本記事では業務フローでの留意点や、よい取引先を選ぶためのポイントなどを説明します。
効果的なフローの方法や購買管理システムの利用法など、業務のみえる化に繋がるコツを紹介します。
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類似サービス： intra-mart Procurement Cloud
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intra-mart Procurement Cloudは、企業の調達・購買活動全体のDXによって、コスト最適化、業務効率化、ガバナンス強化を実現するクラウドサービスです。 「購買管理」「契約ライフサイクル管理」「支払い管理機能」を利用して、見積もりの取得から発注納品、請求・支払いまでをワンストップで操作可能。バイヤー、サプライヤー双方の業務プロセスに対応しています。
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購買管理のフロー
購買管理における実際の業務のながれについて紹介します。
取引先の決定
何を購入するのか決定したら、クライアントの選りぬきをおこないます。
取引に値するのかをリサーチし、おのおのの素材やパーツごと、またはすべてを発注する業者を確定します。
その後、クライアントと費用の交渉をおこないます。
このフローの段階で、欠陥品のクーリングオフや検収の水準についても取りきめておきましょう。
発注
クライアントに製品を発注する時、取引事項に齟齬がないか今一度確認をおこないましょう。
契約を交わすことになるので、今後の売買は契約に基づいて実施されます。
誓約書はクライアントとトラブルが生じた際の証拠品となるため、曖昧でことなる意味に解釈できるような文言は避けましょう。
入荷・検収・検査
納品された製品と伝票を確認し、個数があっているかや商品に問題はないかを点検します。
製品に不具合があった場合、このフローの段階で申しでる必要があります。
支払いを済ますと商品に不足はなかったとの証明になってしまい、入金後の製品交換に応じてもらえない可能性があるためです。
製品に欠陥などがない場合、クライアントに入金をおこないます。
出荷・保管
保管場所については、取引先の決定の段階で決めておきましょう。
湿気や高温に弱い製品もあるため、商品の性質に注意し保管します。
保管していた製品を出荷する場合は、商品の保存に問題はなかったかを調べてから納品しましょう。
棚卸
保管している製品の個数を調査し、在庫管理に不備がないか検査します。
在庫品の量によっては購入プランを再計画し、購入数の増減を図る必要があります。
このフローを実施する理由は商品の残数チェック以外にも、管理が不十分だった場合に購入プランを立てなおす目的でもおこなわれます。
購買管理を適切に行うポイント
自社に適した購買管理をおこなうことが、会社の業績アップに繋がります。
信頼できる取引先の選定
取引先における信頼性とは真摯な姿勢だけではありません。
クライアントを調査する際には、資金繰りなども対象に含んで調べてください。
相手先の業績が悪化している場合、突然の倒産などで商品が入手できなくなる危険性があります。
品質の確認
カタログなどで見るだけではなく、実際に商品を目視して品質を確認しましょう。
業者の中には、実際よりも商品をよく見せる優良誤認表示をおこなっている会社もあります。
悪徳業者にだまされないよう、取引前に商品の実物を視認してから取引を考えましょう。
納期に対応できるか
いくらクオリティのよい商品を扱っていても、納期を守れない取引先では意味がありません。
可能な限り納期の変更に柔軟に対応してくれ、突発的な発注にも応じてくれる取引先が望ましいです。
どのようなクライアントと契約するか迷っている場合は、イレギュラーへの対応力がある会社を選びましょう。
価格交渉などでコストの調整が可能か
商品の購入では、できる限り安価で卸してくれる相手先を選びたいものです。
低価格で商品を手にいれるポイントは、一社だけにこだわらず多数の業者と平行して値引き交渉をおこなうことです。
数多の会社の中から、リーズナブルで質のよい商品を選びぬきましょう。
購買管理システムの導入で実現できること
商品の購入には、購買管理システムを利用し製品管理や購入記録の効率化を図るという手もあります。
購買管理システムの導入で実現できることを解説します。
ペーパーレス化
システムにより納品書や請求書を電子化し、書面ではなくデータとして取引先に送信します。
紙の削減によりコストカットができるため、ペーパーレス化はおすすめです。
自社のペーパーレス化を進めることにより、取引先から紙とデータどちらのやり取りを要望されても答えられるようになります。
各部署が購買業務を行える
自社すべての範囲にシステムを広げれば、各部署がシステム上で商品を購入できます。
それにより今まで購買担当が買っていた部署の担当商品も、おのおのの部署で買い付けできます。
受けもち商品の原材料を専門知識をもった部署が自ら購入するので、よりよい素材の厳選が可能です。
適切な業務フローが適正な購買管理に繋がる
おのおのの業務フローを適切におこなうことが、生産率の向上に繋がります。
業務フローの可視化で購買管理の実態を直視することで、業務の効率化や改良点の発見が期待できます。
正確に業務の中身を認識することにより、課題が浮きぼりになったり改善策を生むことに結びつきます。
