シフト管理についてよくある疑問

A.
シフト管理は、従業員の効率的なシフト調整や勤怠管理をするために欠かせないものです。

的確なシフト管理により、従業員の出勤や休暇の適切な管理や業務効率化が実現できます。

また、シフト管理は労働法や労働契約に基づく適切な労働環境を確保するためにも重要です。

A.
【シフトの調整】
シフト管理では、従業員の要望やニーズを調整し、公平なシフトを作成する必要があります。

異なるスキルや勤務条件および希望に対応しながら、業務の円滑な遂行と従業員の満足度を保つことが課題です。

【急なスケジュール変更や代替要員の管理】
予期せぬ事情によるスケジュールの変更や欠員の代替要員確保も、シフト管理の課題です。

急な休暇や病気などに対応しながら適切な人員配置を維持するためには、迅速かつ柔軟な対応が求められます。

【煩雑な人件費計算】
人件費計算にはいくつかの課題があります。

たとえば、手作業による計算ミスや、シフト変更などにより計算が複雑化するなど、正確性を保つことが難しくなります。

働いた分の給料が正しく支払われないと従業員の離職につながる可能性があるため、人件費は正しく計算しなくてはなりません。

しかし、手作業で正確に人件費の計算をするのは限界があります。

A.
【シフトの自動作成】
従業員がそれぞれシステムにアクセスしてシフトの要望を入力し、それを元にシフトを公平に自動作成ができるようになります。

【シフトの一元管理ができる】
システム上でシフト作成・調整・変更などを管理できるようになるので、急なシフト変更にも対応可能です。

【勤務時間を自動的に計算】
シフト管理システムを利用すると、従業員それぞれの勤務時間を自動的に集計します。

そのため、複雑なシフトでも正しい勤怠管理ができるようになり、人件費も正確に支払われるようになります。

A.
【勤務シフト作成お助けマン】
勤務シフト作成お助けマンは、効率的で柔軟なシフトスケジュール作成ができるツールです。

飲食店などの複雑な勤務体制でも、条件を指定することで自動的にシフトの作成が可能です。

初期費用無料、月額利用料金も¥16,500〜とリーズナブルなうえに2ヶ月の無料トライアルもあります。

気になる方は、まずは無料トライアルから試してみてはいかがでしょうか。

【幹部の右腕】
「幹部の右腕」は、タグジャパン株式会社が提供するシフト管理システムです。

豊富な経営知識と実務経験を持つ専門家が、企業のニーズに合わせたカスタマイズされたコンサルティングを提供します。

幹部の右腕は、組織の効率化・成長戦略の策定・人材育成など、さまざまな経営課題に幅広く対応できるのも特徴の1つです。

【らくしふ】
らくしふは、シフトの回収や共有をLINEで行えるシフト管理システムです。

シフトは自動で転写されるため、シフト表作成の手間を軽減できます。

人件費や業務内容をふまえたシフト調整ができ、最適な配置を実現できるでしょう。

【JobSuite PARTTIME】
JobSuite PARTTIMEでは、業種や事業規模にあわせて設定を変更できます。

さまざまなユーザー制限や、業務プロセスに対応できるのがメリットです。

万全なセキュリティも特徴で、シフト管理システムを利用する従業員の個人情報をしっかりと守ります。

【Airシフト】
タイムカードや勤怠管理、概算人件費シミュレーションを備えた多機能なシフト管理システムです。

シフト転記により手軽にシフト表を作成でき、さらにチャットを使って従業員とのやり取りもできます。

アルバイト採用機能があるため、シフトが埋まらないときの募集に役立つでしょう。

A.
【手軽にシフト管理ができる】
オフラインでシフト管理を行う最大のメリットは、その手軽さにあります。

Excelなどの表計算ソフトは、他の業務でも使用しているため、新たなシステムを導入する必要がありません。

【シフト管理に手間や時間がかかってしまう】
オフラインで行うシフト管理を行うと、手軽にシフト管理ができる分シフト調整や従業員の希望休の集計などに手間や時間を取られてしまいます。

