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シフト管理システムとは？
飲食店やアパレルショップなどシフト制度を採用している企業にとっては、シフト作成や勤怠管理などのシフト管理は重要かつ負担の大きい業務です。
人手不足からシフトが埋まらないことや、効率的にシフトを組まないと無駄な人件費が発生してしまったり、日によって人手が足りなくなってしまい業務の生産性を落とすことになりかねません。
複数店舗での展開をするような企業の場合、本部としてもシフト管理を行うことで各店舗での人の過不足状況や人件費がどれくらいかかっているのかを把握することができるのでシフト管理は適正に行いたいと考えることでしょう。
シフト表を作成する場合、人件費と照らし合わせて予算を超えない範囲で適切な人員を配置する必要があります。シフト管理の担当者は毎月、変動的なシフト希望に頭を悩ませています。
そんなシフト管理者の負担を大きく軽減してくれるのがシフト管理システムです。シフト入力の効率化やシフト表を簡単に作成することができるようになることでシフト管理の担当者の負担を軽減してくれます。
今回はそんなシフト管理システムについて、おすすめのシフト管理システムの紹介と共に導入のメリットや比較時のポイントなどをご紹介させていただきます。
おすすめのシフト管理システム7選
| サービス名 | 料金(月額) | 初期費用 | お試し利用 | 特徴 |
| jinjer勤怠 | 300円〜/1ユーザー | 0円 | 無料トライアルあり | ･勤怠管理も可能 ･マルチデバイスに対応 |
| ジョブカン | 200円〜/1ユーザー | 0円 | 無料プランあり | ･システム場でシフト集計が可能 ･総合的な従業員の管理が可能に |
| KING OF TIME | 300円/1ユーザー | 0円 | 30日間無料 | ･複数の打刻手段を一括管理 ･低コストで運用可能 |
| Sync Up | ･ストア:5,000円 | 0円 | 無料体験あり | ･簡単操作でシフト申請が可能 ･OB/OG活用機能を搭載 |
| SHIFTEE | ･LIGHT版/200円〜/1ユーザー ･FULL版/400円〜/1ユーザー | 0円 | 無料トライアルあり | ･複数店舗のシフト管理が可能 ･個別カスタマイズも可能 |
| 幹部の右腕 | 要問い合わせ | 要問い合わせ | お試し版あり | ･大人数での利用に最適化 ･シフトを完全自動化できる |
| アールシフト | 300円〜/1ユーザー | 500,000円 | なし | ･月間/日別でシフトを自動作成 ･直感的操作が可能 |
jinjer勤怠
jinjer勤怠の特徴
jinjer勤怠はシフト管理はもちろん勤怠管理など総合的に人事業務をサポートしてくれるシステムです。
従業員からのシフト希望の申請を1クリックで収集することができ、スマホで休暇申請･残業申請･承認が簡単に行えます。月単位だけでなく日単位でも細かくシフトを作成することができ、シフトパターンも複数作成できることで変則的なシフトにも対応することが可能です。
jinjer勤怠の機能
日別･月別でのシフト作成やシフトの募集、収集もシステム上で行うことができます。
特定の人に対してシフト提出を求めるのもシステム上ででき、申請する側はスマホやPCから簡単に希望シフトを送ることができます。jinjer勤怠を利用することでシフトの希望状況を可視化することができるので過不足がすぐに確認できるようになります。
予実の管理も可能になるので実際に働いた時間とシフト上との差異を確認することで適切な勤務時間の管理を可能とするのです。
jinjer勤怠の料金
- 初期費用/0円〜
- 月額費用/300円〜/1ユーザー
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:jinjer勤怠公式サイト
ジョブカン勤怠管理
ジョブカンの特徴
ジョブカンは、クラウド型の勤怠管理システムです。
複雑な勤務形態でも自動で勤務時間を管理することができ、シフト管理に関する機能も豊富に搭載しています。シフト管理以外にも勤怠管理や打刻に関する機能を有しているため総合的に従業員管理が可能になります。
初期費用がかからずユーザーあたりの月額料金も非常に安価なのでシフト管理だけではなく人材の総合管理を目的として既に50,000社以上が導入しています。
ジョブカンの機能
直感的な操作でシフト管理をすることが可能です。
作成したシフトはシステム上で公開することができるので従業員それぞれが自分のスマートフォンなどで手軽にシフトを確認することができます。
