医療・介護福祉業界の働き方改革はシフト管理から。AIで自動化・公平化する「ほすぴタッチ」

シフト制の勤務形態を採用している組織にとって、悩みの種となるのがシフト管理です。

とくに医療や介護福祉業界においては、病院や施設ごとに勤務形態が特殊で、これまでのシフト管理システムでは柔軟に対応することができず、導入を断念したというケースもみられます。

さらに昨今は“新型コロナウイルス”対応で、緊急体制や特別シフトなど、医療・介護現場のシフト管理はますます複雑化しています。

「ほすぴタッチ」は、医療・介護・ヘルスケア業界に特化したシフト管理クラウド(SaaS)で、複雑な勤務形態・シフトルールでもシフトを自動作成することができるため、注目されています。

料金や評判、特徴について解説しておりますので、サービス選定の参考にしてください。

ほすぴタッチとは

「ほすぴタッチ」は、医療・介護福祉・ヘルスケア業界に特化した勤務シフトを自動作成して管理するクラウドサービスです（開発・販売：シーライヴ株式会社）。

AI(人工知能)と高度な数理モデルによって、独特な勤務ルールや複雑な条件でも、短時間で何千万・何億通りものシフト表を自動で作成して最適なものを提案してくれます。

医療機関との長年のコラボレーションによって開発されたシステムであるため、シフト表作成と管理運用の「現場」の悩みや課題を多く取り入れ、「現場主義」の利便性と、わかりやすい直感的な画面が強みとなっています。

また、クラウドなので、サーバや専用ソフトの導入や購入も必要ありません。インターネットに接続できる環境とブラウザがあれば、その日から利用できます。もちろんパソコンだけでなく、スマホやタブレットにも対応しています。

ほすぴタッチの特に優れている点

コロナ禍のような緊急時でも柔軟にシフト作成を自動化

• 医療・介護業界の特殊な勤務形態、独特な勤務ルール、複雑な条件でも日本語で簡単に入力・設定できます。
• ”変更”に強いため、勤務状況や人材の出入りがあった場合でもすぐにルール変更ができ、シフト表をすばやく何度でも組み直すことができます。
• そのため、“コロナ禍”のような緊急時や災害時でも新たなシフトチームを急きょ編成することが可能です。クラウド型サービスのため、在宅勤務などのリモートワークにも対応しています。
• シフト表作成の自動化だけでなく、シフト希望の提出・受付や、個人間での勤務シフトの”交換”にも対応しています。
• 勤務シフト表を閲覧するだけの”ゲストユーザ”の設定や、産休や長期欠勤の場合でもスタッフに残したまま”シフトに組み入れない”という設定もできます。

▲  管理者向けの画面。メンバーのシフトを一覧で見ることができます。また、時間単位で何名のスタッフが配置されているかも一目瞭然です。

業界特有の特殊・複雑な勤務ルールにも対応

• 医療・介護福祉・ヘルスケア業界の勤務シフトでは特殊な勤務形態、独特な勤務ルール、複雑な条件がみられます。
• 「ほすぴタッチ」では、豊富なテンプレートが用意されていますので、特殊で複雑な勤務ルール・条件でも日本語で簡単に入力・設定ができます。
• これはノーコード・プログラミングレスという技術で、専門的なスキルが必要ありません。
• 従来このようなケースでは、システム開発会社に依頼して自前のシフト管理システムを開発するか、あきらめるしかありませんでした。「ほすぴタッチ」なら、そのようなコスト負担が不要で、組織のニーズに自由に合わせることができます。
• そのため、複雑なシフト管理を誰でも容易に自動化・効率化することができます。たとえば、これまで1週間かかっていたようなシフト表の作成が大幅に短縮でき、担当者の負担やストレスも軽減できます。

▲  ルールテンプレートの画面。日本語で「虫食い」条件を埋めていくことで簡単に勤務ルールや条件が入力設定できます。

▲  設定済みのルールの画面。このルールは後からいつでも変更・複製・削除できます。また、複数の「ルール集」を保存・運用することも可能です。

不足が見込まれる医療･介護福祉分野の就業者数

厚生労働省の試算では、看護職員は、2025年には196万人～206万人必要であるとされています。看護職員の就業者数は年間平均3万人程度増加していますが、このペースで今後増加しても2025年には3万人～13万人が不足すると考えられています。
※看護職員とは、保健師・助産師・看護師・准看護師を指します。

また、厚生労働省が公表した「第８期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数」によりますと、介護職員の必要数が、 2025年度には約32万人、2040年度には約69万人、今よりも必要・不足すると見込まれています。

さらに、「2020年版厚生労働白書」によると、高齢者人口がピークを迎える2040年の医療福祉分野の就業者数は最大1,070万人で、実に日本で働く全就業者の5人に1人にのぼると推計されています。

