アルバイトやパートタイマーを雇用している企業においては、シフト作成は毎月の悩みの種となっている場合も多いようです。なかなか、シフト提出をしてくれない従業員や、シフトが埋まらないなど課題は企業ごとに異なりますが、もっと効率的にシフト作成を行いたいという思いは共通事項でしょう。
本記事ではシフト作成の基本知識や作成のポイント、エクセルでシフトを作成する際のポイントや注意点、効率的にシフト作成ができる無料ツールなどを紹介しますので、参考にしてください。
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シフト作成の基本とは?
いきなりシフトを作成しようと思っても、何からすれば良いのか、紙で作成するのか、エクセルを使うのかなどわからないことだらけだと思います。
そこでまずはシフト管理をする管理表にはどんな種類があるのかを解説します。
シフト管理表の種類
タイムシフト表
タイムシフト表は、1日の営業時間内で必要な人員数や、各従業員の勤務時間が書かれているものです。
時間ごとに区切って勤務の開始時間や終了時刻をグラフなどを用いて表します。毎日作らなければいけないという手間はありますが、1日の中で勤務人数や時間が変動する業務形態には適した管理方法です。
週間シフト表
週間シフト表は、1週間を曜日単位で区切ってシフトの管理を行います。
従業員ごとに何曜日の何時から何時まで勤務するかが把握しやすいという特徴があり、多くの業種で用いられています。
曜日ごとの人員の過不足が確認できることで、シフト調整も管理しやすく、従業員からのシフト変更などの希望も手軽に反映させることができます。
月間シフト表
月間シフト表は、1ヶ月分のシフトを管理することができます。
シフト変動があまりない職場に適しており、出勤時間が一律である場合など特定のケースで導入される場合が多いです。
細かい調整が必要なシフト管理には適していませんが、勤務バランスの確認は可能という特徴を持ちます。
シフト作成時のポイントと作成方法
ただ従業員の希望通りにシフトを埋めていってもシフト表は完成しません。人が集中してしまう日や人員不足になっている日を調整して、店を回していかなければいけません。シフト作成にはどのようなポイントがあるのでしょうか。
シフト作成のポイント
早めのシフト提出を求める
毎週・毎月など一定の期間ごとに従業員から希望シフトを提出してもらっている場合は、なるべく早く希望シフトを提出してもらい、シフト表を作成するようにしましょう。
シフトが早く確定すれば、アルバイトスタッフなども予定が立てやすいですし、人員が不足しがちな箇所に募集を募ることもできるようになります。
同じ属性の人材ばかり採用しない
もし、大学生ばかりを採用した場合、テスト期間や行事ごとの度に一斉に人手不足に陥ってしまいます。
このような事態を避けるためにも、昼間は主婦や時間に余裕があるフリーターなどを中心に回して、夕方以降は学生とフリーターで店を回すなどバランスを考えることが重要です。
普段からスタッフと良好な関係を築く
シフト管理にはどうしても希望シフトを削らなければいけない場合や、人員不足などが起こります。
そういった際に、普段からスタッフと良好なコミュニケーションが取れていれば、無理な依頼にも協力的な対応が期待できるようになります。うまく管理をしても、結局は働き手が協力してくれなければシフト調整を行うのは難しいので、コミュニケーションは意外と重要なのです。
主なシフトの作成方法
エクセル
多くの企業では、エクセルによるシフト作成が行われています。
エクセルは表計算システムですが、関数を用いることで、出勤日数や勤務時間を自動で計算できるようになるので便利です。
また、特定の勤務時間を超えた場合に色で表示を変えたり、条件を絞って従業員情報を見ることもできます。
紙でのシフト作成より効率的にシフト管理ができますが、関数を組み立てる専門的な知識がいるのがデメリットと考えられていました。ですが、昨今ではシフト表作成用の無料テンプレートも多くWeb上に公開されているので、手間もなくシフト表を作成することができます。
シフト作成ツール
エクセルでのシフト管理はどんな企業にも適しているわけではなく、特殊な勤務形態を採用している企業などでは扱うことが難しい場合もあります。
シフト管理システムは様々な勤務形態に対応したものがリリースされており、自社にあったツールを導入すれば手作業よりはるかに効率的にシフト管理をすることができます。
エクセルでシフト作成をする際の注意点
エクセルは無料で利用でき、テンプレートも活用しやすいことから多くの企業でシフト作成に用いられていますが、いくつか注意点もあります。
エクセル関数についての知識が必要
エクセルでシフト作成をする場合には、無料のテンプレートなどを活用すれば知識がなくても基本的な表は作成することができますが、機能を追加しようとする際には関数の知識が必要となります。
また、間違った数値設定をしてしまった際には、修正するために関数を理解していなければいけないという注意点もあります。
引継ぎに手間がかかる
エクセルは管理者が使いやすいようにカスタマイズできることがメリットですが、それ故にシフト管理を引き継ぐ際に、属人化が起きやすいというデメリットもあります。
引継ぎ担当がエクセル関数の知識がなければ、すぐに使いこなすのは難しいでしょう。
効率的にシフト作成ができる無料ツール・ソフトをご紹介
シフオプ
特徴
シフオプはスタッフからのシフト希望を自動で反映することができるシフト管理システムです。
従業員はスマートフォンから手軽にシフトの提出ができるので、わざわざ店舗に連絡する手間が省けるようになります。また、作成したシフトは自動でスタッフに通知されるので、シフトの伝え忘れが起きることもありません。
主な機能
- シフト希望の収集
- モバイル対応
- リマインドメール
- シフト作成
- アラート機能
- 人件費管理
- 印刷機能
| 月額料金 | 300円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | なし |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像・データ出典:シフオプ公式サイト
R-Shift(アールシフト)
特徴
R-Shiftはクラウド型のシフト管理システムで、シフトを簡単に作成することができます。手動でのシフト作成はもちろん、設定をしておけば自動でシフトを作成することも可能です。
