会社で購入したものを記録し、すべての個数の把握や書類の管理などをおこなうのは大変です。
本記事では購買にかかわる作業を効率化してくれる、中小企業向けの管理システムを紹介します。
おすすめの類似購買管理システム
類似サービス： intra-mart Procurement Cloud
(4.5)
| 年間利用料金 | 600万円 | 無料お試し | 要問い合わせ |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 70万円 | 導入会社 | 要問い合わせ |
intra-mart Procurement Cloudは、企業の調達・購買活動全体のDXによって、コスト最適化、業務効率化、ガバナンス強化を実現するクラウドサービスです。 「購買管理」「契約ライフサイクル管理」「支払い管理機能」を利用して、見積もりの取得から発注納品、請求・支払いまでをワンストップで操作可能。バイヤー、サプライヤー双方の業務プロセスに対応しています。
【調達・購買】見積機能の活用でより良い商材を安価で調達
150種類以上の見積依頼書仕様書を用意しており、サプライヤーに対して購買品目に応じた適切な見積もりをクラウド上で依頼することが可能。見積もりデータは蓄積され、誰でもスムーズにアクセスできるため、精度の向上が期待できます。
【契約管理】契約書管理をデジタル化・効率化。コスト削減効果も
契約書の原案作成から修正・承認・捺印・締結までの業務をデジタル化することで、一連の業務を効率化。ペーパーレス化によって印刷代や郵送代がかからなくなり、コスト削減にもつながります。 「クライアントと業務担当者」「担当者と自社法務」「法務同士」といった43種類のチャット機能で、リーガルチェック履歴を全て保存でき、修正履歴も時系列で追うことが可能です。
【請求・決済】バイヤー・サプライヤー双方の業務効率化と内部統制強化を実現
バイヤーによる請求書受け取りから支払い処理、サプライヤーによる電子請求書の発行から債権管理までの業務に対応しています。 請求書はクラウド上でデジタル化されるため、業務の効率化だけでなく、ミスやドラブルの防止、ガバナンス向上にも貢献します。
購買管理システムを利用するメリット
システムの導入における、中小企業が得られる利点について説明します。
業務の簡易化
手書きで購買したものを書き留めていた場合、過去の資料を参照する際書類の束の中から探しだすのは困難です。
中小企業ともなれば過去資料の量も膨大なので、その中から選別するのは大変でしょう。
システムを導入して記録を電子データ化すれば、該当商品や日付から購入記録を調べることが可能です。
多様な働き方に対応できる
近年SDGsの観点から、さまざまな企業でペーパーレス化が進んでいます。
取引先の企業が紙文化を脱する方針であれば、紙の請求書でのやりとりを敬遠される場合があります。
購買管理システムを利用すれば、明細書などを電子文書化して相手方に送ることも可能です。
自社においても書類の電子化により、作業の効率化を図れます。
ミスを削減できる
購買の記録が部署ごとで形式が異なったりと、管理方法の分散がミスを誘発する原因です。
記録手段の違いにより各々の業務の認識を誤り、二重に発注してしまったり、逆に発注もれを起こす可能性が高まります。
システムによる記録方法の統一により、システム上で各部署の購入履歴が明白になり、発注ミスなどを防止できます。
購買管理システムを利用するデメリット
導入の利点と欠点を秤にかけ、システム導入による失敗を防ぎましょう。
システム機能と操作を覚える必要がある
システムの中には、従来の操作とはかけ離れた使用法の購買管理システムも存在します。
その場合新しい操作法や機能に慣れるまでの、作業効率の低下が難点です。
システムの中には、導入前の記録法の形式で購買管理を行えるものもあります。
s-flowというシステムがその例で、エクセルなどの既存の形式に対応しています。
コストがかかる
購買管理システムは、導入に多額の費用が必要です。
小規模会社で200万ほどかかるのですが、中小企業では一千万近くかかるケースもあります。
導入費は購買管理システムにより差があります。
また、大手のように規模の大きい会社では、高額の初期費用がかかるでしょう。
中小企業向けのシステムでは、導入費が少額のサービスも存在します。
そのため、システムの選択によっては、費用を抑えることも可能です。
購買管理システムの選び方
システムにより、搭載されている機能はさまざまです。
複数の購買管理システムを比較し、自社にあったものを選んでください。
自社で使用しやすい仕様か
導入した場合、社内で頻繁にシステムを利用することになります。
常用が必要なため、どの部署でも使い勝手のよいシステムを選択しましょう。
効率化を目指して購買管理システムを導入するのに、以前より購入記録に時間がかかるようでは元も子もありません。
サポート体制の充実度
導入のあと長期に渡り利用するため、システム運用側のサポートが充実しているものが望ましいです。
べんりねっとという間接材に特化したシステムでは、購入先などの選び方について助言をもらえるサポートがあります。
それだけでなく、自社に適したクライアントの紹介もしてくれるでしょう。
このように、支援体制が整っている購買管理システムは多数あります。
システムを選定するときは、サポートの内容にも注意してください。
欲しい機能が揃っているか
導入を検討しているシステムに、自社の購買業務の特徴に合致する機能が備わっているかを注視してください。
現在使用しているソフトと連携する機能や、自社性にシステムの仕様を変更できる機能があるかなどを調べましょう。
購買管理に必要な主要機能である、書類作成の自動機能や納品期日の管理機能を保有しているかも大切です。
中小企業におすすめの購買管理システム
多くの購買管理システムの中から、中小企業に適したサービスを厳選して紹介します。
RFQクラウド
導入にかかる費用が60万円ほどの場合もあり、購買管理システムの中ではリーズナブルなサービスです。
ブルボンなども導入している実績のあるサービスで、商品の調達に特化しています。
導入前に費用対効果を計算してくれ、運用後もシステムの効果的な使用法をアドバイスしてくれます。
SAP Business ByDesign
外資系の中小企業に向けたサービスです。
基本的な機能は網羅しているため、外国資本以外の企業での導入も推奨できます。
英語はもちろん多数の外来語に対応しており、複数の外国通貨にも対応しています。
無料トライアルありなので、このシステムに関心がある場合は体験版の導入がおすすめです。
楽々ProcurementII
住友グループが運営するシステムなので、信頼性は確かです。
互換性に特化しているので、既存のシステムとの連携率が高いです。
便利な機能が満載のシステムで、納品書に商品のQRコードを添付する機能や、定期購入品を自動オーダーする機能などがあります。
外国語や外国通貨にも対応しているため、外資系に参入予定の中小企業にもおすすめのサービスです。
購買管理システムは中小企業向けのサービスを導入しよう
本記事で紹介した以外にも、中小企業に適したシステムは多数存在します。
購買管理システムの中には、業務を効率化するだけでなく業績アップに繋がる支援をしてくれるサービスもたくさんあります。
インボイス制度への対応が自社に必要な場合は、システムもそれに対応しているものを選びましょう。
