務には、物件の確保・契約・解約・入退去管理などがあります。全国に支社があり、たくさんの従業員がいる企業は転勤がつきもので、転勤する社員のために社宅がある企業も多いです。社宅の管理を外部委託することで、担当の部署の負担軽減に繋がります。
注目されている理由
現在、本来企業内で行う業務をアウトソーシングする企業が増えています。アウトソーシングすることで従業員に余裕が生まれ、更なる効率アップが期待できるからです。1990年代中頃からアウトソーシングの流れが強まり、その中で社宅代行も生まれたのです。
社宅管理業務を行うのは総務部や人事部であることがほとんどですが、普段の業務と並行して社宅管理の業務まで行うのはかなりの負担です。そこで社宅代行を利用して社宅管理をすることで負担が軽くなり、より業務の効率化が期待できます。
おすすめの類似社宅代行サービス
類似サービス： LIXILリアルティの社宅代行サービス
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LIXILリアルティの社宅代行サービスとは、株式会社 LIXILリアルティが運営している社宅代行サービスです。 企業のニーズから生まれたサービスであるため、従来の不動産業界から派生したサービスとは違い、企業側の立場にたったサービス提供を実現しています。
コスト削減が可能
社宅業務のアウトソーシングには、委託費用が発生するものの、さまざまな効果が期待できます。 例えば、月々の支払先がLIXILリアルティへ一本化されることで振込手数料が大幅に削減できますし、社宅解約精算時の原状回復費用も適正化を図ることができます。
業務削減を実現
LIXILリアルティの社宅代行サービスでは、社宅業務を丸ごとアウトソーシングして一元管理してもらうことができ、自社で家主や、管理会社、不動産会社にコンタクトを取る手間を省くことが可能です。 社宅業務をアウトソーシングすることで業務時間に空きができ、企業側は本来のコア業務に注力する時間を増やすことができます。
豊富な物件情報を提供
LIXILリアルティの社宅代行サービスでは、全国に提携不動産ネットワークを構築しており、エリア内の複数会社から豊富な物件情報を提供することが可能です。
類似サービス： タイセイ・ハウジー〈ANSWER〉
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タイセイ・ハウジー〈ANSWER〉とは、株式会社タイセイ・ハウジーが運営している社宅代行サービスです。 1995年に日本で最初に外部委託として社宅管理の代行業務を開始した経歴があり、長年の運営実績によって、信頼性の高いサービスを提供しています。 人事・福利厚生などのコンサルティングから社宅管理のアウトソーシング、マネジメントといった不動産の総合力で幅広いニーズに対応することができ、懇切丁寧なサポートを提供しているため、初めて社宅管理サービスを利用するといった方にもおすすめです。
幅広い業務をアウトソーシングできる
社宅管理業務は、「新規契約」や「更新契約」、「解約精算」とカテゴリーごとに様々な業務が発生します。 業務の中には、習熟度や専門的な知識を求められるケースも多いため、属人化やコア業務の圧迫につながることもあります。 タイセイ・ハウジー〈ANSWER〉では、幅広い社宅管理業務をアウトソーシングすることができ、なんと90％ほどの業務項目を削減できるため、空いた時間をコア業務に充てることが可能となります。
窓口の一本化を実現
これまでは、物件探し、契約手続き、解約精算、賃料支払いなど、それぞれ窓口が異なり、煩雑化が起きていた状態がタイセイ・ハウジー〈ANSWER〉を導入することによって一本化することが可能です。 問合せ窓口と支払先が一本化されるため、対応窓口がバラバラであったことによって煩雑化していたやりとりを効率化、スリム化することが可能となります。
満足度の高い物件探しができる
タイセイ・ハウジー〈ANSWER〉では、全国41事業所の直営店にいる専任担当者が、社宅決定まで責任を持って対応してくれるため、満足度の高い物件を提供してもらうことができます。 物件資料の紹介は、タイセイ・ハウジー〈ANSWER〉が提携している2,200社以上の優良賃貸不動産会社から受けているため、導入企業の社員からの様々なニーズにも柔軟に対応することが可能です。