スマホや携帯電話、PCから簡単にシフト申請をすることができ、通話ツールアプリのLINEを使うことで直近7日間までのシフトを確認することができます。スタッフ間でシフトを共有することが可能なので人手が足りない部分をスタッフが自発的に調整することができます。その他にも予算や予実の管理も可能です。
ジョブカンの料金
- 初期費用/0円
- 月額費用/200円〜/1ユーザー
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:ジョブカン公式サイト
KING OF TIME(キングオブタイム)
KING OF TIMEの特徴
KING OF TIMEは低価格から利用できる勤怠管理システムです。
昨今の様々な勤務形態に対応できるように幅広いスケジュールを管理することができます。時間ごとやスケジュールごとの人数、スケジュールパターンの回数などを確認することができます。
シフトの申請や確認は手持ちのPCやスマートフォンから簡単に行うことができるので担当者はシフト表を印刷する手間を省略することができます。
KING OF TIMEの機能
所属、雇用区分ごとにスケジュールのパターンを何パターンでも作成することができます。あらかじめ設定しておいたスケジュールパターンを各従業員に当てはめるだけで簡単にスケジュールを登録することができる機能も搭載されています。
予実の管理や個人ごとの時間給や交通費といった単価を設定することが可能です。単価設定を行うことで人件費の概算を管理することもできます。
KING OF TIMEの料金
- 初期費用/0円
- 月額費用/300円〜/1ユーザー
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:KING OF TIME公式サイト
Sync Up(シンクアップ)
Sync Upの特徴
Sync Upはシフトの収集･作成からヘルプ調整までを簡単に進めることができるシフト管理システムです。
スマートフォンやPCから簡単にシフトの収集と作成、調整ができます。
複数店舗でシフト管理をする場合でも人が足りないシフトをエリアで共有することができるので簡単にヘルプを募集することができます。効率的に適正なシフト管理ができるので店舗運営の工数を削減でき、スタッフの稼働向上と定着率の向上を見込めます。
Sync Upの機能
従業員のシフト希望は自動でシフト表へ反映される機能があるので管理者は転記をする必要がありません。
シフト申請はスマートフォンから簡単に提出することができ、シフト提出の期間を設定することも可能です。シフト管理者は提出されたシフトを管理画面から時間調整や必要な分だけ削れば簡単にシフトを確定することができます。
ヘルプの募集依頼も従業員へ一斉に通知を送り共有することができるのでシフト調整の依頼を個別で打診する必要がなくなりシフト管理の効率化が可能になります。
Sync Upの料金
- 初期費用/0円
- ストア/月額6,000円/〜50ユーザー
- エリア/月額8,000円/〜100ユーザー
- エンタープライズ/月額16,000円/無制限
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:Sync Up公式サイト
SHIFTEE(シフティ)
SHIFTEEの特徴
SHIFTEEはクラウド型のシフト管理システムです。
アルバイトやパートが多い企業でも複雑なシフト表に簡単に対応することができるので多くの企業に利用されています。シフト希望も確認も手持ちのスマートフォンで簡単にできるので従業員にとっても嬉しいサービスです。
複数店舗を運営している場合でも全店舗のシフトをシステム上で管理することが可能なのでリアルタイムにシフト状況を確認することができます。
SHIFTEEの機能
スマートフォン上から簡単にシフトの申請が可能で、シフトが確定するとお知らせ通知がくるので確認忘れを事前に防ぐことができます。
1日ごとのタイムラインを表示してシフトを作成することができるラインシフト作成機能があるので時間帯ごとの人員配置や細かい作業指定をすることが可能になります。
もちろん月間でのシフト作成も可能です。シフトの希望はスマホ経由で簡単にでき、集めたシフトは自動的にシフト作成画面に反映されるので管理者はシフトをまとめる手間を削減できます。その他にもシフト表のエクセル出力やスキル登録、人件費計算や働きすぎを防止する機能などが搭載されています。
SHIFTEEの料金
- 初期費用/0円
- LIGHT版/月額200円〜/1ユーザー
- FULL版/月額400円〜/1ユーザー
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:SHIFTEE公式サイト
幹部の右腕
幹部の右腕の特徴
幹部の右腕は人員配置のムダ･ムラ･ムリが解消できるシフト管理システムです。
