AIを導入したシフト管理システムは、労働時間の最適化や管理業務の効率化を実現します。
シフト作成や変更、調整をAIが自動化しするので、公平性かつ柔軟性のあるシフトを組むことが可能です。
この記事では、AIを活用してどのようにシフト管理を効率化するかについて紹介します。
シフト管理の煩わしさを軽減して業務効率化を図りたい方は、ぜひ最後まで記事をご覧ください。
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obSuite PARTTIMEとは、株式会社ステラスが運営しているシフト管理システムです。 オンライン上でシフト作成が可能なため、テレワークでも効率的なシフト管理が実現でき、導入企業に合わせた柔軟な設定が可能なため、幅広い業界から導入されている実績があります。
シフトの作成〜共有までをオンラインで完結
JobSuite PARTTIMEは、それまで店長や拠点長が抱えていたシフト作成に関する課題を解消して、より高付加価値な業務に取り組めるようにサポートすることが可能です。
あらゆる事業や業種で利用できる
JobSuite PARTTIMEには、役割管理機能やユーザー管理機能、スタッフ管理機能などで柔軟な権限設定が可能なため、幅広い業種で導入、シフト管理の効率化を実現することができます。
万全のセキュリティ体制
JobSuite PARTTIMEを運営するステラスは、採用管理システムで20年以上も個人情報を守ってきた実績があり、シフト管理システムにおいても管理者、スタッフなど、誰もが安心安全に利用することが可能です。
類似サービス： freee勤怠管理Plus
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freee勤怠管理Plusとは、freee株式会社が運営している勤怠管理システムです。 スマートフォンやフィーチャーフォンから打刻できる手軽さと、位置情報取得による管理の効率化が実現でき、直行直帰やテレワークを取り入れている企業にもおすすめの勤怠管理システムとなっています。 幅広い打刻方法が利用できるため、企業のニーズに応じた勤怠方法を導入できる点も魅力的です。
多彩な打刻方法が導入できる
freee勤怠管理Plusでは、多彩な打刻方法を導入でき、従来のタイムカードを撤廃してペーパーレス化を図ることができます。 「共有端末打刻」「ICカード打刻機」「ICカードリーダー」「指紋・静脈認証」といった幅広い打刻方法を選択でき、企業で利用しやすい打刻方法を選択することで、タイムカードや打刻機を購入するコストの削減や、紙のタイムカードによる二重打刻や印字ミスなどを防止することが可能となります。
わかりやすい画面で管理・修正が可能
freee勤怠管理Plusは、ウェブ上で打刻修正や残業届の申請・承認が可能なため、リモートワークの勤怠管理にもおすすめです。 従来であれば、申請ごとに用紙に記入して提出しなければいけなかった手間が、ウェブ上で完結するため、ペーパーレス化はもちろん、働きやすさの向上にもつながります。
勤怠状況を一覧で確認
管理者側の画面では、従業員の勤務状況がリアルタイムに一覧で確認することができます。 紙のタイムカードの時には難しかったリアルタイムでの勤怠状況把握が可能となるため、働きすぎ防止、時間外労働が45時間を超えそうな社員には、適切なタイミングで注意喚起ができるようになります
シフト管理システムの機能
シフト管理機能のシステムを3つ紹介します。
シフトの申請および一元管理
シフト管理システムは、シフトの申請や一元管理が簡単にできます。
サービス業などシフト制を採用している企業では、まず、休みの希望などの要望を聞くところからシフト作成が始まるのではないでしょうか。
従業員の人数が少ないところなら紙ベースで希望を聞いても問題はないかもしれませんが、それでも相当な手間がかかります。
シフト管理システムを導入していれば、従業員1人ひとりがPCやスマホで空いた時間に希望シフトを申請可能です。
また、従業員のシフトが一元管理されていることで、シフト作成者の業務効率化にもつながります。
シフトの作成・変更