類似サービス： teNta Ace
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| 初期費用 | 0円 | 最低導入期間 | 要問い合わせ |
teNta Aceとは、株式会社NTT ExCパートナーが提供している社宅管理代行サービスです。 NTT ExCパートナーでは長年のNTTグループ各社の社宅の管理・代行を通じて培ったノウハウを活かし、安心安全で品質の高い社宅の提供を行っています。
お客様目線でのサービス提供
teNta Aceは、特定の不動産事業者や物件オーナーにとらわれず、100%お客様の目線に立った社宅の手配・管理を行うことができます。 物件の手配時には、エリア等お客様に合った指定仲介会社を選定し、「対応力」と「豊富な情報量」のある物件紹介を行っています。
NTTグループだからこその高い品質
社宅管理にともなう個人情報の管理（セキュリティ対策）についても、teNta Aceでは、徹底した個人情報管理や社内教育を行っているため、安心して委託をすることができます。
転貸方式による大幅な稼働削減
eNta Aceは「転貸方式」での社宅管理を採用しているため、他の「事務代行方式」等に比べて、幅広い課題の解消をサポートすることができます。 物件の契約手続きや、賃料支払い、更新・解約手続き等の「事務業務」に加え、契約条件の交渉や、有事の対応、マイナンバー業務等の「借主業務」もまるっとアウトソースが可能な為、より大幅な稼働削減が実現します。
社宅代行サービス利用の流れや仕組み
依頼したい業務の明確化
社宅代行を依頼する前に、どんな業務を依頼したいのかを明確にしておきましょう。必要のない業務を依頼してもその料金は無駄になってしまいます。明確にしてから見積もりを依頼することでより適したサービスを提案してもらえ、無駄な費用を抑えられます。
見積もり
社宅代行会社に見積もりを依頼します。見積もりが出たら、社宅管理の業務の料金体系や手数料などが明確になっているかどうかを確認しましょう。毎月のランニングコストはもちろんですが、初期費用がどれくらいかかるのかも確認できるとベストです。
代行会社の選定
いくつかの社宅代行会社から見積もりをもらったら、その情報をもとに代行会社を選びましょう。決定したら問い合わせをして、いよいよ契約です。
物件選び・契約
契約が完了したら、社宅代行会社から社宅の候補物件を紹介してもらいます。物件の契約などの手続きは社宅代行会社が行うため、実際にやることは希望の物件を選ぶことだけです。その後、契約など全ての手続きが完了したら、従業員が入居できるようになります。
社宅代行サービスに依頼できる業務
物件の手配
借り上げ社宅の場合は企業が提示している条件から入居者が自分で物件を探さなくてはなりません。社宅代行サービスを利用すれば、物件探しはもちろんですが、申請まで代行することも可能です。
入退去の手続き
新しく入居する場合は、社宅の規定と入居する従業員の希望に合う物件を申し込んだり、契約書内容の精査・交渉を行ったり、入居者へ鍵を受け渡したり入居の案内も行います。退去するときは解約申し込みの受付をしたり、解約通知を家主に送ったり、敷金などの清算や回収業務などを行います。
更新手続き
更新の契約を行うときには。更新条件の精査、更新料・手数料の立替、契約書関連の書類作成など更新スケジュールの管理・更新と実行をします。
家賃等の支払い手続き
社宅だからこそ複雑な家賃などの支払い手続きも行ってくれます。給与控除にする場合も代行してもらえるため、金銭に関する業務を減らせます。
各種帳票の作成
社宅を管理することになると、税務署に提出する資料を作らなくてはなりません。社宅管理の代行でも資料の作成を行っています。正確な資料ができるのはもちろんですが、自社で作る必要がなくなるので効率がよくなります。
その他
他にも、入居者の入れ替え、退去時の手続き、リフォームの手配や補修の手配など、社宅を管理する上で必要な色々な業務を代行してくれます。
社宅代行の魅力を知り、導入に役立てよう
便利な社宅ですが、管理はとても大変です。社宅代行はその業務を代行してくれるため、本来の業務に集中することができます。社宅の管理を大変に感じているなら、導入の検討をしてはいかがでしょうか。