フレキシブルな働き方にも対応したシフトを作成することができ、多くの従業員を抱える企業でも従業員によってシフトが偏るような不公平感がないように人材配置をすることが可能です。
幹部の右腕の機能
複雑なシフトも自動で作成することが可能で立地やサービスレベル、規模に合わせた必要な人員数を計算することもできます。
シフトの組み合わせ条件も設定できるので新人とベテランをうまく組み合わせて円滑にシフトを回していくことができます。予実管理やタスク分担表を作成することも可能です。
幹部の右腕の料金
- 初期費用/要問い合わせ
- 月額費用/要問い合わせ
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:幹部の右腕公式サイト
アールシフト(R-Shift)
アールシフトの特徴
アールシフトは多機能で業務の効率化ができるシフト管理システムです。
直感的操作が可能で見やすい管理画面なのでシフト管理システムを使ったことがないという方でもシフト管理を効率化することが可能です。オプション機能も豊富で勤怠データを連携させたりPOSデータの連携などが可能になります。
アールシフトの機能
世界最高速の数理最適化エンジンによって月間シフトを自動で作成することが可能です。
スタッフのシフト希望を自動で反映してくれるので複雑な勤務形態にも柔軟に対応することができます。シフト集計の結果を素早く反映し月間勤務の内訳を作成することができるので従業員ごとの勤務状況を可視化することができます。
日別シフトでも同様のことができるので効率的にシフト管理を行うことが可能です。オプションを利用することで欠員募集システムやマンアワー管理システムを利用することもできます。
アールシフトの料金
- 初期費用/500,000円
- 月額費用/300円〜/1ユーザー
2020年6月現在/詳細は公式サイトを確認
画像･データ出典:アールシフト公式サイト
シフト管理システムの管理者にとってのメリットは？
シフト表作成の効率化が可能に
シフト管理システムを導入することで、今まで担当者が従業員から提出されたシフト申請をエクセルに手入力でまとめていた手間から解放されます。
多くのシフト管理システムではシフト申請はスマートフォンなどから簡単に行うことができ、集計したシフトを自動で反映してシフト表を作成してくれます。
シフト管理者は自動生成されたシフト表から人員が足りない箇所の補充を募ったり、人員が余剰になっている部分を削るだけで適正なシフト表を完成させることが可能です。また、手入力の時は入力ミスや確認ミスで起こりがちだったヒューマンエラーを防止することが可能になります。
多店舗経営でもシフト管理が簡単に
シフト管理システムでは多店舗経営の企業に向けた機能が多数搭載されており、近いエリア間でのシフト状況を可視化することができたり、状況に応じて人員欠員によるヘルプ申請をだすことが可能です。
シフト状況はクラウド上で共有することができるので管理者がわざわざ本部に問い合わせをしてヘルプの申請をしたり店舗へ電話してヘルプの要請をする手間はかかりません。
業務の改善が可能に
適正なシフト表管理によって1日に必要な人数をキチンと配置することが可能になります。
システムによっては他システムとの連携を行うことで給与計算や勤怠管理も行うことができるようになり、管理担当者の業務を総合的に改善させることが可能になります。
また、ベテランと新人をうまく組み合わせてシフトを作るなどがシフトの希望状況を可視化できることにより簡単に行えます。これにより人材育成の効率もアップさせることが可能です。
シフト管理システムの従業員にとってのメリットは？
シフトの申請･確認が簡単に
多くのシフト管理システムではシフトをスマートフォンやPCから簡単に申請することができ、システムによってはシフト決定の通知を送ってくれるものもあります。これによって今まではメールや電話、または直接店舗などに行ってシフトの希望申請を行っていた手間から解放されます。
シフトの偏りが解消される
シフト管理システムではそれぞれのシフト希望状況、前回までの勤務状況をリアルタイムで把握できるので新人とベテランを組み合わせてシフトを作成するなどしてシフトの偏りを避けることができます。これによって今までシフトが希望通りにならず勤務日数が減ってしまっていたという従業員の悩みを解消することが可能になります。
シフト管理システムの選び方･比較ポイント
自社の業種や企業規模にあったシステムを選ぶ
シフト管理システムを選ぶ際は飲食店や医療系など自社の業種にあっているシステムであるかを比較することが重要です。
業種によっては日勤と夜勤に別れているものもあったり休憩時間が変則的になりがちなシフトを採用している業種もあります。これらに対応できるシフト管理システムなのかを比較検討するようにしましょう。