シフトの調整だけでなく、業務の割り振りも行えるので仕事内容の管理にも活用できるという特徴があります。
主な機能
- 月間シフトの自動作成
- シフト作成結果の集計
- 作業割当表自動作成機能
- 日別シフト表作成
- スマートフォン連携
| 月額料金 | 300円〜 |
| 初期費用 | 500,000円 |
| 無料トライアル | 有料の体験版 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像・データ出典:R-Shift公式サイト
Sync Up(シンクアップ)
特徴
Sync Upはシフト管理に関する幅広い業務をサポートすることができます。
スマートフォンからも利用できるので、従業員が手軽にシフトを提出できるようになり、集計した希望シフトを元に直感的操作で簡単にシフト表の作成が可能です。
また、スタッフ10名までであれば期間の縛りなく無料で利用することができるフリープランも提供しています。
主な機能
- スマートフォン対応
- 複数店舗でのヘルプ共有
- OBOG登録機能
- 週間シフト表の作成
- ダイレクトメッセージ機能
| 月額料金 | 5,000円 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | 60日間無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像・データ出典:Sync Up公式サイト
Airシフト(エアシフト)
特徴
Airシフトは管理者も従業員にもメリットが生まれるシフト管理サービスです。
専用のシフト提出アプリを従業員にダウンロードしてもらうことで、いつでもどこでも手軽にシフト提出をしてもらうことができます。シフト提出を忘れている従業員にはリマインドを送ることもできます。
時間帯や曜日ごとに必要な人数を予め設定することができるので、常に適切なシフトが可能となります。
主な機能
- シフト収集機能
- シフト自動作成機能
- 日や月ごとなどの表示切り替え
- チャット機能
- 専用アプリ
| 月額料金 | 100円〜 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | 初月と翌月無料 |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像・データ出典:Airシフト公式サイト
oplus(オプラス)
特徴
oplusはアプリで利用できるシフト管理サービスです。
スマホから手軽にシフト希望を提出してもらうことができるだけでなく、シフト提出が遅れているスタッフに対してはメールやSNSを使って確認することも可能という特徴があります。
操作も簡単で、スタッフ情報の登録も管理者が招待するだけでスタッフ自身に入力してもらうことができるので管理業務の手間を効率化することができます。
また、最大の特徴は100名までであれば無料で利用できる点です。初期費用もかかりません。
主な機能
- 複数店舗のシフト管理
- シフト共有機能
- スマホ対応
- アプリ対応
- SMS招待機能
| 月額料金 | 0円 |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料トライアル | デモあり |
| 最低利用人数 | 1人〜 |
2020年12月現在/詳細は公式サイトを確認
画像・データ出典:oplus公式サイト
ツール、ソフトを利用してシフト作成するメリット
今もエクセルなどでシフト作成・管理を行っている方にとっては、シフト管理ツールを導入するメリットはなかなか想像しにくいと思います。
そこで、ここではシフト管理ツールやシフト作成ソフトを導入するメリットを紹介します。
場所を選ばずシフト確認ができるようになる
多くのシフト管理ツールは、スマートフォンやタブレットで利用できるので、場所や時間を選ばずにシフトの確認ができるようになるというメリットがあります。
また、シフトを提出する際にも、専用のアプリから提出することができるので、従業員にとってもわざわざ店舗にシフトを提出しにいく手間から解放されるメリットが生まれます。
シフト管理・作成が効率化できる
数十人のシフトを集計してシフト表を作成するには一苦労です。
シフト管理ソフトであれば、アプリ経由などで提出されたシフト希望を自動で集計してくれます。
シフト表作成も手書きやエクセルに比べて非常に簡単で、業務効率化が実現できます。
ヒューマンエラーの防止が可能
エクセルや紙でシフト表を作成している場合は、集計したシフト希望を入力する際に、間違って入力してしまうことや伝言ミスによって従業員にシフトが伝わっていないなどのミスが起こりがちです。
シフト管理ソフトであれば、シフト希望を提出すればシフト表に自動的に反映されるので入力ミスもありません。また、シフト表が完成した際には、管理者がワンクリックで従業員へ通知を送ることができるので少ない手間でミスを減らすことができるようになります。
シフト作成をするならテンプレート活用もおすすめ
IT技術が発展した現代においては、ネット検索で「シフト作成 テンプレート」と検索するだけで多くのテンプレートを見つけることができます。
紙でのシフト作成例も簡単に探すことができるだけでなく、エクセルでのシフト管理用に計算式が予め設定されたテンプレートを利用することもできます。
有料のものもありますが、ほとんどが無料でダウンロードできるので、コストをかけずにシフト管理を少しでも効率化したいという場合にはテンプレートの活用が良いでしょう。
エクセル用のテンプレートはコンビニ向けや飲食店向け、シンプルな月間シフト表など様々な種類が用意されているので用途に応じてダウンロードすることができます。
効率的なシフト管理にはソフトの利用がおすすめ
エクセルや紙でのシフト管理に課題を感じているのであればシフト管理システム・ソフトを試してみると良いでしょう。
管理者はもちろんですが、シフトを提出する従業員側にとってもメリットがあるのでおすすめです。
シフト管理システム・ソフトは費用対効果が見えにくいという特徴があるので、経営層などの理解が得られにくい場合もありますが、無料トライアルを提供しているサービスも多いので、どれだけ業務効率化が図れたかを具体的に提示すると理解を得やすいでしょう。
