おすすめの受付システム5選を紹介|導入のメリットや選定のポイントも解説

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実際にオフィスを持つ企業であれば、受付が必要となり専用の人材を配置することとなります。

ですが、あらゆる業界で人材不足、業務効率化が叫ばれる今、受付においても専用のシステムを設置して人件費のカットなどを行う企業が増えてきました。

受付システムと言われる効率化サービスは、iPadなどの端末を設置することで受付業務の効率化を可能とすることから注目されています。

本記事では受付システムの意味やおすすめのシステム、導入するメリットなどを紹介しますので参考にしてください。

受付システムとは?

受付システムとは、iPadやその他タブレットなどの専用端末を用いて受付業務の効率化を図るシステムです。

受付システムを介すことで、企業に来訪した人が担当者を直接呼び出せるようになるため受付に人材を配置する必要がなくなり、人件費のカットを実現します。

外部サービスと連携させることが可能なシステムも多く、カレンダーとの連携で予定を把握できるようになったり会議室の予約と紐づけることが可能なものなどもあります。

受付システムの種類

受付システムは大きく分けると以下の2種類に分類されます。

  • iPadなどのタブレットを設置するタイプ
  • ロボットなど専用端末を設置するタイプ

どちらも機能としては大きな違いはありませんが、よりシンプルに小スペースで運用したい場合はタブレット設置型が良いでしょう。

また、システム開発会社などであれば自社の特色を活かす意味も含めてロボットタイプを設置したりと自社の運用イメージにあったタイプを選ぶことをおすすめします。

おすすめ受付システム5選

RECEPTIONIST

特徴

RECEPTIONISTはクラウド受付システムで、使いやすさに定評があります。

日程調整から会議室の予約、来客対応まで幅広くカバーすることができ、クラウド型の受付システムとして幅広いシェアを達成しています。

10名以下であれば無料で利用できるため、スタートアップ段階の企業にもおすすめなサービスです。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額料金:要問い合わせ
  • 無料トライアル:要問い合わせ

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

ACALL RECEPTION

特徴

iPad1台で受付対応の自動化が可能になるACALL RECEPTIONは、直感的なUIで利用することができる受付システムです。

Slackやチャットワーク、LINE WORKといった普段から使っているチャットツール上に来訪者の通知を表示することが可能なため、迅速な来客対応が可能となります。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額料金:要問い合わせ
  • 無料トライアル:要問い合わせ

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

I-Face

特徴

iPadを活用した無人受付システムがI-Faceです。

電話とチャットを活用した受付が可能となり、いつ誰が来訪したのか履歴の確認もできます。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額料金:要問い合わせ
  • 無料トライアル:要問い合わせ

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

MOT/Phone受付システム

特徴

iPadを活用した受付システムがMOT/Phone受付システムです。

受付システムから直接担当者のスマートフォンへ連絡を取ることができるため、フリーアドレスのオフィスやテレワークなどでも活用することができます。

タブレットの表示を導入企業のイメージ合わせて変更することができるため、自社だけの受付システムの構築が可能です。

料金

  • 初期費用:29,800円
  • 月額料金:5,980円〜
  • 無料トライアル:要問い合わせ

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

iPult

特徴

iPadを利用した無人受付システムがiPultです。

訪問者の特定が可能なため、必要な来客だけを迎え入れることができ、飛び込み営業などの対応をする手間がなくなります。

CSVファイルの読み込みに対応しており、社員数が多い企業でも一括で情報を取り込むことができます。

料金

  • 初期費用:要問い合わせ
  • 月額料金:要問い合わせ
  • 無料トライアル:

※2021年10月現在/詳細は公式サイトを確認

受付システム導入のメリット

受付システムを導入することで主に以下のメリットが得られます。

来訪者への対応がスムーズに

従来の受付業務では、オフィスに来訪した人を受付担当者が確認して内線電話などで通知する必要がありました。

呼び出しまでに時間がかかり、受付に担当者を配置しなければいけないことから人件費もかかるというデメリットがありましたが、受付システムを導入することで来訪者が直接担当者へコンタクトを取ることができるため、スムーズな来訪者対応が可能となります。

導入するツールによっては、普段から使っているチャットツールやメールなどに来訪の通知を送ることができるため、さらに効率化することが可能です。

コスト削減の実現

受付システムの導入によって、受付担当者を配置する必要がなくなるため人件費のカットが可能になるというメリットが生まれます。

また、内線電話などの設備を用意する必要もないため、これらの導入費用の削減も可能です。

来訪者情報の管理が可能に

受付システムには来訪者の氏名やその他情報を入力する必要があり、システム上で来訪履歴の管理が可能です。

カレンダーツールとの連携で、予め来訪予定の登録も可能なため、重複予約や予約の確認ミスなどを減らすことができる点もメリットでしょう。

セキュリティ強化につながる

受付システムは来訪者の情報が予めわかるため、アポイントの約束がない人や飛び込み営業などに対応する機会を減らすことが可能となります。

システムによっては顔認証機能が搭載されているものもあるため、防犯にもつながります。

感染症対策が可能になる

受付システムを導入すれば、非対面の受付が可能となるため新型コロナウイルスなどの感染症対策にも活用できます。

顔認証機能で予め相手の顔も把握できるため、不必要な接触は避け従業員の安全を守ることができるのは大きなメリットと言えます。

受付システムを選ぶ際のポイント·注意点

受付システムを導入する際は、以下のポイントに注意しながらサービスの比較検討を行いましょう。

必要な機能が搭載されているかをチェック

基本的な受付業務に関する機能はもちろんですが、オプションであとから機能を追加できるものであったり、外部サービスを利用しなければいけないかなど、どんな機能が搭載されているかを確認しましょう。

例えば、来訪者の顔も予め把握しておきたい場合は顔認証機能が搭載されたシステムが望ましいですし、セキュリティをより強化したい場合は入隊室管理機能が搭載されているものが良いので自社で必ず必要となるもの、将来的に必要となる機能を考慮した上で比較検討することをおすすめします。

セキュリティ対策を確認

来訪者や社員の氏名や会社情報など個人情報を扱うため、どんなセキュリティ対策をしているシステムなのかを確認しておきましょう。

過去に情報漏洩などのトラブルがないか、万が一トラブルが起きた際のサポート対応などについても問い合わせておくと安心です。

操作性をチェック

受付システムは企業を訪れる人が無理なく使える操作性であることが重要です。

初めてシステムを使う人が無理なく自分の情報を入力して、担当者を呼び出せるシステムであることが重要で、直感的かつシンプルに操作できるシステムであると良いでしょう。

シンプルでありながら自社のロゴを表示できるものであれば、より自社の特色をアピールできます。

操作性に関してはトライアルやデモを提供しているサービスを利用してみることをおすすめします。

受付業務の効率化にはシステムの導入がおすすめ

受付システムについて、概要やおすすめのシステム、導入のメリットなどを紹介しました。

受付業務の効率化ができるだけでなく、人件費などのコストカットも期待できる受付システムは来訪者の多い企業ほど導入効果を実感することができるでしょう。

本記事で紹介したおすすめサービスや導入のポイントを参考にして自社にあったサービスを探してみてください。

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    執筆者  STRATE編集部

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