また、システムによっては従業員100人以上やそれ以上を対象としたものもあるので比較検討するシステムがどの程度の従業員規模に対応しているのかを確認しましょう。自社の将来的な従業員数が予測できる場合はそれも含めて比較検討することが重要です。
自社の労働形態に対応できるシステムか
1つの職場の中に正社員やアルバイト、パートといった様々な業務形態の人がいるとその分シフト管理が難しくなります。ですので複雑なシフトに対応できるようなシステムを選ぶことが重要です。
シフト管理システムの多くは複雑な勤務形態にも対応できるような機能を搭載していますが必ず確認するようにしましょう。
操作性を確認する
どんなに便利なシステムでも管理する人が使いこなせなければ意味がありません。ですので事前に数社のシフト管理システムの無料版(フリートライアル)を利用してみてシフト管理システムとはどういうものか体感した上で比較検討することをおすすめします。
初めてシフト管理システムを利用する人でも直感的に操作ができることはもちろん、引きつぎを行うことになった際に簡単にシステムの説明ができるかどうかも比較しましょう。
料金体系を確認する
シフト管理システムの多くは利用ユーザー数ごとに月額料金が発生するタイプが多いですが、中には一定のユーザー数までは固定料金で利用できるものもあるので自社の将来的な従業員数も予測した上で料金体系を比較しましょう。
また、初期費用が発生するシステムもあるのでコストを抑えてシフト管理システムを利用したいという場合はこの部分を確認しておくことも重要です。
シフト管理システムと手書きやエクセル管理の比較
時間の効率化
手書きやエクセルを使用してシフト管理をする場合は、従業員からのシフト申請を元に担当者がそれを目視で確認して紙やエクセルに手で入力していく必要があります。
エクセルは関数を使用できることで勤務時間の計算や従業員の過不足を計算するのが効率的に行うことができますが、いちいちシフト申請を確認して手で入力していかなければいけないためどうしても時間がかかりますし入力ミスなどによるヒューマンエラーが発生する危険性があります。
また、紙でのシフト管理の場合はシフト表を紛失してしまったり破損させてしまうという危険性があります。
シフト管理システムを利用することで、シフトを自動で集計してシフト表に反映するところができるので圧倒的に時間を短縮することが可能です。他システムと連携することで給与計算や人件費の計算も可能になるものも多いです。
従業員の利便性
従業員にとっての利便性を比較すると、エクセルや紙でのシフト管理をしている場合は担当者がシフトを完成させるのを待って電話やメールで連絡がくるのを待つか、自ら店舗に行きシフト表を確認する必要があります。
これに対してシフト管理システムはシフトが確定するとシステムから従業員のスマホやPCへ通知を送ることができるので従業員にとってもわざわざシフトを確認しに出歩いたり電話をする手間を省略することができます。
また、シフトの申請方法もシフト管理システムであればスマホや携帯電話を使ってテンプレートから希望を選択して簡単に申請することが可能というケースが多いです。
連携性
連携性という部分で比較すると、紙やエクセルでのシフト管理の場合シフト表の作成や勤務時間の計算といった部分までを単独で行うことになりますが、シフト管理システムでは給与計算ソフトや勤怠管理システム、人事･労務管理のシステムと連携させることでその利便性を飛躍的に向上させることが可能になります。
エクセルでも給与計算などを関数によって行うことはできますがシフト管理システムの場合デフォルトで給与計算や勤怠管理システムが組み込まれているものもあるのでシステム1つで業務効率化できることが広がります。
シフト管理システムでシフト管理を効率化
今回はシフト管理システムについてご紹介させていただきました。シフト管理はアルバイトやパートだけでなく、多様な働き方を管理する上でかかせないものです。昨今、働く時間の多様化や業務形態の多様化に合わせてシフト管理の担当者の負担は大きくなる傾向にありますが、シフト管理システムを導入することでシフトの集計からシフト作成までを自動化し、業務の効率化を図ることができます。
シフト管理が適正に行われるようになれば、新人とベテランをうまく組み合わせたりできるので人材の育成も促進することができ、働きやすい環境を作りやすくなることで従業員の働く意欲の向上や職場への定着を期待できます。また、他システムと連携することで、シフト管理だけではなく勤怠管理や給与計算など総合的に業務の生産性を向上させることができるようになります。
導入あたっては自社のシフト管理における課題を事前に明確にして、自社の業務形態に対応できるシステムを導入することが重要です。また、従業員に対しても現在のシフト管理に対するヒアリングを事前に行い、管理者にとっても従業員にとっても使いやすいシフト管理システムを導入するように注意しましょう。