少子高齢化・人口減少社会という背景から、医療・介護福祉分野全体の人手不足問題は深刻ともいえます。ましてや、昨今の“新型コロナウィルス感染症”のようなパンデミックが今後も起こらないとも限りません。

人材の定着率が思うようにはかどらないと、離職率の上昇から経営状況にも悪影響を与えます。医療・介護福祉業界の労働環境整備は、まさに「待った無し」の状況です。 

現場から生まれた直感的で使いやすい画面

どんなに便利なシステムでも、使いこなすことができなければ意味がありません。

• 「ほすぴタッチ」は、病院の現場から生まれたサービスなので、直感的に理解できるインターフェースで設計されており、PCやスマホ・タブレットの操作が苦手という方でもわかりやすい画面デザインとなっています。
• 管理者と一般ユーザーで画面の色が分かれているので操作ミスが低減できます。
• また、”アクターコロナ時代”をみすえてオンラインサポートも充実しています。オンラインヘルプも充実しているため、わからないことがあってもユーザー自身ですぐに解決することができます。動画による操作ガイドもあります。
• 導入前のオンライン相談(無料)も簡単に予約できます。

▲  誰にでも見やすいスマホとパソコンのUIデザイン。カレンダーは、月・週・日・スケジュールなど多様な切り口で表示変更できます。

ほすぴタッチの主要な機能･特徴

チーム管理機能

• 複数のシフトチームを一括管理
• 同一拠点での担当別や、拠点別、緊急時のチームなど多様な切り口で管理することが可能

ユーザー登録/権限

• 管理者・一般ユーザー・ゲストユーザー(無課金)の3種類の権限を用意
• 管理者は複数名指定することも可能
• ユーザーは複数のチームへの参加が可能

メンバー(スタッフ)登録

• メンバー(スタッフ)の属性を自由に設定して登録することが可能
• スタッフ属性は、保有資格・熟練度・得意業務など、自由に編集可能
• メールアドレスの入力だけで簡単に招待できる。CSV形式による一括登録も可能
• スタッフ個別に、勤務シフトに「組み入れる」「組み入れない」の指定が可能

勤務シフトのルール・条件設定

• 豊富なテンプレートから、日本語で簡単にルールの設定が可能
• 病院や介護施設ごとの特殊なルールにもカスタマイズなしで柔軟に対応
• 作成した勤務ルールは「ルール集」として保存でき、たとえば「レギュラールール集」や「年末年始特別編成ルール集」「コロナ対応緊急ルール集」などの使い分けが可能

シフト希望の受付

• 未決定のシフトについて、スタッフからシフト希望の受付けができる
• シフト希望の受付けはスマホから簡単にできる
• シフト希望は「×＝入れない」「◎＝入れます」以外に「△＝できれば入りたくない」も選択可能

個人間でのシフト交換

• 個人間でのシフト交換がスマホからでも可能
• 当事者同士の承認後、管理者の承認によってシフト交換が確定
• シフト交換によって影響を受ける他のシフトについても「ほすぴタッチ」が自動的に表示

その他の特徴(管理職の方へ)

• クラウドなのでユーザー登録したその日から利用開始できる
• サーバ・特別なソフトの購入や準備が不要
• 直感的で使いやすい画面設計(UI)
• 人間には計算できない膨大な組み合わせ数から最適なシフト表を自動作成
• お客さまの声を集めて定期アップデートを実施
• 初期導入が面倒というお客さまのために、初期設定をすべて引き受ける「初期設定丸ごとパック」を提供中

「ほすぴタッチ」の料金·費用

ほすぴタッチの料金体系は、初期費用と月額料金からなります。

ほすぴタッチでは、2021年8月現在、初期費用無料・月額費用30日間無料キャンペーン実施中のため、コストを抑えた導入が可能です。

キャンペーンのエントリーに特別な手続きは必要なく、新規ユーザー登録することでどなたでも自動でエントリーされます。

また、初期導入が面倒というお客さまのために、初期設定をすべて引き受ける「初期設定丸ごとパック」をご用意しています。

※価格情報は2021年8月時点のもの

日本ではこの先も医療・介護福祉業界の人手不足は難しい課題です。さらに昨今は”コロナ禍”も加わり、深刻度は増しています。その現場では、スタッフの離職率の低減や、シフト管理者の負担・ストレスの低減など、勤務シフトに関しても課題の解決が急がれます。

「ほすぴタッチ」で公平な勤務シフトを実現して、スタッフの職場定着率を向上し、シフト管理者・担当者の業務負担を軽減しストレスの緩和といった「働き方改革」を実現しましょう。

また、クラウドサービスの「ほすぴタッチ」なら、これまでのパッケージ製品や独自システム開発では実現できなかった病院や介護施設ごとの特殊なルールに柔軟に対応して、システムコストの削減に貢献します。