シフト管理システムには、従業員の勤務スケジュールを作成および変更する機能があります。
シフトの作成は、従業員の能力や必要な人員など、さまざまな要素を考慮して作成しなければなりません。
これを手動で行うと、シフト作成だけで相当な時間を割かれることでしょう。
しかし、シフト管理システムにはこれらのデータが蓄積されているので、自動的にシフトの作成が可能です。
また、従業員の希望休にあわせてシフトを変更することも、シフト管理システムでは簡単にできます。
シフトの調整
シフト管理システムは、シフトを調整したいときにも大いに役立ちます。
たとえば、閑散期・多忙期など必要な人員が1年で変動したり急な欠員が発生したりしたときでも、シフト管理システムで計算したうえで新たなシフトをすぐに組み直せます。
体調不良などのイレギュラーはいつ発生してもおかしくありません。
人員が足りなくて回転率が落ちるなどの事態を防止したいときにも、シフト管理システムはサポートします。
AIを使用したシフト管理のメリット
AIを使用したシフト管理のメリットは次のとおりです。
自動化と効率化
AIを使用したシフト管理システムは、自動的にスケジュールを作成し変更や調整を迅速かつ効率的に行います。
その結果、時間と手間が大幅に短縮され、管理業務の効率化が期待できるのです。
最適なシフト作成
AIは大量のデータを分析し、従業員の希望などを考慮しながら現場に適したシフトを作成します。
従業員のニーズや企業の要求を適切に調整できるので、無理のないシフト作成ができるのです。
柔軟性と適応性
AIを利用したシステムは、変更や異なる要素に対応する柔軟性を持っています。
イレギュラーが発生したときでも、過去のデータやこれからの予測を活用してシフトの再調整が可能です。
AIを使用したシフト管理のデメリット
AIを使用したシフト管理のデメリットについても紹介します。
導入コストがかかる
AIを導入すると月額使用料などの継続的な費用がかかり、予想以上の負担になる場合があります。
また、継続的な費用以外にもシステム導入のための初期費用がかかる場合もあるので、十分な検討が必要です。
学習の質およびデータ不足
AIはデータに基づいて予測や意思決定を行うため、シフト作成のためのデータが不足していると、適したシフトが作成できない可能性があります。
また、データの質が悪いと効率よく学習できないためシフト管理システムの能力が十分に発揮できないことも考えられます。
特殊な事情に対応しにくい
AIでシフト作成等をする場合、過去のデータを元にして作成するため、従業員の特殊な事情に対応しにくいデメリットがあります。
特殊な事情に関しては手動で対応する可能性があることも理解したうえで、イッステムの利用を検討するといいでしょう。
AIを導入したシフト管理システム
AIを導入したシフト管理システムを2つ紹介します。
Optamo
Optamoは、効率的なシフト作成と労働環境の改善を実現する優れたAIシフト管理システムです。
Optamo従業員の希望やスキル、労働法規制などを考慮しながら、最適なスケジュールを自動的に作成します。
また、変更や交代勤務の調整にも対応可能です。
ほすぴタッチ
ほすぴタッチは、医療や介護福祉、ヘルスケア業界向けに開発されたAiによるシフト管理システムです。
従業員の希望や能力、労働法規制を考慮しながら最適なスケジュールを自動的に作成します。
また、リアルタイムな変更や休暇管理、コミュニケーション機能も備えています。
AIを導入したシフト管理システムで効率よくシフト管理しよう
AIを導入したシフト管理システムを利用すると、従業員のスケジュール作成と調整を効率よく行えるようになります。
その結果、従業員の満足度と生産性の向上の実現が期待できます。
従業員1人ひとりの希望を聞き、事情を考慮しながらシフトを作成するのは大変な作業です。
シフトに関する業務の手間や時間をシステムを導入することで軽減し、他の業務に人員を回せるようになると業務改善にもつながります。
この機会に、AIによるシフト管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