一人の従業員に負担がかからないように、バランスのいいシフトを作成するのは、手作業では難しいのではないでしょうか。

そのため、従業員からシフトに対して不満が出るケースも見られます。

A.
【シフトを一元管理できる】
オンラインのシフト管理を利用すると、シフトを一元管理できるようになります。

Excelを利用したシフト管理では、従業員1人ひとりに希望休を聞き、それぞれの能力を考慮して手作業でシフトを作成しなければなりません。

また、過去のシフトを見たいときも検索に手間がかかります。

オンラインでシフト管理を行うと、これらの管理がすべて1つのシステムでできるので、効率良いシフト管理が可能です。

【時間や場所を問わずアクセス可能】
オンラインのシフト管理システムを利用すると、ネット環境が整っていれば時間や場所を問わずにアクセスができるようになります。

従業員は、希望休の提出やシフト確認をオンライン上でできるようになり、管理者も時間にとらわれずにシステムを利用できます。

A.
【複雑な勤務体系に対応可能】
シフト管理システムは、複雑な勤務体系に対応可能です。

シフトは、従業員の能力や希望休、現在必要な人員の状況などを考慮したうえで作成しなければなりません。

オンラインのシフト管理システムは、事前に従業員が登録した希望休などのデータを元にして、複雑な勤務体系でも職場に適したシフト作成ができるのです。

【コスト削減ができる】
オンラインのシフト管理システムを利用すると、コスト削減もできるようになります。

オンラインのシフト管理システムに蓄積されたデータから閑散期と繁忙期を予測し、それぞれの時期に適した人材を配置できるからです。

その結果、閑散期に従業員が暇を持て余したり、繁忙期に人材が不足したりする可能性が低くなります。

A.
オンラインシフト管理システムを選ぶときには、次のようなポイントを意識するといいでしょう。

・システムが自社の勤務体系に適しているか
・細かいシフト設定が可能か
・給与計算システムなどの他のシステムと連携可能か
・コストは予算に適しているか
・コミュニケーションツール（LINEなど）と連携しているか

コストばかり気にしてシステムが自社に適していないものを選んでしまうと、結局システムが無駄になり他のものを選び直す結果になってしまいます。

オンラインシフト管理システムを導入する際は、複数比較して、総合的に自社に適したものを選びましょう。

A.
代表的なシフト管理法を一覧にまとめましたので、参考にしてください。

A.
シフト管理システムで効率化できることは次のとおりです。

・自動シフト作成
・リアルタイムな情報共有
・従業員の要望などを自動管理
・労働法規制への適合
・データ分析とレポート作成予測分析に基づくシフト作成

今まで手作業で行っていたこれらの業務をシフト管理システムで自動化することで、時間と手間の削減が期待できます。

シフト管理に費やしていた人員を他の業務に充てられるため、企業全体の業務改善にもつながります。

手作業でシフト管理している方は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

A.
シフト管理を行ううえで重要なポイントは次のとおりです。

・従業員に早めに希望休などの要望を提出してもらう
・労働法規制の遵守する
・公平なシフトを作成する
・欠員などのイレギュラーに迅速に対応する
・従業員と良好なコミュニケーションを取る

このようなことに注意してシフト管理を行うことで、業務がストップする・従業員のモチベーションが下がるなどの事態を防止可能です。

A.
【シフト申請】
従業員はPCやスマートフォンを使って、希望のシフトを提出できます。

【シフトの作成・調整】
日時や人数、スキルなど条件を設定するだけで自動でシフトを作成。

日別や週別、月別というように、期間別に作成することも可能です。

【シフト共有】
作成したシフト表を、ツールやアプリなどで従業員と共有できます。

【給与計算システムとの連携】
一部のシフト管理システムは、給与計算システムと連携が可能。

シフトの勤怠データを連携することで、給与の自動計算ができるのがメリットです。