オンラインマニュアルには多くのメリットがあり、取り入れる企業は増えています。
利便性が高いオンラインマニュアルですが、デメリットもあるので注意が必要です
この記事では、オンラインマニュアルのメリットとデメリットをまとめました。
オンラインマニュアルの基礎知識や、導入している業界の例とあわせて紹介します。
おすすめの類似動画・オンラインマニュアル作成ツール
類似サービス： Chiebo
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| 月額費用 | 要問い合わせ | 無料お試し | あり |
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Chieboとは、株式会社マナビーが運営しているマニュアル作成の自動化ソフトです。 マニュアル作成の経験がない人でも、簡単操作でマニュアル作成を自動化することができるため、ITツールの扱いに不慣れな方にもおすすめとなっています。
簡単操作でマニュアルを自動作成
Chieboでのマニュアル作成は、非常に簡単です。 実際にPC画面上でマニュアル化したい作業をするだけで、様々な業種・業界で必要となるマニュアルを手軽に作成できます。 誰でも手軽にマニュアルを自動作成できるようになるため、初めてマニュアル作成を行う場合にもおすすめのサービスです。
編集も簡単
マニュアル化のために記録した操作画面は、パワーポイントのように表示されます。 専門的な知識がなくても、表示されたスライドをみながら、豊富な機能で視覚的に編集することが可能です。
動画編集も可能
雑な工程を含む作業をマニュアル化するには、視覚的に情報を共有できる動画マニュアルがおすすめです。 Chieboでは、撮影した動画を簡単に編集することができます。 特別な知識・技術がなくても、画面上で操作を行うだけで、動画マニュアルの作成が実現でき、作成したマニュアルは、様々なフォーマットで出力することが可能です。
類似サービス： VideoStep
(4.5)
| 月額費用 | 59,800円〜 | 無料お試し | 2週間 |
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| 初期費用 | 30万円 | 最短導入期間 | 要問い合わせ |
VideoStepとは、株式会社VideoStepが運営している動画マニュアルの作成・蓄積・閲覧管理を一元管理し、動画教育によるDXを推進するクラウドサービスです。 パワーポイントのような感覚で、操作手順動画や現場マニュアルなどを作成・編集することができ、それらの作成した動画マニュアルを一元管理して視聴履歴を確認することで、人材教育の効果を高めることができます。
パワポ感覚の手軽な操作で動画を作成
VideoStepの魅力は、なんといっても簡単操作で動画マニュアルの作成・編集ができる点です。 操作手順マニュアルや現場で利用する業務動画マニュアルまで、パワーポイントを操作するような直感的な感覚で操作して動画を作成することができるため、動画作成の経験がない方でも動画の作成・更新ができるようになります。
AIを活用し、音声と字幕を自動で外国語対応
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タブレットからオフラインでも動画を閲覧
VideoStepには、スマートフォン向けのアプリがあり、iOS・Androidから場所を選ばず動画を閲覧することができます。 リンクやQRコードから簡単に動画を確認でき、ネットワーク環境がない外出先や工場でもオフライン再生機能があるため、幅広い活用が可能です。
オンラインマニュアルとは
まずはオンラインマニュアルの基礎知識と、活用が進む背景について解説します。
電子版の説明書やマニュアル
オンラインマニュアルは電子化された説明書やマニュアルです。
PCやスマートフォン、タブレットといった端末で閲覧します。
WebサイトやPDFファイルが一般的ですが、動画を取り入れているケースも多いです。
活用が進む背景
オンラインマニュアルの活用が進む背景には、スマートフォンなど端末の普及があげられます。
より手軽に電子化されたマニュアルを閲覧できるようになったことが、主な理由です。
さらにデジタル技術の浸透を目指すDXの推進により書類の電子化が進んだことも、背景にあると考えられます。
オンラインマニュアルのメリット
企業でオンラインマニュアルを導入するメリットを、まとめました。
マニュアルを探す手間がなくなる
オンラインマニュアルでは、キーワードを入力すれば検索ができます。
マニュアルの種類やページ数が多くても、必要な情報をすぐに見つけられるのがメリットです。
マニュアルを探す手間がなくなることで、業務の効率化につながるでしょう。
紙のマニュアル保管場所が不要になる
オンラインマニュアルなら保管スペースが不要です。
保存するための棚や、整理のためのファイルも必要ありません。
スペースを有効に活用でき、整理にかかる手間がなくなるのがメリットです。
情報共有が簡単になる
オンラインマニュアルは複数の端末で簡単に共有できます。
さらにスマートフォンを活用すれば、時間や場所をとわずに閲覧が可能です。
テレワークなどさまざまな働き方に対応できます。
コスト削減
オンラインマニュアルなら、紙代や印刷代、廃棄などに費用がかかりません。
更新や修正が簡単にできるため、新しく作成する必要がないのもメリットです。
印刷や部数確認、保管などにかかる、人的なコストも減らせるでしょう。
オンラインマニュアルのデメリット
オンラインマニュアルを導入するデメリットを解説します。
端末や閲覧環境の用意が必要
オンラインマニュアルの閲覧には、PCやスマートフォンなどの端末が必要です。
WEBサイトなどでオンラインマニュアルを作成した場合、閲覧にはインターネット環境が求められるでしょう。
私的な端末を使用するなら、情報漏えいなどセキュリティのリスクもあります。
電子化に時間やコストがかかる
紙のマニュアルからオンラインマニュアルに切り替える場合、時間と手間がかかります。
スキャンやテキストの入力で少しずつ電子化する必要があり、従業員の負担が増えてしまうでしょう。
マニュアル作成会社に委託する方法もありますが、コストがかかるので注意が必要です。
オンラインマニュアルが活用されている業界の例
オンラインマニュアルが活用されている業界の例をまとめました。
①コールセンター業界
入れ替わりが激しいコールセンター業界に、オンラインマニュアルを導入した実例です。
わかりやすいオンラインマニュアルを用意すれば、不明なことがあったときすぐに検索できます。
自分で調べて対応できることが多くなり、研修にかける手間や期間を削減できました。
②電気機器業界
オンラインマニュアルの動画で、機器の操作手順を解説。
実際の作業が映像でチェックでき、より多くの情報を伝えられるようになりました。
技能の習得や、安全な作業方法の確認に役立っている実例です。
オンラインマニュアルのメリットを把握しよう
簡単に検索ができる、情報共有が簡単など、オンラインマニュアルにはさまざまなメリットがあります。
一方で端末・閲覧環境の用意が必要だったり、電子化に時間やコストがかかったりといったデメリットもあるので、あわせてチェックしておきましょう。
メリットとデメリット、活用されている業界の例を確認したうえで、オンラインマニュアルの導入を検討してください。
