普段仕事をしていると、様々なデータを管理する必要がでてきます。
会社内部の情報や顧客管理などは膨大な量となり、必要な時に必要な情報を取り出せるかが普段の業務効率をあげる上で重要になります。
また、情報を管理するだけではなく、分類したり並べ替えたりすることでデータ分析をおこない、今後に活かす必要があります。
このようなデータの管理や分析を効率よくできるのが「db:データベース」です。
今回はデータベースの仕組みや種類、作成の流れなどを分かりやすく解説していきます。
dbとは?
「db」とは「データベース」のことで文字通りデータの集合体を指します。
ただデータを溜め込むだけのものではなく、活用しやすいような状態で蓄積をしていきます。
IT技術などが必要で難しいイメージを持つ方もいますが、普段から誰もが使用しているエクセルや、カテゴリごとに分けられている記録や文章も「データベース」の一種です。
また、電子機器が出てくる前まで当たり前のように使われていた紙の辞書や電話帳なども大量の情報を扱いやすいように整理されているデータベースと言えます。
dbの仕組みと選び方
次にデータベースの仕組みや選び方について解説していきます。
dbの仕組み
データベースではDBMSというソフトウエアが使用されており、データの追加や更新など各種データの管理が自動でできます。
また、データの検索以外にも並べ替えや絞り込みなどができます。
dbの選び方
データベースの選び方としては、使用目的に合わせることが大切です。
例えば生産管理や人事管理にはリレーショナル型が向いており、ドキュメント管理をおこなう場合などはシンプルな組み合わせが特徴のNoSQLが向いています。
また、データベースは多くの種類があることから、なるべく無料版から試してみて基本機能などの使い勝手や実際に使用する予定の業務に対応できるかを試してみるといいでしょう。
dbを利用するメリットとデメリット
データベースは様々なところで利用されていますが、いくつかのメリット・デメリットがあります。
「db」の利用メリット1・自動で分析したり関連付けができる
データベースの種類にもよりますが、例えば顧客データを例にすると、会員カードやPOSレジスターを使用することで購入品の内容や来店日などを自動で関連付けできます。
購入履歴などから商品の売れ筋などを分析することも可能です。
また、これらの膨大なデータが整理できて欲しいものをすぐに見れるのもメリットと言えます。
「db」の利用メリット2・同時アクセスや編集が可能
データベースは個々の同時アクセスが可能であり、修正作業などの処理も細かく管理できます。
データの表示形式も設計可能であり、顧客ごとの詳細な情報をプリントしたりもできます。
「db」の利用デメリット・上手に活用する必要がある
データベースには多くの種類があり、利用目的にあったものを選択し上手に使いこなす必要があります。
ただ、使用した方がいいからと導入しても入力作業など関連業務が増えてしまい、余計なコストが逆にかかってしまう恐れがあります。
dbの種類について
データベースと関連しているワードに「DBMS」があります。
DBMSとはデータベースの管理ソフトのことであり、情報をどのように取り扱い、取り出すのかを管理できます。
そんなDBMSには4つの種類があります。
dbの種類1・NoSQL
NoSQLとは、SOLという言語を使用しないデータベースで、比較的単純な構造であることが特徴です。
厳密にこれがNoSQLというものはなく、RDBではないものがNoSQLとなります。
追加処理やデータ処理が多い場合や将来的に拡張が見込まれるような場合に向いています。
dbの種類2・階層型
階層型では、データの親子関係を保持した状態での管理を行います。
データ入力時に親子に関するルートを設定しておくことで、検索スピードが早くなります。
一方で子のデータは親データごとに登録する必要があり、重複登録の手間がかかったりするのがデメリットです。
dbの種類3・ネットワーク型
ネットワーク型は階層型と似ているのですが、複数の親データと子データを直接結び付けられるので重複データを持つことがありません。
そのため階層型に比べ効率よくデータ管理ができるのですが、データが複雑な構造になりやすく管理が難しくなります。
dbの種類2・リレーショナル型
リレーショナル型はデータが表形式で管理され、複数の表を関連付けることで複雑なデータを構成できます。
柔軟なデータの取り扱いに向いている一方でプログラムが複雑になると処理速度が遅くなってしまう難点があります。
業務内容と目的に応じたdbでデータ管理を簡潔にしよう!
今回はデータベースについて解説してきました。
一見難しいように思われがちですが、業務内容に応じたものを選ぶことで作業効率が向上し、データ分析ができるため、とても便利なツールと言えます。
初めてで分からないという方も、まずは無料版で試してみてはいかがでしょうか。