購入検討から発注まで、購買活動におけるプロセスを管理する購買管理。
仕入先管理や納期管理など一部の業務は、エクセルでも可能です。
この記事では、購買管理をエクセルで行うメリットとデメリットを紹介します。
エクセルで購買管理をする際のポイントとあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。
おすすめの類似購買管理システム
類似サービス： intra-mart Procurement Cloud
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購買管理をエクセルで行うメリット
購買管理業務の一部をエクセルで行うメリットをまとめました。
すぐに管理を開始できる
購買管理システムの導入には、選定や初期設定などの時間がかかります。
初めて利用する場合、操作に慣れるまで少し時間がかかるでしょう。
一方のエクセルは、多くの企業でさまざまな業務に利用されています。
PCにインストールされていれば、すぐに購買管理を始められるのがメリットです。
コストが抑えられる
コストを抑えたい方は、エクセルでの購買管理を検討しましょう。
PCにエクセルがインストールされていれば、導入費用はかかりません。
購買管理システムと違って月額料金を支払う必要がないため、運用コストも不要です。
表の作成や入力など人的コストは必要ですが、費用を抑えて購買管理ができます。
馴染みがあるため簡単に操作ができる
エクセルは多くの企業で使用されている表計算ソフトです。
業務に使用する機会も多く馴染みがあるため、簡単に操作できるでしょう。
無料のテンプレートを活用すればさらに手間を削減できます。
ただし、エクセルを使いこなすには関数などの知識が必要です。
エクセルの操作に慣れている従業員がいないなら、購買管理システムの導入も検討してください。
購買管理をエクセルで行うデメリット
購買管理をエクセルで行う際の、デメリットをチェックしておきましょう。
データ改ざんのリスクがある
エクセルのデータは簡単に上書きができます。
設定によっては変更履歴が残せますが、誰が変更したかまではわかりません。
責任の所在を明らかにするのが難しく、元の状態に戻せないケースも多いです。
気づかずに誤った状態のまま放置すれば、大きなトラブルに発展する可能性があります。
データ量が多い場合は不向きである
購買管理のデータ量が多い場合、入力には時間と手間が必要です。
目当ての情報が見つけにくかったり、全体像が把握しにくかったりといったデメリットもあります。
適切に購買管理ができなくなる恐れがあるので注意。
データ量が多い場合は、データの整理や検索がしやすい購買管理システムの導入を検討しましょう。
エクセルで購買管理をするポイント
エクセルで購買管理を行う場合のポイントを解説します。
ルールを決め共有する
エクセルで購買管理をする場合は、ルールを明確に決めておくことが重要です。
担当者や入力日時、入力内容などをメンバーに周知します。
データ流出のリスクを避けるためにも、持ち出しの禁止などのルールも徹底しましょう。
そのうえで間違った変更を加えたときなどの対処法を、あらかじめ確認しておくと安心です。
バックアップを作成しておく
購買管理のデータのバックアップを作成しておけば、間違えた変更やファイルの消失に備えられます。
毎日就業時にバックアップをとるというように、ルールを決めておくのがおすすめです。
バックアップのファイル名を日付にすれば、いつ作成したものなのか一目でわかります。
上書き保存ではなく、日付ごとにそれぞれ保存しておくとよいでしょう。
エクセルのバージョンによっては自動回復用データの保存や、自動保存などの機能が使えるので、あわせて活用してください。
購買管理にはエクセルが便利
仕入先管理や納期管理など、一部の購買管理にはエクセルが活躍します。
すぐ購買管理を開始でき、コストを抑えられるのがメリットです。
一方でデメリットもあるので、購買管理を行う際のポイントをあわせてチェックしておきましょう。
